Administrative Assistenz am Advanced Manufacturing Lab (m/w/d) 80%-100%

ETH Zurich; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildung

Flexible Arbeitszeiten

Technopark Zürich

ÖV-Abonnemente

Car Sharing

Sportangebot ASVZ

Kinderbetreuung

Vorsorgeleistungen

Job summary

ETH Zürich sucht eine organisationstarke Persönlichkeit als Executive Assistant in der Professur Advanced Manufacturing Lab. Sie verantworten administrative Abläufe, Budgetprozesse und Personaladministration in einem internationalen Umfeld.

Sie koordinieren Meetings, Reisen und Berichte, nutzen KI-Tools und unterstützen eine reibungslose Zusammenarbeit von Team, Gästen und Partnern. Startdatum 1. Februar oder nach Vereinbarung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im universitären Umfeld
• Eine ausgewiesene Erfahrung als Executive Assistant würde deine Arbeit erleichtern
• Sicherer Umgang mit Finanz- und Planungstools (SAP von Vorteil)

Responsibilities

• In dieser Schlüsselposition gestaltest du sämtliche administrativen Abläufe der Gruppe. Du behältst Budgets im Blick, koordinierst Personalprozesse und sorgst dafür, dass Meetings und Dienstreisen reibungslos ablaufen.
• Finanzen: Budgetierung, Controlling und Beschaffungen; Verwaltung von Drittmitteln und Forschungskrediten; Reporting, Rechnungswesen und Reisekostenrückerstattungen
• People & Culture: Erste Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und Partner; Personaladministration inklusive Budgetplanung
• Organisation: Planung von Meetings, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen inkl. Spesenmanagement; Optional: Führung der Agenda der Professur

Skills

Executive Assistant

Organisationstalent

MS Office

Englisch

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Job description

Produziere den Rückenwind für die Forschung von morgen!

Seit sechs Jahren wächst unsere Professur rasant - heute bilden ca. 25 Kolleginnen und Kollegen ein offenes, ideenreiches Team. Im Advanced Manufacturing Lab verbinden wir Pioniergeist mit modernster Infrastruktur und arbeiten an den technologischen Grundlagen einer modernen, nachhaltigen Industrie. Wir entwickeln neuartige Fertigungsverfahren, erforschen innovative Materialien und schaffen intelligente Robotiklösungen für die Produktion von morgen. Dabei verbinden wir wissenschaftliche Grundlagenforschung mit praxisnahen Technologien, die neue Möglichkeiten für die industrielle Fertigung eröffnen.

Zur Verstärkung unseres dynamischen Umfelds suchen wir dich - eine organisationstalentierte Persönlichkeit, die mit Herzblut den administrativen Rahmen schafft, in dem exzellente Forschung gedeiht.

Diese Stelle eignet sich auch im Jobsharing. Vorgesehenes Startdatum ist der 1. Februar oder nach Vereinbarung.

Stellenbeschreibung

In dieser Schlüsselposition gestaltest du sämtliche administrativen Abläufe der Gruppe. Du behältst Budgets im Blick, koordinierst Personalprozesse und sorgst dafür, dass Meetings und Dienstreisen reibungslos ablaufen.

Finanzen:

• Budgetierung, Controlling und Beschaffungen
• Verwaltung von Drittmitteln und Forschungskrediten
• Reporting, Rechnungswesen und Reisekostenrückerstattungen

People & Culture:

• Erste Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und Partner
• Personaladministration inklusive Budgetplanung

Organisation:

• Planung von Meetings, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen inkl. Spesenmanagement
• Optional: Führung der Agenda der Professur

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im universitären Umfeld
• Eine ausgewiesene Erfahrung als Executive Assistant würde deine Arbeit erleichtern
• Sicherer Umgang mit Finanz- und Planungstools (SAP von Vorteil)
• Versierte Erfahrung mit den Microsoft Office Programmen, insbesondere Outlook und Teams
• Versierte Nutzung von KI Tools / Co-Pilot
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen willkommen
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Lösungsorientiertes Denken, Liebe zum Detail und dennoch den Überblick behalten
• Freude an interkultureller Zusammenarbeit und Engagement für eine positive Teamatmosphäre

Wir bieten

• Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, internationalen Umfeld
• Learning & Development dank breitem Weiterbildungsangebot der ETH Zürich
• Flexibilität durch gleitende Arbeitszeiten und moderne Büros im Technopark Zürich (Kreis 5)
• Dein Beruf mit Wirkung: Werde Teil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Es erwarten dich zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Weitere Einblicke in unsere Arbeit findest du auf unserer Website. Für Auskünfte steht dir Herr Prof. Dr. Markus Bambach, E-Mail [e-mail] (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.