Assistenz Abteilungsleitung (m/w/d)

Immigration Policy Lab; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice flex

ÖV-Abonnemente

Kinderbetreuung

Job summary

ETH Zürich sucht eine Assistenz Abteilungsleitung (m/w/d) in Zürich. Sie unterstützt die Leiterin Campus Services und das Leitungsteam in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben und behält Termine, Workshops und Veranstaltungen im Blick.

Als zentrale Ansprechperson arbeiten Sie in einem dynamischen Umfeld, erkennen Optimierungspotenziale, gestalten Abläufe weiter und tragen mit Disziplin, Diskretion und hoher Professionalität zum Führungsteam-Erfolg bei.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und Diplomatie.
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse an neuen Technologien und KI-Anwendungen.

Responsibilities

• Unterstützung der Leiterin Campus Services sowie des Leitungsteams in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen sowie Vorbereitung von Unterlagen.
• Organisation der internen Kommunikation und Unterstützung bei Projekten sowie Onboarding neuer Mitarbeitender.

Skills

Selbstständigkeit

Organisationstalent

Dienstleistungsverständnis

Digitale Affinität

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Vertraulichkeit

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Job description

Assistenz Abteilungsleitung (m/w/d)

60%-80%, Zürich, unbefristet

Die ETH Zürich orientiert sich in Lehre, Forschung und Verwaltung an höchsten internationalen Standards. Die Abteilung Campus Services unterstützt Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Sie stellt zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantwortet das Gastronomie- und Detailhandelsangebot.

Für unsere Abteilungsleitung suchen wir per 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine erfahrene, selbstständige und vertrauenswürdige Persönlichkeit, die unsere Leiterin Campus Services sowie das Leitungsteam im anspruchsvollen Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselrolle hältst du viele Fäden zusammen, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und schaffst dort Mehrwert, wo Unterstützung gebraucht wird. Dabei denkst du nicht nur mit, sondern voraus.

Stellenbeschreibung

Du unterstützt die Leiterin Campus Services sowie das Leitungsteam in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben und sorgst dafür, dass Prozesse effizient und reibungslos funktionieren. Dabei koordinierst und organisierst du Termine, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen, bereitest Unterlagen auf und behältst auch bei parallel laufenden Themen den Überblick.

Als zentrale Ansprechperson bewegst du dich in einem dynamischen Umfeld mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und sensiblen Themen. Du erhältst Einblick in strategische, personelle und organisatorische Fragestellungen und trägst mit deiner Diskretion, deinem Urteilsvermögen und deiner hohen Professionalität massgeblich zum Erfolg des Führungsteams bei.

Neben der klassischen Management-Assistenz agierst du als proaktive Drehscheibe innerhalb der Abteilung. Du erkennst Optimierungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und übernimmst Verantwortung für die Weiterentwicklung von Abläufen und Arbeitsweisen. Die Organisation und Nachbereitung von Events, die Unterstützung bei Personalprozessen vom Eintritt bis zum Austritt sowie die Begleitung neuer Mitarbeitender während des Onboardings gehören ebenso zu deinem Aufgabenbereich wie die Koordination von IT-Bestellungen und Arbeitsplatzvorbereitungen.

Darüber hinaus gestaltest du die interne Kommunikation aktiv mit, pflegst und entwickelst digitale Informationsplattformen weiter und stellst sicher, dass Informationen zielgruppengerecht aufbereitet und zugänglich sind. Du übernimmst Koordinationsaufgaben in Projekten und bringst deine Affinität für Digitalisierung und moderne Technologien gezielt ein.

Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion, idealerweise im Umfeld von Führungsgremien oder Managementteams
• Hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten eigenverantwortlich zu setzen und auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und ein Blick über den Tellerrand
• Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative und ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis
• Souveräner und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen, sensiblen und personenbezogenen Informationen
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse an neuen Technologien, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, SharePoint und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Anspruchsgruppen
• Strukturierte, zuverlässige und qualitätsbewusste Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Reife Persönlichkeit mit ausgeprägtem Urteilsvermögen und Professionalität

Wer Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Veränderungen aktiv mitgestalten möchte, findet hier ein Umfeld, in dem Ideen willkommen sind und Eigeninitiative geschätzt wird.

Kurz gesagt: Du bist weit mehr als eine administrative Unterstützung. Du bist Sparringspartner:in, organisatorische Drehscheibe und eine vertrauensvolle Stütze für die Abteilungsleitung und das gesamte Leitungsteam.

Arbeitsort

Arbeitsort

Wir bieten

Dein Beruf mit Wirkung: Werde Teil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.

Arbeiten im Vizepräsidium für Infrastruktur und Nachhaltigkeit (VPIN) bedeutet, die Zukunft der ETH Zürich aktiv mitzugestalten – eine inspirierende, internationale und innovative Institution. Dein Engagement schafft beste Voraussetzungen für Exzellenz in Lehre, Forschung, Wissenstransfer und Nachhaltigkeit der ETH Zürich.

In einer offenen, inspirierenden Atmosphäre bilden Vertrauen, Verlässlichkeit und gegenseitiger Respekt das Fundament unserer Zusammenarbeit. Wir bieten nicht nur Sicherheit, sondern auch vielfältige Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Bei uns erwartet dich eine sinnstiftende Arbeit in einem innovativen und wertschätzenden Umfeld, das du mitgestalten kannst und dir neue Perspektiven eröffnet.

• Flexible, gemeinsam gestaltbare Arbeitsmodelle und Möglichkeit für Homeoffice
• Vergünstigungen wie z.b. ÖV-Abonnemente, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung oder attraktive Vorsorgeleistungen
• Wir leben Lifelong Learning

chevron_right Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• CV
• Arbeitszeugnisse & Diplome

Bitte bewerbe dich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen findest du auf den Webseiten der Abteilung Campus Services und der ETH Zürich.

Für Auskünfte steht dir Stephanie Braunwalder, E-Mail: [e-mail] (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche I...

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für ihre exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.