superviseur/superviseure de personnel de bureau

MESKLEY INC.; Sorel-Tracy; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

MESKLEY INC. recherche un superviseur du personnel chargé des aspects administratifs et de la gestion quotidienne des services de l'entreprise. Vous coordonnez le travail de bureau, gérez les dossiers et assurez les suivis des demandes des locataires avec rigueur et professionnalisme.

Vous utiliserez Proprio Expert et Microsoft 365 pour rédiger des rapports, préparer les communications internes et former le personnel selon les procédures internes.

Qualifications

• Compétences administratives solides et capacité à planifier les services quotidiens.
• Bonne organisation et aptitude à tenir des dossiers et à répondre au téléphone.
• Expérience dans la gestion d'un bureau et le respect des échéances.

Responsibilities

• Planifier, organiser et contrôler les services quotidiens de l'entreprise.
• Coordonner le travail du personnel de bureau et assurer la tenue des tâches administratives.
• Prendre connaissance des demandes des locataires et assurer les suivis.
• S'assurer du respect des échéances et établir les horaires des agents.
• Préparer lettres et communications internes; rédiger des rapports.
• Former les employés selon les règles et politiques; commander fournitures.
• Assurer le bon fonctionnement et l'entretien des équipements de bureau.

Skills

Organisation

Planification

Gestion du temps

Communication

Education

Deux ans d'expérience en poste administratif

Tools

Proprio Expert

Microsoft 365

Job description

Sous la responsabilité du directeur, le superviseur du personnel est responsable de tous les aspects administratifs de la compagnie. Il participe activement aux opérations quotidiennes et il est un membre clé de l'équipe de gestion.

• Planifier, organiser et contrôler les services quotidiens de l'entreprise;
• Coordonner, répartir et réviser le travail du personnel de bureau afin qu'ils s'acquittent des tâches suivantes : Compilation des factures, faire de la tenue de dossiers et du classement; répondre aux appels; faire d'autres activités exigeant des compétences en travail de bureau et en administration;
• Prendre connaissances quotidiennement des demandes des locataires et s'assurer que les suivis sont faits;
• S'assurer que le personnel respecte les échéanciers dans leurs tâches;
• Établir les horaires des agents de gestion immobiliers ainsi que les procédures de travail, et coordonner les activités avec les autres prestataires de services;
• Rassembler des données et préparer des lettres et assurer la rédaction des communications internes;
• Résoudre les problèmes reliés au travail, et rédiger et présenter des rapports d'étapes et autres rapports;
• Former les employés à leurs tâches, aux règles de sécurité et aux politiques de l'entreprise;
• Commander des fournitures et du matériel;
• S'assurer du bon fonctionnement de l'équipement et du matériel de bureau, et voir à leur entretien et à leur réparation;
• Faire les suivis administratifs auprès du Tribunal administratif du logement et s'assurer des suivis en tenant un calendrier des différentes dates d'audience;
• Bonne connaissance de l'outil de travail Proprio Expert et Microsoft 365;
• Exercer, au besoin, les mêmes fonctions que les personnes supervisées et toutes autres tâches connexes;
• Avoir au moins deux années d'expérience dans un poste d'adjoint adminitratif ou d'agent de bureau.