Technicien ou technicienne en administration

Santé Québec Ouest-de-l'Île-de-Montréal; Montreal; Sur place; CAD 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Santé Québec Ouest-de-l’Île-de-Montréal cherche un(e) technicien(ne) en administration pour un remplacement à temps plein au Centre Hospitalier Saint-Mary à Montréal, dans le département Gynécologie- Obstétrique. Vous préparerez les listes, gérerez les appels et aiderez à coordonner les rendez-vous et les dossiers.

La personne retenue doit être diplômée d’un DEC en administration ou bureautique, maîtriser Word et Excel, et communiquer en français et en anglais.

Qualifications

• Doit détenir un DEC en administration, bureautique ou discipline adaptée.
• Bonne maîtrise de Word et Excel (niveau avancé).
• Capacité à communiquer en français et en anglais (oral et écrit).
• Esprit d’équipe et excellent sens du service à la clientèle.
• Jugement, organisation et discrétion requis.

Responsabilités

• Préparer et mettre à jour les listes de césariennes et de nouvelles patientes.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques vers les services et personnes concernées.
• Communiquer des informations générales et orienter les usagers vers les ressources.
• Offrir et confirmer des rendez-vous.
• Saisir des données et tenir à jour les dossiers dans les logiciels.

Connaissances

Word avancé

Excel avancé

Bilingue FR/EN

Esprit d'équipe

Service client

Formation

DEC en administration, bureautique ou discipline appropriée

Description du poste

Notre organisation est présentement à la recherche d’un(e) technicien(ne) en administration pour combler un besoin de remplacement à temps complet au sein du département Gynécologie- Obstétrie Centre Hospitalier Saint-Mary à Montréal.

Rôle et responsabilités au quotidien:

• Préparer et mettre à jour les listes de césariennes et de nouvelles patientes;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques aux services et aux personnes concernées;
• Communiquer des informations d’ordre général à la clientèle et orienter les usagers vers les ressources disponibles;
• Offrir et confirmer des rendez-vous;
• S’assurer de la mise à jour des coordonnées des usagers dans le logiciel utilisé;
• Assurer la préparation et le suivi des horaires et listes du département;
• Préparer les demandes d’analyses et de rapports, les recevoir, les trier, les classer et les acheminer le cas échéant selon la procédure établie;
• Assurer différents suivis administratifs auprès des médecins et des équipes;
• Soutenir le chef de département dans la gestion administrative courante;
• Organiser les réunions, préparer les documents requis et rédiger les comptes rendus;
• Effectuer des requêtes de fournitures;
• Maintenir les dossiers et documents à jour dans le respect de la confidentialité;
• Collaborer avec les différents services et partenaires du département;
• Procéder à la saisie de données dans divers logiciels;
• Acheminer la correspondance, le courrier ou les télécopies au personnel approprié;
• Dans le cadre de notre mission universitaire et académique, vous pourriez être sollicité pour superviser des étudiants ou des stagiaires;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Horaire:

du lundi au vendredi de jour de 8h à 16h, avec disponibilité de deux jours par semaine incluant une fin de semaine sur deux, sur deux quarts de travail.

La personne recherchée :

• Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou autre discipline appropriée*;
• Doit posséder une bonne connaissance des logiciels Word et Excel (niveau avancé)**;
• Est apte à communiquer en français et en anglais**, à l’oral comme à l’écrit;
• Détient un bon esprit d’équipe;
• Possède un excellent sens du service à la clientèle;
• Fait preuve de jugement;
• Possède un bon sens de l’organisation;
• Fait preuve de discrétion;
• Détient un bon sens des priorités;
• Démontre de la rigueur dans l’information transmise et dans le respect des échéances;
• Fait preuve d’adaptabilité face à l’horaire et de la souplesse dans l’organisation du travail

*NB: Tout diplôme obtenu à l’étranger doit avoir fait l’objet d’une Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec auprès du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Prière d’inscrire le résultat de l’évaluation dans votre CV, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée.

** Le classement sera déterminé par des tests de Word, Excel, français et anglais.