Titre d’emploi : Agent·e administratif·ve

Coopcarbone; Montreal; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Centre Métropolitain de Chirurgie recherche un(e) agent administratif·ve pour soutenir le bureau GrS et les patient·es, avec ouverture et suivi des dossiers dans Medesync et Monarch. Vous assurez la gestion des documents, la numérisation, le traitement des courriers et des courriels, et le soutien téléphonique en fr/ang, tout en respectant la confidentialité et les délais.

Une expérience d’un an dans un poste similaire et la maîtrise de la suite Microsoft Office sont requises; le poste est à

Qualifications

• Expérience minimum d’une année dans un poste similaire
• Expérience dans un domaine médical, un atout
• Parfait bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais) afin de pouvoir communiquer avec notre patientèle francophone et anglophone
• Maîtrise de la suite Microsoft Office

Responsibilities

• Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans Medesync ;
• Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans la plateforme Monarch ;
• Créer des dossiers électroniques et dossiers papiers ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courrier ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courriel ;
• Effectuer un soutien téléphonique aux patients·es ;
• Retourner les appels des patient·es dans un délai de 24-48 heures ;
• Remplacer les collègues de la réception GrS lors d'absence, de maladie ou de diner lorsque nécessaire ;
• Tenir la liste d’attente à jour ;
• Faire le suivi des documents manquants des dossiers ;
• Faire le suivi des ouvertures de dossiers de plus de trois mois ;
• Envoyer les pochettes trans aux nouveaux·lles patient·es ;
• Numériser les formulaires de justification des chirurgies de correction ;
• S’assurer que les dossiers sont complets et conformes avant de les soumettre à l’équipe préopératoire ;
• Vérifier les retours des pochettes par la poste ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande du·de la supérieur·e immédiat·e.

Skills

Bilinguisme parfait FR/EN

Respect confidentiality

Autonomie

Gestion des priorités

Dynamisme

Travail sous pression

Travail en équipe

Tools

Microsoft Office

Job description

MISSION

Le Centre Métropolitain de Chirurgie s’adresse à une patientèle privée. Sa priorité consiste à assurer un haut niveau de qualité de soins et de services tout en répondant aux standards les plus élevés en matière de continuité des services de santé et de sécurité. Ses activités sont principalement les chirurgies d’affirmation de genre, mais aussi des chirurgies esthétiques électives et reconstructives, des chirurgies bariatriques par laparoscopie, des chirurgies urologiques et des chirurgies oto-rhino- laryngologiques. De plus, le CMC offre les soins requis par les chirurgies grâce à sa clinique pré et postopératoire, ses unités de soins et son personnel compétent à l’écoute des besoins de la patientèle.

DESCRIPTION NGÉNÉRALE DU POSTE

L’agent·e administratif·ve apporte un soutien constant au bureau GrS et à la patientèle. Cette personne est responsable de l’ouverture et du suivi des dossiers des patient·es. Ses tâches nécessitent des connaissances techniques, un niveau élevé de confidentialité et une collaboration étroite avec les équipes dans la réalisation des divers mandats. Une approche patient·e par courriel et téléphonique très développée est de mise, et ce, en toute circonstance. Le travail d’équipe et le partage de l’information dans le respect des normes et niveaux de confidentialité sont requis en tout temps.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

• Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans Medesync ;
• Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans la plateforme Monarch ;
• Créer des dossiers électroniques et dossiers papiers ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courrier ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courriel ;
• Traiter les notifications de la plateforme Monarch ;
• Répondre aux courriels info GrS ;
• Répondre aux courriels de correspondances ;
• Effectuer un soutien téléphonique aux patients·es ;
• Retourner les appels des patient·es dans un délai de 24-48 heures ;
• Remplacer les collègues de la réception GrS lors d'absence, de maladie ou de diner lorsque nécessaire ;
• Tenir la liste d’attente à jour ;
• Faire le suivi des documents manquants des dossiers ;
• Faire le suivi des ouvertures de dossiers de plus de trois mois ;
• Envoyer les pochettes trans aux nouveaux·lles patient·es ;
• Numériser les formulaires de justification des chirurgies de correction ;
• S’assurer que les dossiers sont complets et conformes avant de les soumettre à l’équipe préopératoire ;
• Vérifier les retours des pochettes par la poste ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande du·de la supérieur·e immédiat·e.

EXIGENCES

• Expérience minimum d’une année dans un poste similaire
• Expérience dans un domaine médical, un atout
• Parfait bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais) afin de pouvoir communiquer avec notre patientèle francophone et anglophone
• Maîtrise de la suite Microsoft Office

QUALITÉS REQUISES

• Respect des lois de confidentialité
• Autonomie
• Bonne gestion des priorités
• Dynamisme
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à travailler en équipe