Secretary III

CIE_101 Beneva Inc.; Quebec; Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid work mode

Telemedicine service

Employee Assistance Program

Régime de retraite à prestations défin

Assurance collective pour vous et vos 

Horaires flexibles

Job summary

Beneva recherche un(e) secrétaire de niveau III pour soutenir la direction principale, en assurant le secrétariat, le suivi des dossiers et l’organisation des réunions.

Vous travaillez en mode hybride et êtes chargé(e) de concevoir des rapports, de saisir les factures dans Workday et de coordonner les échanges avec les partenaires. Une maîtrise du français et un anglais avancé sont requis.

Qualifications

• Diplôme requis: collégial en bureautique ou équivalent.
• Minimum 12 mois d’expérience en adjoint(e) administratif(ve).
• Maîtrise de Microsoft 365 et d’autres outils technologiques.
• Maîtrise du français et anglais; test prévu.

Responsibilities

• Conçoit des lettres, textes, tableaux ou présentations à partir de notes ou manuscrits et assure leur distribution.
• Assiste à des réunions et suit les actions et comités; planifie et suit divers comités.
• Convokue réunions internes ou externes.
• Saisi les factures dans Workday et tient à jour l’agenda du directeur.
• Assure la logistique d’événements et le classement des dossiers.
• Maintient l’inventaire de matériel et de fournitures; gère le courrier.
• Conçoit des PDF interactifs et veille à leur distribution.
• Effectue le classement des documents dans SharePoint.
• Soutient l’adjointe administrative et les secrétaires en cas d’absence.

Skills

Rigueur

Organisation

Proactivité

Bilinguisme

Education

Diplôme d’études collégiales en technique bureautique

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Job description

Official Internal Job Title: Secretary III Status: Regular Job Description: Direction principal: Expertise spécialisée et partenariats indemnisation

Pourquoi ce poste est important

Au cœur des activités de la direction principale, tu joues un rôle essentiel en assurant un soutien administratif et organisationnel de grande qualité. En collaboration étroite avec la directrice principale, tu contribues au bon déroulement des opérations quotidiennes en coordonnant les activités de secrétariat, en assurant le suivi de dossiers administratifs et en veillant à l'efficacité des processus. Grâce à ton sens de l'organisation, ta proactivité, ta rigueur et ton souci du détail, tu facilites le travail de l'équipe et participes activement à l'atteinte des objectifs de la direction principale. Ta contribution à l'équipe Rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue (journal DP, etc.) Assiste à des réunions, complète le registre des suivis et des actions et voit à la planification et au suivi des divers comités Convoque différentes réunions internes ou externes Saisi les factures à payer dans Workday Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier Conçoit des PDF cliquables et interactifs Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service (pour les rencontres ou événements) Effectue le classement des dossiers et documents de la direction dans le Sharepoint de l’équipe Supporte l’adjointe administrative de la Vice-Présidence, en cas de besoin et les secrétaires des autres directions principales en cas d’absence ou de vacances.

Ce qui te permet de réussir

Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent. Minimum 12 mois d’expérience pertinente comme adjoint(e) administratif(ve). Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres) Maîtrise de la langue française parlée et écrite ainsi qu’une maîtrise avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise (bilinguisme) Les candidats retenus devront se soumettre à un test d’anglais et de Français. 'Sous réserve d'entente de l'évaluation de l'emploi.' #LI-Hybrid #LI-JD1

Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community.

It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.

Follow us on Instagram ! @beneva.ca English video Here, you can give meaning to your talent in a way that feels authentic to you. We welcome people for who they are and what makes them unique. Because at the end of the day, those differences help us grow together. We take care of our people by offering a competitive salary, a defined benefit pension plan, group insurance for you and your family, a flexible schedule and vacation time to make the most of your life. Also, to help you strike the proper work-life balance, we offer you the opportunity to split up your time between the office and your home which we refer to as the hybrid work mode. We like you just the way you are! That’s why we value different perspectives and ideas in an environment that promotes a sense of belonging and offers equal opportunities to all. Whether you’re an experienced professional, a student or undergoing a career change, we have an opportunity for you to discover or rediscover insurance. We offer you the means to enhance your knowledge, develop your abilities and launch your career. We want you to feel good in your mind and body. Helping you strike the right balance is important to us, which is why we have a team dedicated to the health and well-being of our employees. Plus we encourage you to get up and move which is why we're offering you a telemedicine service and an Employee Assistance Program. We want you to keep you happy. At Beneva, we're in tune with nature by undertaking several initiatives such as LEED buildings, rooftop bee hives and gardens and a paperless environment. We also respect our fellow man by being involved in many social causes. We support concrete actions to give back to the community and encourage the social engagement of our employees. We put people first. We support them through all stages of their life by giving them peace of mind and we contribute to the well-being of the community. Follow us on LinkedIn