Administrative Assistenz am Advanced Manufacturing Lab (m/w/d)

Thewia; Zürich; Presencial; CHF 70 000 - 100 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Flexible Arbeitszeiten

Technopark Zürich Büro

ÖV-Abonnemente

Car Sharing

Sportangebot ASVZ

Kinderbetreuung

Vorsorgeleistungen

Resumo da oferta

ETH Zürich sucht eine Administrative Assistenz im Advanced Manufacturing Lab in Zürich. Die Position umfasst die Gestaltung administrativer Abläufe, Budgetüberwachung, Personalprozesse und Organisation von Meetings und Dienstreisen. Ideal sind eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung als Executive Assistant und sicherer Umgang mit SAP sowie MS Office.

Die Stelle ist 80–100% und unbefristet; Jobsharing ist möglich. Startdatum: 1. Februar oder nach Vereinbarung.

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im universitären Umfeld
• Erfahrung als Executive Assistant wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Finanz- und Planungstools, SAP von Vorteil
• Versierte Nutzung von Microsoft Office, insbesondere Outlook und Teams
• Kenntnisse zu KI Tools / Co-Pilot sind von Vorteil
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen willkommen

Responsabilidades

• In dieser Schlüsselposition gestaltest du sämtliche administrativen Abläufe der Gruppe.
• Du behältst Budgets im Blick, koordinierst Personalprozesse und sorgst dafür, dass Meetings und Dienstreisen reibungslos ablaufen.
• Budgetierung, Controlling und Beschaffungen, Verwaltung von Drittmitteln und Forschungskrediten, Reporting und Reisekostenrückerstattungen.
• Erste Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und Partner; Personaladministration inklusive Budgetplanung.
• Planung von Meetings, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen inkl. Spesenmanagement; Optional: Führung der Agenda der Professur

Conhecimentos

Budgetplanung

Executive Support

SAP

Office 365 / Outlook/Teams

KI-Tools

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung

Ferramentas

SAP

Descrição da oferta de emprego

Administrative Assistenz am Advanced Manufacturing Lab (m/w/d)

80%-100%, Zürich, unbefristet

Produziere den Rückenwind für die Forschung von morgen!

Seit sechs Jahren wächst unsere Professur rasant – heute bilden ca. 25 Kolleginnen und Kollegen ein offenes, ideenreiches Team. Im Advanced Manufacturing Lab verbinden wir Pioniergeist mit modernster Infrastruktur und arbeiten an den technologischen Grundlagen einer modernen, nachhaltigen Industrie. Wir entwickeln neuartige Fertigungsverfahren, erforschen innovative Materialien und schaffen intelligente Robotiklösungen für die Produktion von morgen. Dabei verbinden wir wissenschaftliche Grundlagenforschung mit praxisnahen Technologien, die neue Möglichkeiten für die industrielle Fertigung eröffnen.

Zur Verstärkung unseres dynamischen Umfelds suchen wir dich – eine organisationstalentierte Persönlichkeit, die mit Herzblut den administrativen Rahmen schafft, in dem exzellente Forschung gedeiht.

Diese Stelle eignet sich auch im Jobsharing. Vorgesehenes Startdatum ist der 1. Februar oder nach Vereinbarung.

Stellenbeschreibung

In dieser Schlüsselposition gestaltest du sämtliche administrativen Abläufe der Gruppe. Du behältst Budgets im Blick, koordinierst Personalprozesse und sorgst dafür, dass Meetings und Dienstreisen reibungslos ablaufen.

Finanzen:

• Budgetierung, Controlling und Beschaffungen
• Verwaltung von Drittmitteln und Forschungskrediten
• Reporting, Rechnungswesen und Reisekostenrückerstattungen

People & Culture:

• Erste Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und Partner
• Personaladministration inklusive Budgetplanung

Organisation:

• Planung von Meetings, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen inkl. Spesenmanagement
• Optional: Führung der Agenda der Professur

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im universitären Umfeld
• Eine ausgewiesene Erfahrung als Executive Assistant würde deine Arbeit erleichtern
• Sicherer Umgang mit Finanz- und Planungstools (SAP von Vorteil)
• Versierte Erfahrung mit den Microsoft Office Programmen, insbesondere Outlook und Teams
• Versierte Nutzung von KI Tools / Co-Pilot
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen willkommen
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Lösungsorientiertes Denken, Liebe zum Detail und dennoch den Überblick behalten
• Freude an interkultureller Zusammenarbeit und Engagement für eine positive Teamatmosphäre

Wir bieten

• Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, internationalen Umfeld
• Learning & Development dank breitem Weiterbildungsangebot der ETH Zürich
• Flexibilität durch gleitende Arbeitszeiten und moderne Büros im Technopark Zürich (Kreis 5)
• Dein Beruf mit Wirkung: Werde Teil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Es erwarten dich zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.