Réceptionniste, agent(e) administrative

Les YMCA du Québec; Montreal; On-site; CAD 38,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

PAEF

Accès aux installations sportives

Assurances collectives

Télémédecine (Lumino Santé)

Épargne-retraite

Jours de congé annuels et congés bien‑

Congés maladie et bien-être

70 heures de congé

Job summary

YMCA Centre-Ville à Montréal recherche un(e) réceptionniste et agent(e) administratif(ve) au Programme de travaux compensatoires. Vous accueillerez les visiteurs, filtrerez les appels et orienterez les demandeurs.

Sous la supervision de la coordination, vous gérerez les calendriers, assurerez le suivi des rendez-vous et contribuerez à l’entrée des données, au tri du courrier et à la tenue des dossiers.

Qualifications

• Expérience dans le service à la clientèle et l’administration.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Anglais intermédiaire nécessaire.
• Bonne rigueur et souci du détail.

Responsibilities

• Accueillir les personnes à la réception.
• Gérer les calendriers de rendez-vous des conseillers.
• Veiller aux appels de confirmation de rendez-vous.
• Gérer la prise de rendez-vous et le processus d’appel 72 heures.
• Effectuer les appels de suivi des participants absentés.
• Répondre aux demandes téléphoniques et par courriel et transmettre les messages.
• Tenir des statistiques sur les dossiers reçus et entrer les demandes dans le système.
• Trier le courrier et le distribuer; gérer les dossiers entrants/sortants vers d’autres juridictions.
• Participer aux réunions d’équipe et effectuer d’autres tâches connexes.

Skills

Service à la clientèle

Administration

Français (écrit)

Anglais (intermédiaire)

Job description

Réceptionniste, agent(e) administrative au Programme de travaux compensatoires

Emplacement : YMCA Centre-Ville

Statut : 38 200$ à 43 000$ par année selon l'expérience

Horaire de travail : 35h par semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Sous la supervision de la coordination du Programme de travaux compensatoires (PTC), le ou la titulaire est responsable de répondre, filtrer et acheminer tous les appels entrants et de fournir des renseignements généraux. L'agent.e administratif.ve est également responsable de de la gestion administrative et cléricale de l’ensemble des dossiers des participants.

Le défi que nous vous propose

• Accueillir les personnes se présentant à la réception.
• Responsable de la gestion des calendriers de rendez-vous des conseillers.
• Veiller aux appels de confirmation de rendez-vous
• Gérer la prise de rendez-vous et le processus d’appel 72 heures
• Effectuer les appels de suivi des participants qui ont été absents à leur rendez-vous.
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courriel et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• Tenir des statistiques sur le nombre de dossiers reçus
• Effectuer l’entrée de données de toute nouvelle demande de service dans le système informatique.
• Responsable de trier le courrier postal entrant et de le distribuer aux destinataires
• Assumer la responsabilité de la gestion des dossiers entrant et sortant vers d’autres juridictions.
• Participer aux réunions d’équipe.
• S’assurer de la tenue des notes évolutives des dossiers
• Remplacer la réceptionniste pendant ses absences.
• Toutes autres tâches connexes.
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur.

Quelques bonnes raisons de vous joindre au YMCA

En vous joignant à notre équipe, vous découvrirez un milieu où l’entraide et la collaboration sont au cœur des activités. Contribuer au sein de nos équipes, c’est d’abord et avant tout avoir la possibilité :

• de développer votre expertise;
• de côtoyer des experts et expertes passionné.e.s;
• d’avoir un impact social positif;
• de travailler avec de multiples partenaires engagés;
• de créer un véritable changement dans la vie des gens;
• d’avoir l’autonomie suffisante pour relever des défis stimulants

Nos avantages

• Accès à un Programme d’aide aux employé.e.s et à la famille (PAEF).
• Abonnement gratuit à nos installations sportives et des rabais employé.e.s sur plusieurs programmes et services.
• Programme d’assurances collectives qui couvre entre autres : frais médicaux, frais dentaire, médicaments, assurance vie et couverture de services professionnels, comme la massothérapie, la psychologie, la physiothérapie, la naturopathie et plus.
• Nous mettons à votre disposition un service de télémédecine, Lumino Santé, grâce à Dialogue.
• Notre régime d'épargne-retraite vous permet de contribuer 5% de vos revenus, et nous versons une cotisation équivalente.
• En plus de vacances annuelles, nous vous offrons des jours de congé non seulement pour la maladie, mais aussi pour votre bien-être et vos obligations familiales.
• Vous bénéficiez d'une banque de congé de 70 heures, disponible après la période de probation.

La personne que nous recherchons

Afin de mener à bien sa mission, l’agent.e devrait:

• Posséder de l’expérience dans le domaine du service à la clientèle et administration;
• Avoir de l'expérience avec une clientèle vulnérable;
• Maitriser le français à l’oral ainsi qu’à l’écrit;
• Maitriser l'anglais intermédiaire : l'employé.e aura à communiquer en anglais à l'orale et à l'écrit sur une base régulière en raison de la clientèle;
• Faire preuve de rigueur et d’une grande attention aux détails;
• N'avoir aucun empêchement judiciaire en lien avec l'emploi.