Assistenz Geschäftsleitung (w/m/d) 50 – 80%

nest-info; Zürich; Hybrid; CHF 90.000 - 110.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

40-Stunden-Woche

6 Wochen Ferien

Zentrale Büros in Zürich

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

NEST – Echte Nachhaltigkeit seit 1983 in Zürich sucht eine engagierte Assistenz zur operativen Entlastung der Geschäftsleitung. Du übernimmst Kalender- und Terminmanagement in Outlook, bereitest Meetings vor und erstellst Unterlagen sowie Präsentationen.

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung und sichere MS-Office-Kenntnisse mit. Diskretion, strukturiertes Arbeiten und Teamgeist sind gewünscht. 40-Stunden-Woche, zentrale Büros in Zürich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder äquivalente Ausbildung.
• Weiterbildung im Bereich Assistenz oder Kommunikation von Vorteil.
• Berufserfahrung (3 Jahre+) in einer vergleichbaren Funktion.
• Hohe digitale Affinität und routiniertes Arbeiten mit MS-Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel).
• Deutsch Muttersprachler, schriftlich stilistisch sicher.

Aufgaben

• Operative Entlastung der Geschäftsleitung.
• Souveränes Kalender- und Terminmanagement in Outlook.
• Unterstützung bei Vorbereitung von Meetings, Unterlagen und Präsentationen.
• Allgemeine Administrations- und Organisationsaufgaben.
• Unterstützung interner Stabsstellen (z. B. Rechtsdienst).
• Verfassen und Überarbeitung von Texten, E-Mails und Protokollen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Dienstleistungshaltung

Priorisierung

Strukturiertes Arbeiten

Multitasking

MS Office-Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (EFZ)

Weiterbildung Assistenz/Kommunikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Warum du bei uns genau jetzt einsteigen solltest

Du übernimmst eine wichtige Funktion im Hintergrund: Die operative Entlastung unseres Geschäftsführers. Dein Kernauftrag ist klar: Du hältst unserem Geschäftsführer operativ den Rücken frei. Dein Arbeitsalltag ist dabei abwechslungsreich – von Terminmanagement und Protokollen über organisatorische Aufgaben bis zu spontan auftauchenden Themen.

NEST – Echte Nachhaltigkeit seit 1983

NEST ist die führende ökologisch-ethische Pensionskasse in der Schweiz mit über 4'500 Betrieben, 35'000 Versicherten, einem verwalteten Vermögen von über CHF 4.9 Milliarden und 49 Mitarbeitenden an den Standorten Zürich und Genf.

Als Pionierin für nachhaltige Vorsorge setzen wir seit 1983 auf eine transparente und verantwortungsvolle Anlagepolitik – lange bevor Nachhaltigkeit zum Standard wurde.

Unsere Werte

Teamwork – ist unser Fundament
Empathie – im Team und gegenüber unserer Kundschaft
Eigenverantwortung – wir übernehmen Verantwortung auf allen Stufen
Authentische Nachhaltigkeit – ökologisch, sozial und ökonomisch
Offenheit und Mut – wir denken weiter und entwickeln uns stetig

Dein Wirkungskreis

Organisation und administrative Unterstützung

• Operative Entlastung für die Geschäftsleitung

• Souveränes Kalender- und Terminmanagement in Outlook

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings, Unterlagen und Präsentationen

• Allgemeine Administrations- und Organisationsaufgaben

• Unterstützung von Stabsstellen wie dem Rechtsdienst (z. B. Handelsregistereinträge)

Kommunikation und Umsetzung

• Verfassen und Überarbeitung von Texten, E-Mails und Präsentationen

• Protokollführung

• Unterstützung bei interner Kommunikation

• Übernahme von ad hoc Aufgaben und internen Events

Dein Fach- und Erfahrungsrucksack

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder äquivalente Ausbildung

• Weiterbildung mit anerkanntem Abschluss im Bereich Assistenz oder Kommunikation von Vorteil

• Berufserfahrung (3 Jahre +) in einer vergleichbaren Funktion

• Hohe digitale Affinität sowie routiniertes und effizientes Arbeiten mit den gängigen MS-Office-Produkten (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)

• Deutsche Muttersprache sowie stilsicher im Schriftlichen

Persönlich passt du zu uns, weil du…

• … eine positive, pragmatische Persönlichkeit bist und auch in hektischen Zeiten den Überblick behältst.

• … Freude an Assistenzarbeit hast und mit Diskretion sowie ausgeprägter Dienstleistungshaltung dafür sorgst, dass andere effizient arbeiten können.

• … gerne anpackst und Aufgaben zügig, unkompliziert und sorgfältig umsetzt.

• … Aufgaben verlässlich nachverfolgst und zu Ende bringst – nichts geht «verloren».

• … strukturiert arbeitest und Prioritäten sicher setzt - Qualität ist dir wichtig.

• … dich schnell in unterschiedliche Themen eindenkst und flexibel zwischen diesen wechselst.

• … gerne vor Ort und im direkten Austausch mit Menschen arbeitest.

• … dich gerne weiterentwickelst und Neues lernst.

Nice to have (kein Muss)

• Sicherer und gezielter Umgang mit KI-Tools

• Gute Französischkenntnisse

Was dich bei uns erwartet:

• Sinnhafte Arbeit – nachhaltige Vorsorge mit echter Wirkung

• 40-Stunden-Woche (100%)

• 6 Wochen Ferien für alle Mitarbeitenden

• Gute Pensionskassenlösung mit Wahlmöglichkeit für den Sparanteil

• Persönliche und interne Weiterentwicklung

• Attraktive Büros an zentralem Standort in Zürich

Unsere Organisation legt Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit. Alle qualifizierten Bewerbenden werden unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen berücksichtigt.

Für diese Vakanz berücksichtigen wir keine Dossiers von Personalvermittlungen.