Responsable, administration

Axium Infrastructure Inc.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 85,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances

Fonds de pension

Horaires flexibles

Télétravail

Remboursement du transport

Programme activité physique

Job summary

Axium Infrastructure Inc. recherche un/une Responsable de l'administration pour diriger l'équipe administrative située à Montréal et en coordination avec New York et les autres bureaux.

Vous assurerez l’optimisation des processus, le support à la direction et la gestion des voyages, des comptes de dépenses et du programme budgétaire. Ce poste offre un environnement dynamique, des horaires flexibles, du télétravail jusqu’à 2 jours/semaine et des opportunités de croissance au sein d’une entreprise

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration ou domaine connexe.
• Au moins sept ans d’expérience en administration, dont 2 ans en supervision.
• Expérience en gestion de bureaux, de fournisseurs, de budgets et de voyages corporatifs est un atout.

Responsibilities

• Superviser l’équipe administrative répartie entre Montréal et New York, coordonner les priorités et assurer une prestation de services cohérente.
• Gérer les absences, la relève, les demandes de congé et la continuité des opérations.
• Définir les objectifs, réaliser les évaluations de performance et soutenir le développement des membres de l’équipe.
• Fournir un soutien administratif à la haute direction, notamment pour la gestion des voyages, des comptes de dépenses et des demandes ponctuelles.
• Gérer la programmation des voyages et les relations avec les fournisseurs; suivre les ententes tarifaires.
• Gérer les bureaux, les fournisseurs, les budgets et les déplacements corporatifs.

Skills

Leadership mobilisateur

Organisation et rigueur

Service à la clientèle

Négociation et gestion fournisseurs

Gestion d'équipe

Education

Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration

Tools

Microsoft 365

SAP Concur

Job description

Fondée en 2009, Axium Infrastructure est un gestionnaire de fonds indépendant détenu en majorité par les employés. La firme a pour vocation d’investir dans le secteur de l’infrastructure. Avec plus de 125 employés, Axium peut compter sur la vaste expérience de son équipe de professionnels qui, tout au long de leurs carrières respectives, ont acquis de hautes compétences en matière d’acquisition, de développement, de financement, d’exploitation et de gestion d’actifs d’infrastructure. Axium a adopté une stratégie d’investissement axée sur les infrastructures essentielles du marché intermédiaire et maintient une approche active de l’exploitation et de la gestion d’actifs, tout en intégrant des règles fermes à l’égard des préoccupations d’ordre environnemental, social et de gouvernance d’entreprise (ESG). Au fil des années, la firme s’est constitué un portefeuille diversifié de plus de 300 actifs et son actif sous gestion s’élève actuellement à plus de 14,1 milliards $ canadien.

Dans ses bureaux situés au cœur des centres d’affaire de Montréal, Toronto, Vancouver, New York et Londres, Axium Infrastructure offre un environnement de travail dynamique, respectueux et collaboratif. Le respect des principes ESG est au cœur des préoccupations d’Axium et lui permet d’offrir à ses employés un environnement de travail durable. Une gamme complète d’avantages sociaux est offerte aux employés permanents : assurances, fonds de pension, horaire flexible, télétravail (jusqu'à 2 jours par semaine), remboursement du titre de transport, programme pour l’activité physique et bien plus !

Sous la responsabilité de la Gestionnaire, administration, le ou la Responsable de l'administration occupe un rôle central à l'intersection des fonctions administratives et du soutien exécutif. Cette personne assure le leadership de l'équipe administrative, optimise les processus et veille à la prestation d'un service exemplaire.

Supervision de l’équipe:

• Superviser l’équipe administrative répartie entre Montréal et New York, coordonner les priorités et assurer une prestation de services cohérente ;
• Gérer les absences, la relève, les demandes de congé et la continuité des opérations ;
• Définir les objectifs, réaliser les évaluations de performance et soutenir le développement des membres de l’équipe.

Soutien administratif et à la direction:

• Fournir un soutien administratif à certains membres de la haute direction, notamment pour la gestion des voyages, des comptes de dépenses et des demandes ponctuelles ;
• Assurer, en rotation, la gestion de la boîte de signatures et le suivi des demandes ;
• Gérer le programme de voyages corporatifs, incluant les relations avec les fournisseurs, la négociation des ententes tarifaires, le soutien aux employés et l’optimisation des pratiques et processus ;
• Participer à divers projets administratifs et assumer toute autre responsabilité connexe.

Gestion des locaux:

• Assurer la gestion des bureaux, incluant les baux, les fournisseurs, l’entretien, les projets d’aménagement et les travaux ;
• Préparer et suivre les budgets liés aux bureaux ;
• Maintenir des relations efficaces avec les propriétaires, fournisseurs et partenaires, négocier les renouvellements et assurer le suivi des engagements contractuels.
• Détenir un diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, en gestion, en bureautique, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience ;
• Posséder au moins sept (7) ans d’expérience pertinente en administration, dont 2 ans d’expérience en supervision d’équipe et en soutien à des membres de la haute direction ;
• Avoir de l’expérience en gestion de bureaux, de fournisseurs, de budgets et de voyages corporatifs (un atout).

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Leadership mobilisateur, jugement, tact et capacité à accompagner une équipe multisite ;
• Sens aigu de l’organisation, rigueur, autonomie et excellente gestion des priorités ;
• Orientation service, approche proactive et capacité à résoudre des situations complexes ;
• Discrétion, professionnalisme et aisance à traiter des renseignements confidentiels ;
• Habiletés en négociation, gestion de fournisseurs, suivi budgétaire et amélioration continue ;
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et approche collaborative ;
• Maîtrise des applications Microsoft 365 (Excel, Word, Teams, Outlook, SharePoint, Power Point) ;
• Connaissance de SAP Concur, un atout important ;
• À l’aise dans une entreprise en croissance ;
• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais) afin d’être en mesure de transiger quotidiennement avec nos collègues des bureaux à l'extérieur du Québec ainsi qu’avec nos partenaires externes répartis à travers le Canada, les États-Unis et à l’international.