Technicien ou technicienne en administration

Santé Québec Ouest-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Centre Hospitalier Saint-Mary à Montréal recrute un(e) technicien(ne) en administration pour un remplacement à temps plein dans le département Gynécologie- Obstétrie. Vous préparerez et mettrez à jour des listes, dirigerez les appels et assurerez la communication avec les usagers.

La fonction requiert DEC en administration ou bureautique, maîtrise avancée de Word et Excel, et une aptitude à travailler en français et en anglais, avec un fort sens du service et de l’organisation.

Qualifications

• Doit détenir un DEC en administration, bureautique ou discipline appropriée.
• Maîtrise avancée des logiciels Word et Excel.
• Capacité à communiquer en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Responsibilities

• Préparer et mettre à jour les listes et planning du service.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques vers les services concernés.
• Communiquer des informations générales et orienter les usagers.
• Offrir et confirmer des rendez-vous et mettre à jour les coordonnées des usagers.
• Effectuer la saisie de données dans divers logiciels et assurer le classement des documents.

Skills

Bilingue français/anglais

Esprit d'équipe

Sens du service à la clientèle

Rigueur

Bonne organisation

Discrétion

Education

DEC en administration / bureautique

Tools

Word

Excel

Job description

Mandat

Notre organisation est présentement à la recherche d’un(e) technicien(ne) en administration pour combler un besoin de remplacement à temps complet au sein du département Gynécologie- Obstétrie Centre Hospitalier Saint-Mary à Montréal.

Rôle Et Responsabilités Au Quotidien

• Préparer et mettre à jour les listes de césariennes et de nouvelles patientes;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques aux services et aux personnes concernées;
• Communiquer des informations d’ordre général à la clientèle et orienter les usagers vers les ressources disponibles;
• Offrir et confirmer des rendez-vous;
• S’assurer de la mise à jour des coordonnées des usagers dans le logiciel utilisé;
• Assurer la préparation et le suivi des horaires et listes du département;
• Préparer les demandes d’analyses et de rapports, les recevoir, les trier, les classer et les acheminer le cas échéant selon la procédure établie;
• Assurer différents suivis administratifs auprès des médecins et des équipes;
• Soutenir le chef de département dans la gestion administrative courante;
• Organiser les réunions, préparer les documents requis et rédiger les comptes rendus;
• Effectuer des requêtes de fournitures;
• Maintenir les dossiers et documents à jour dans le respect de la confidentialité;
• Collaborer avec les différents services et partenaires du département;
• Procéder à la saisie de données dans divers logiciels;
• Acheminer la correspondance, le courrier ou les télécopies au personnel approprié;
• Dans le cadre de notre mission universitaire et académique, vous pourriez être sollicité pour superviser des étudiants ou des stagiaires;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Horaire

du lundi au vendredi de jour de 8h à 16h, avec disponibilité de deux jours par semaine incluant une fin de semaine sur deux, sur deux quarts de travail.

Exigences

La Personne Recherchée

• Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou autre discipline appropriée*;

• Doit posséder une bonne connaissance des logiciels Word et Excel (niveau avancé)**;
• Est apte à communiquer en français et en anglais**, à l’oral comme à l’écrit;
• Détient un bon esprit d’équipe;
• Possède un excellent sens du service à la clientèle;
• Fait preuve de jugement;
• Possède un bon sens de l’organisation;
• Fait preuve de discrétion;
• Détient un bon sens des priorités;
• Démontre de la rigueur dans l’information transmise et dans le respect des échéances;
• Fait preuve d’adaptabilité face à l'horaire et de la souplesse dans l'organisation du travail.