Réceptionnist(e) / Receptionist

Keywords Studios

Montreal (administrative region)

On-site

CAD 26,000 - 29,000

Full time

3 days ago

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Benefits offered by this job

Horaires flexibles

RRE contributions (REER)

Partenariats avec STM, Telus et BIXI

Assistance aux employés

5 jours personnels par an

Webinaires et activités sociales

Job summary

Keywords Studios Montréal recherche une réceptionniste pour rejoindre l'équipe des installations et assurer les tâches administratives et l'accueil.

Rattachée au Workplace Manager, la personne gère le courrier, les appels, les livraisons et la coordination des salles, avec une attitude professionnelle et proactive.

Qualifications

1 an d'expérience dans le service client ou un rôle administratif
Parfaitement bilingue FR/EN à l'oral et à l'écrit
Capacité à hiérarchiser et gérer plusieurs tâches
Excellentes compétences en communication et relationnelles
Esprit d'équipe et flexibilité pour un accueil professionnel

Responsibilities

Assurer un service à la clientèle proactif et le traitement rapide des demandes
Réceptionner et distribuer le courrier
Répondre et faire suivre les appels téléphoniques de manière professionnelle
Collaborer avec le service TI pour les livraisons et envois nationaux/internationaux
Gérer l'inventaire et le réapprovisionnement du bureau
Accueillir visiteurs et employés avec une attitude professionnelle
Préparer et modifier des documents et de la correspondance
Assurer la présentation de la réception et les fournitures
Contribuer à la sécurité du studio selon les procédures
Aider à la préparation des comptes de dépenses
Coordonner les réservations de salles et les détails liés
Soutenir le Workplace Manager sur divers projets

Skills

Customer service

Bilingual FR/EN

Education

Post-secondary education

Tools

Google Workspace

Job description

Keywords Studios Montréal est à la recherche d' un(e) réceptionniste pour rejoindre notre équipe des installations.

En tant que membre du service des installations, le ou la réceptionniste doit effectuer une multitude de tâches administratives et de bureau liées aux opérations de la réception, à assister le gestionnaire du lieu de travail (Workplace Manager) dans les tâches de gestion du bureau, au besoin, et à jouer un rôle crucial pour donner une bonne première impression de l'entreprise.

Tâches quotidiennes

Assurer un service à la clientèle proactif et le traitement rapide de toutes les demandes de soutien envoyées à l'équipe des installations;
Recevoir et distribuer le courrier aux départements appropriés;
Répondre et faire suite aux appels téléphoniques ou messages (internes/externes) de manière prompte et professionnelle;
Coordonner avec le service des TI la communication et la coordination des livraisons d'équipement pour nos employés en télétravail, ainsi que tout envoi national ou international entre nos studios, à partir du bureau de Montréal;
Gérer l'inventaire pour les besoins du bureau et se charger du réapprovisionnement;
Accueillir et assister rapidement tous les visiteurs et employés avec une attitude professionnelle, positive et enthousiaste;
Préparer et modifier régulièrement des documents, y compris la correspondance;
Assurer la présentation irréprochable de la réception et la disponibilité de toutes les fournitures de bureau nécessaires;
Soutenir le gestionnaire du lieu de travail dans la gestion de la sécurité du studio en assurant le respect des procédures de sécurité;
Aider à la préparation des comptes de dépenses de l'équipe des installations;
Coordonner la réservation des salles de réunion et toute autres tâches en lien avec ces réservations (accueil des invités, demandes de boissons ou nourriture, etc.);
Assister le gestionnaire des installations dans divers projets ou tâches, au besoin.

Description

Keywords Studios Montreal is looking for a Receptionist to join our Facilities Team. As part of Facilities Services, the Receptionist role performs an extensive array of administrative and clerical tasks related to front desk operations, assists the Workplace Manager with management duties of the site as needed and plays a crucial role in the organization of the first Impression.

Daily Tasks

Ensure proactive customer service and timely processing of all Facilities Support requests;
Receive and dispatch incoming mail to the appropriate departments;
Promptly answers and handles all phone calls and messages (external/internal) in a professional manner;
Coordinate with the IT department to communicate and coordinate equipment deliveries for our work from home employees as well as any national or international shipments between our studios from the Montreal office;
Restock and manage inventory for facility needs;
Promptly greet and assist all visitors and employees with a professional, positive, and enthusiastic attitude;
Regularly prepare and modify documents including correspondence;
Ensure front desk tidiness and availability of all necessary office stationeries;
Assist Workplace Manager in the management of studio security by following safety & security procedures;
Assist in completing expense reports;
Coordinate meeting room bookings and other tasks related to these booking (guest check-in, F&B requests, etc.);
Assist Workplace Manager with various projects or tasks as needed.

Qualifications requises

Minimum d’un (1) an d'expérience dans le service à la clientèle ou un rôle administratif;
Études supérieures (post-secondaires) préférables;
Parfaitement bilingue, français et anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
Capacité à hiérarchiser et mener à bien de multiples tâches;
Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles pour interagir efficacement dans une variété d'environnements, avec des personnes et des besoins variés;
Bon esprit d'équipe, avenant(e), et capable de démontrer une attitude aussi professionnelle qu'accueillante;
Solides compétences en administration, en résolution de problèmes et en organisation;
Capacité à travailler de façon autonome;
Capacité d'apprentissage de nouveaux logiciels;
Connaissances intermédiaires de la Suite Google (Gmail, Gchat, Drive, etc.);
Une formation de premiers secours, un atout.

Requirements

One (1) year minimum support clerk/administrative/customer service experience
Post-secondary education preferred
Fully Bilingual, French/English speaking and writing
Ability to prioritize and manage multiple assignments
Excellent communication and interpersonal skills to deal effectively with a variety of environments, people and needs
A friendly Team player, professional, easily accessible, with an approachable demeanor
Strong administrative, problem solving and organizational skills
Self-direction and the ability to work un-supervised
Ability to learn new software systems
Intermediate knowledge of Google Workplace Suite and applications
First aid responder course is desirable

Avantages

Nos employés sont notre ressource la plus précieuse. Nous souhaitons leur offrir un milieu de travail où ils se sentent bien, valorisés et soutenus. C’est pourquoi nous proposons une rémunération compétitive selon les compétences et l’expérience, de beaux avantages sociaux, un bon équilibre travail-vie personnelle et surtout, une ambiance de travail décontractée, positive et agréable!

18,75 $/h à 21 $/h, selon l’expérience
Horaire de travail flexible
Contributions au REER
Partenariats avec la STM, Telus et BIXI, (et autres)
Programme d’aide aux employés
5 journées personnelles rémunérées par année
Webinaires, activités sociales virtuelles, etc.

Benefits

Our employees are our most valuable resource; therefore, we provide them with a competitive compensation package commensurate with skills and experience, excellent benefits, high level of job satisfaction and a causal and fun work environment.