Office Manager/in

iieu; Bern; Vor Ort; CHF 65.000 - 85.000; Vollzeit

Zusammenfassung

iieu sucht eine engagierte Office Manager/in, die den Überblick behält, Verantwortung übernimmt und den Büroalltag reibungslos organisiert. Du bist zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Partner und kümmerst dich um administrative Prozesse sowie Datenpflege.

Zu deinen Aufgaben gehören Kundenanfragen per Email/Telefon, Empfang vor Ort, Bestellwesen, Organisation des täglichen Bürobetriebs und Unterstützung der Geschäftsleitung.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung.
• Berufserfahrung in administrativer oder organisatorischer Funktion willkommen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Prioritätensetzung.
• Dienstleistungsorientierte, unkomplizierte Persönlichkeit.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und professionelles Auftreten.
• Flexibilität und Bereitschaft, auch Aufgaben ausserhalb des klassischen Bereichs anzupacken.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen von Vorteil.

Aufgaben

• Allgemeine administrative und organisatorische Arbeiten.
• Entgegennahme und Bearbeitung von Kundenanfragen per Email und Telefon.
• Empfang und Betreuung von Kunden und Partnern vor Ort.
• Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden, Lieferanten und Partnern.
• Pflege von Stammdaten, Dokumenten und internen Ablagesystemen.
• Bestellwesen (Büromaterial und Verbrauchsgüter).
• Mitarbeit beim Warenein- und -ausgang.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben.
• Organisation und Koordination des täglichen Büroalltags.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

MS 365 sicher bedienen

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die den Überblick behält, gerne Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass im Büroalltag alles rundläuft. Als Office Manager/in bist du die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Partner und unterstützt uns in vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Deine Aufgaben

In deiner neuen Rolle übernimmst du vorwiegend folgende Aufgaben:

• Allgemeine administrative und organisatorische Arbeiten
• Entgegennahme und Bearbeitung von Kundenanfragen per Email und Telefon
• Empfang und Betreuung von Kunden und Partnern vor Ort
• Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden, Lieferanten und Partnern
• Pflege von Stammdaten, Dokumenten und internen Ablagesystemen
• Bestellwesen (Büromaterial und allgemeine Verbrauchsgüter)
• Mitarbeit beim Warenein- und ausgang
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Organisation und Koordination des täglichen Büroalltags

Dein Profil

Um deine Aufgaben zu erfüllen, bringst du folgende Eigenschaften und Kenntnisse mit:

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Dienstleistungsorientierte und unkomplizierte Persönlichkeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und professionelles Auftreten
• Flexibilität und Bereitschaft, auch Aufgaben ausserhalb des klassischen Tätigkeitsbereichs anzupacken
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil

Was wir dir bieten

• Du arbeitest in einem zeitgemässen und äusserst inspirierenden Arbeitsumfeld in Rubigen BE.
• Zusammenarbeit mit internationalen Produktionspartnern und renommierten Kunden.
• Eigenverantworliches Arbeiten und Begegnung auf Augenhöhe.
• Moderne und faire Anstellungsbedingungen.
• Die coolsten und ausgefallensten Mitarbeiter-Anlässe des 21. Jahrhunderts.

Und so geht es weiter

• Innerhalb von drei Arbeitstagen erfährst du, ob wir Interesse an deiner Bewerbung haben, oder nicht.
• Falls Interesse besteht, machen wir zusammen einen Termin für ein 30-minütiges Kennenlernen ab. Dieser Termin findet per Onlinecall statt.
• Am nächsten Arbeitstag kontaktieren wir dich erneut. Falls nach wie vor gegenseitiges Interesse besteht, machen wir einen Vor-Ort-Termin ab. Dieser Termin findet in unserem Office in Rubigen BE statt und dauert maximal 2 Stunden.
• Einen Arbeitstag nach dem Vor-Ort-Termin kontaktieren wir dich erneut um dir ein Feedback zum vorherigen Termin zu geben. Bei gegenseitigem Interesse steht deinem Start im iieu-Team nichts mehr im Wege.