Personal Assistant

Blackwells Capital; Montreal; Remote; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

A leading company specializing in financial intelligence seeks a highly organized Personal Assistant to support the Chief Science Officer. The role involves office management, executive support, and requires significant travel. Ideal candidates will have extensive experience, strong organizational skills, and be bilingual in French and English.

Qualifications

• 5+ years of executive assistant experience.
• Ability to work in a fast-paced environment.
• Bilingual in French and English.

Responsibilities

• Manage the CSO’s calendar and travel arrangements.
• Provide core administrative support.
• Coordinate office meetings and maintain daily operations.

Skills

Organization

Time Management

Communication

Education

Bachelor's degree

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

Job description

About Project B

Project B is a company specializing in financial intelligence, developing internal tools and AI-based solutions to analyze and leverage data innovatively.

Job Description

Project B is looking for a highly organized Personal Assistant to join our young, dynamic team. This role will provide office management support and assistance to the Chief Science Officer.The ideal candidate has deep experience supporting executive management and can adapt quickly to a fast-paced work environment. The candidate should be a team player, detail-oriented, time efficient, resourceful, and complete tasks independently with little direction. This role will require you to travel a minimum of 120 calendar days per year with a minimum notice of 2 weeks.

Main Responsibilities

• Answer and direct phones

• Actively manage the CSO’s calendar

• Run personal errands as needed for the CSO

• Provide core administrative support such as processing mailings and shipments, printing, scanning, and faxing.

• Coordinate Executives’ and employee travel arrangement including airline reservations, hotel accommodations, and car service arrangements

• Maintain department equipment (fax machines, copiers, printers, phones, etc.)

• Coordinate office meetings, conferences, and events

• Maintain the day to day operations of the office

• Produce letters, presentations reports as necessary

• Other projects as assigned

Job Requirements

• 5+ years’ executive assistant experience or in related administrative job

• Bachelor's degree

• Ability to perform in fast-paced work environment and interact with Executives in demanding conditions

• Strong Microsoft Word, Excel, Outlook, and Teams experience

• Excellent organization skills

• Strong time management skills; ability to multi-task and prioritize numerous tasks

• Ability to effectively communicate with individuals of all levels

• High level of professionalism with the ability to maintain confidential information

• Excellent communication both in written correspondence and in verbal; phone manner

• Bilingualism (French and English).

If this position interests you, please send us your resume and a cover letter, including your availability and salary expectations, at [e-mail]

Job Type: Full Time

Work Location: Remote

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Assistant(e) personnel(le)

Project B

Project B est une entreprise spécialisée en intelligence financière, qui conçoit des outils internes et des solutions fondées sur l’intelligence artificielle pour analyser et exploiter les données de façon innovante.

Description du poste

Project B est à la recherche d’un(e) assistant(e) personnel(le) rigoureux(se) et bien organisé(e) pour intégrer notre équipe jeune et dynamique. Ce poste combine des responsabilités de gestion administrative du bureau et un soutien direct au Chief Science Officer (CSO). Le/la candidat(e) recherché(e) possède une expérience confirmée dans le soutien aux cadres dirigeants et sait s’adapter aisément à un environnement de travail exigeant. Il/elle fait preuve de collaboration, de rigueur, d’organisation, d’autonomie et de réactivité. Le poste implique un minimum de 120 jours de déplacement par an, avec un préavis d’au moins deux semaines.

Responsabilités principales :

• Répondre au téléphone et transférer les appels

• Gérer activement l’agenda du CSO

• Effectuer des courses personnelles pour le CSO au besoin

• Fournir un soutien administratif de base : envois postaux, impressions, numérisations, télécopies

• Organiser les déplacements des cadres et des employés : réservations d’avions, hôtels, services de transport

• Assurer la maintenance des équipements du bureau (fax, imprimantes, téléphones, etc.)

• Coordonner les réunions, conférences et événements du bureau

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau

• Rédiger des courriers, présentations et rapports

• Gérer d’autres projets au besoin

Exigences du poste:

• Au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou dans une fonction administrative équivalente

• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique et à collaborer avec des cadres dirigeants dans des contextes exigeants

• Maîtrise des outils Microsoft : Word, Excel, Outlook et Teams

• Solides compétences organisationnelles

• Excellente gestion du temps, avec une aptitude à jongler entre plusieurs tâches et à définir les priorités

• Aisance à communiquer avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques

• Grand professionnalisme et discrétion dans la gestion d’informations sensibles

• Excellente communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, y compris au téléphone

• Bilinguisme (français et anglais).

Si ce poste vous intéresse, merci de nous envoyer votre CV accompagné d’une lettre de motivation précisant votre disponibilité ainsi que vos attentes salariales à l’adresse suivante : [e-mail].

Type de poste : Temps plein

Lieu de travail : Télétravail