Secrétaire III (bilingue)

beneva; Quebec; Hybrid; CAD 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid work

Programme d’accès à l’égalité enemploi

Job summary

Beneva à Québec recherche un Secrétaire III bilingue pour soutenir la direction principale, coordonner les activités et assurer un environnement de travail efficace.

Vous rédigerez des lettres, préparerez des rapports et gérerez l'agenda tout en soutenant les comités; vous travaillerez en mode hybride et utiliserez Microsoft 365 pour collaborer.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en technique bureautique ou équivalent.
• Minimum 5 à 10 ans d'expérience pertinente.
• Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres).

Responsibilities

• Rédiger des lettres, textes, tableaux ou présentations à partir de notes.
• Concevoir et mettre à jour des rapports; impression et distribution.
• Assurer la planification et le suivi des comités; convier des réunions.
• Convoquer des réunions internes ou externes et assurer le suivi.
• Saisir les factures à payer dans Workday; gérer l'agenda du directeur.
• Maintenir l'inventaire des fournitures et assurer la logistique d'événements.

Skills

Rédaction professionnelle

Gestion administrative

Coordination de réunions

Anglais écrit (avancé)

Education

Diplôme d'études collégiales en technique bureautique

Tools

Microsoft 365

Job description

Titre interne officiel:

Secrétaire III (bilingue)

Statut: Régulier

Sommaire: Direction principal: Partenariats, évolution et performance

Pourquoi ce poste est important

Jouez un rôle clé dans le succès des opérations de la direction principale.

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve), tu es un partenaire incontournable pour le directeur principal. Tu assures la coordination de multiples activités, le suivi de dossiers administratifs et tu contribues à créer un environnement de travail efficace, organisé et collaboratif.

T a contribution à l'équipe

• Rédiger des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d'enregistrements ou de manuscrits.
• Concevoir certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue.
• Assister à des réunions d'équipe, complète le registre des suivis et des actions et voit à la planification et au suivi des divers comités.
• Assister à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités.
• Convoquer différentes réunions internes ou externes.
• Saisir les factures à payer dans Workday.
• Tenir à jour l'agenda du directeur, les dossiers et les registres.
• Assurer la logistique d'événements spéciaux de la direction.
• Recevoir, ouvre, trie et distribue le courrier.
• Concevoir des PDF cliquables et interactifs pour les conseillers aux normes.
• Maintenir un inventaire suffisant de matériel, d'articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Effectuer le classement des dossiers et documents de la direction dans le Sharepoint de l'équipe.
• Supporter les secrétaires des autres directions principales en cas d'absence ou de vacances.

Ce qui te permet de réussir

• Diplôme d'études collégiales en technique bureautique ou l'équivalent.
• Minimum 5 à 10 ans d'expérience pertinente.
• Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres)
• Maîtrise avancée de la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit et une maîtrise avancée de l'anglais écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d'interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l'entreprise

#LI-Hybrid #LI-JD1

Beneva souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les minorités visibles, à soumettre leur candidature.

Raison d'être

Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité.

Suivez-nous sur Instagram !

@beneva.ca