Spécialiste en facturation

Davies Ward Phillips & Vineberg S.E.N.C.R.L., s.r.l.; Quebec; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Davies Ward Phillips & Vineberg S.E.N.C.R.L., s.r.l. recherche un spécialiste en facturation pour rejoindre l’équipe des Finances à Montréal.

Vous gérerez le cycle complet de facturation des clients, incluant la préparation et la transmission des factures, l’administration des factures électroniques et la résolution de problèmes, tout en apportant un soutien continu aux avocats et aux clients. Vous devrez faire preuve d’une forte organisation, d’un sens du service et d’une attention au détail,

Qualifications

• Diplôme en comptabilité, finance, administration des affaires ou domaine connexe.
• Au moins deux ans d’expérience en facturation, idéalement en cabinet.
• Excellente maîtrise d’Excel et des outils de facturation électroniques.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un milieu de services professionnels.

Responsibilities

• Préparer et traiter les factures des clients en utilisant Aderant et Prebill Workflow.
• Assurer la transmission des factures et l’administration des factures électroniques.
• Vérifier l’exactitude des données de facturation et respecter les délais.
• Fournir un soutien et un service client de haute qualité aux avocats, adjoints et clients.

Skills

Rigueur

Organisation

Service client

Autonomie

Résolution de problèmes

Communication

Education

Diplôme universitaire ou collégial en comptabilité/ finance/ administration des affaires

Tools

Aderant Expert

Prebill Workflow

Bill Blast

TyMetrix

CounselLink

Serengeti

Legal Tracker

Job description

À propos de Davies

Davies est un cabinet juridique canadien de premier plan qui se concentre sur les questions à grands enjeux. Avec des bureaux à Montréal, à Toronto et à New York, nous sommes constamment au centre des opérations et des dossiers les plus complexes au Canada et à l’étranger.

Un poste chez Davies est plus qu'un simple emploi. En vous joignant au cabinet, vous serez accueilli par une équipe qui accorde autant d'importance au soutien de ses employés qu'au service de ses prestigieux clients. C'est pourquoi nous avons créé un environnement collaboratif où les membres de l'équipe, quelle que soit leur origine, se sentent appréciés et sont encouragés à partager leurs idées, tout en travaillant aux côtés de certains des plus brillants juristes et gens d'affaires, désireux de partager leurs connaissances et leur expérience.

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’une ou d’un spécialiste en facturation ayant un sens développé de l’organisation et de la minutie, qui se joindra à l’équipe des Finances à notre bureau de Montréal. Relevant de la gestionnaire, Facturation, la personne retenue jouera un rôle de premier plan dans toutes les étapes du processus de facturation des clients, notamment la préparation et la transmission des factures, l’administration des factures électroniques, la résolution de problèmes et le soutien continu aux avocates et avocats, aux adjointes et adjoints juridiques et aux clients.

Ce poste exige de solides compétences techniques, un souci du détail exceptionnel, un sens aigu du service à la clientèle et la capacité de gérer plusieurs priorités à la fois au sein d’un milieu de services professionnels où le rythme est soutenu.

Responsabilités principales

Activités liés à facturation et à la facturation électronique

• Préparer et traiter les factures des clients, y compris toutes les corrections et révisions demandées par les avocates et avocats responsables de la facturation ou les adjointes et adjoints juridiques, à l’aide d’Aderant et de Prebill Workflow
• Transmettre les factures au moyen d’outils d’automatisation des courriels, de Bill Blast ou de plateformes de facturation électronique propres à chaque client
• Veiller à ce que toutes les activités de facturation soient effectuées avec exactitude et dans les délais établis
• Veiller à l’exactitude des renseignements de facturation relatifs aux clients et aux dossiers dans le système de gestion financière du cabinet
• Examiner les données de facturation afin de relever et de corriger les erreurs avant la transmission des factures
• Transmettre les factures électroniques au moyen de Bill Blast et de divers portails de facturation électronique des clients, en veillant au respect des exigences propres à chaque client en matière de facturation
• Assurer la coordination avec l’équipe de la Conformité de la facturation pour ce qui est des Lignes directrices à l’intention des conseillers juridiques externes, de l’intégration des nouveaux clients, de la configuration de la facturation électronique et de la maintenance continue
• Faire le suivi des factures refusées et des demandes de révision, examiner les problèmes et collaborer avec les avocates et avocats, les adjointes et adjoints juridiques et les clients afin de s’assurer de la transmission d’une nouvelle facture et du paiement
• Agir à titre de personne-ressource auprès des parties prenantes internes en ce qui concerne les exigences et les pratiques exemplaires en matière de facturation électronique

Service à la clientèle et communications

• Répondre de façon professionnelle et en temps utile aux demandes de renseignements des clients et des parties prenantes internes concernant la facturation
• Examiner et régler les erreurs de facturation, les problèmes de paiement et les questions liées aux factures
• Tenir à jour des registres précis des échanges avec les clients et des activités de facturation
• Établir et entretenir des relations de travail positives avec les avocates et avocats, les adjointes et adjoints juridiques, les clients et les personnes-ressources externes

Amélioration des procédures et soutien à l’équipe

• Participer aux initiatives d’amélioration continue visant à accroître l’exactitude, l’efficacité et la conformité de la facturation, ainsi que la qualité du service à la clientèle
• Participer au déploiement, à la mise à niveau et aux essais des systèmes et aux efforts en vue de consigner les procédures
• Fournir du soutien technique, des conseils et de la formation en matière de facturation aux nouveaux membres de l’équipe, au besoin
• Agir en tant que personne suppléante des autres membres de l’équipe des Finances
• Prendre part à des projets spéciaux et exécuter toute autre tâche pouvant être assignée
• Respecter les politiques du cabinet et assurer la stricte confidentialité des renseignements des clients et du cabinet

Compétences

Études et expérience

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en comptabilité, en finance, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Au moins deux ans d’expérience en facturation, de préférence au sein d’un cabinet juridique, d’un cabinet de services professionnels ou d’un milieu semblable
• Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience sera prise en considération

Compétences techniques

• Maîtrise avancée du logiciel Excel et des autres applications de la suite Microsoft Office
• Une connaissance pratique d’Aderant Expert ou de Prebill Workflow, ou des deux, constitue un atout
• Connaissance pratique des formats de facturation LEDES et des processus de facturation électronique
• Une connaissance pratique de Bill Blast, de TyMetrix, de CounselLink, de Serengeti, de Legal Tracker ou d’autres plateformes de facturation électronique semblables constitue un atout
• Capacité d’apprendre rapidement l’utilisation de nouveaux systèmes et de nouvelles technologies

Compétences clés

• Sens aigu de la minutie et de la rigueur
• Excellent sens de l’organisation et excellentes compétences en gestion du temps, et capacité d’établir les priorités entre des échéances concurrentes
• Solides aptitudes pour l’analyse, la recherche et la résolution de problèmes
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Sens développé du service à la clientèle et entregent
• Capacité de travailler de façon autonome et en collaboration au sein d’une équipe
• Attitude positive, résilience, capacité d’adaptation et sens de l’humour
• Grand sens de la conformité et engagement à respecter les procédures et les exigences des clients
• La maîtrise du français constitue un atout

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

Davies s’engage à offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible aux candidates et aux candidats ainsi qu’aux membres du cabinet en situation de handicap. Veuillez nous faire part de toute mesure d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin à tout moment au cours du processus de recrutement.