Coordonnateur(trice) de bureau

Novacap Management Inc.; Brossard; On-site; CAD 42,000 - 55,000; Full time

Job summary

Novacap Management Inc. à Brossard recherche un(e) coordonnateur(trice) de bureau pour assurer la gestion efficace de notre siège et offrir un accueil professionnel tant aux employés qu’aux visiteurs.

Sous la supervision de la directrice des installations, vous gérerez les bureaux et les relations avec les immeubles, veillant à l’image, à la sécurité et à l’entretien. Vous serez en charge de la cuisine et des salles de conférence, des commandes de repas et de l’approvisionnement, et vous

Qualifications

• Détaillez votre sens de l’organisation et votre rigueur.
• Capacité à communiquer efficacement avec équipes et fournisseurs.
• Esprit proactif pour identifier et résoudre les problèmes.
• Expérience en gestion de bureau ou rôle similaire.
• Compétences en petites réparations ou entretien.
• Disponibilité en présentiel de 7 h 30 à 16 h, 5 jours/semaine.
• Participation possible à des événements internes.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Gérer les bureaux et les relations avec les immeubles pour projeter une image professionnelle.
• Gérer les accès aux ascenseurs et au stationnement pour employés et visiteurs.
• Collaborer avec la directrice des installations pour assister les fournisseurs lors des réparations et de l’entretien des bureaux.
• Organiser et superviser les commandes de repas et de collations pour les besoins quotidiens et les événements internes.
• Veiller au bon état des équipements de cuisine et à l’approvisionnement en café, thé et collations.
• Maintenir des niveaux d’inventaire de cuisine et de bureau et prévenir les ruptures de fournitures.
• Préparer les salles de conférence avant chaque réunion et remettre en ordre après.
• Signaler tout bris d’équipement et coordonner les réparations.

Skills

Gestion de bureau

Organisation

Communication bilingue FR/EN

Proactivité

Réparations mineures

Job description

Ce que vous ferez

Relevant de la directrice, Installations, le ou la coordonnateur(trice) de bureau assure la gestion efficace et professionnelle de notre bureau de Brossard. Ce rôle est essentiel au maintien d’un environnement de travail accueillant et bien organisé, tant pour les employés que pour les visiteurs.

Gestion des bureaux et relations avec les immeubles

• Veiller à ce que les espaces de travail projettent une image professionnelle et accueillante auprès des investisseurs et des visiteurs externes.
• Gérer les accès aux ascenseurs et au stationnement pour les employés et les visiteurs;
• Collaborer avec la directrice des installations pour assister les fournisseurs externes lors de réparations et de travaux d’entretien des bureaux.

Gestion de la cuisine et des salles de conférence

• Organiser et superviser les commandes de repas et de collations pour les besoins quotidiens et les événements internes.
• Veiller au bon état de marche des équipements de cuisine (lave-vaisselle, distributrice d’eau) et à l’approvisionnement continu en café, en thé et en collations.
• Maintenir des niveaux d’inventaire adéquats afin d’éviter toute rupture de fournitures de cuisine et de bureau.
• Préparer les salles de conférence avant chaque réunion interne et externe : cafetières approvisionnées, eau disponible et propreté impeccable.
• Remettre les salles en ordre après les réunions et signaler tout bris d’équipement.

Ce que vous apporterez

Vos compétences, vos connaissances et vos expériences sont ce qui vous distingue.

• Détenir une expérience préalable en gestion de bureau ou dans un rôle similaire.
• Démontrer un sens de l’organisation aiguisé et un souci du détail constant.
• Communiquer efficacement, à l’oral comme à l’écrit, avec les équipes internes et les fournisseurs.
• Faire preuve d’initiative et de proactivité pour repérer et résoudre les problèmes.
• Effectuer de menus travaux manuels de réparation ou d’entretien.
• Être disponible en présentiel de 7 h 30 à 16 h, cinq jours par semaine.
• Être disponible pour contribuer lors des événements internes ponctuels, au besoin;
• La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise, compte tenu de nos activités transfrontalières et de nos collègues partout au Canada et aux États-Unis.

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