Office Operations Coordinator/Coordonnateur des opérations de bureau

World Anti-Doping Agency; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

The World Anti-Doping Agency is seeking an Office Operations Coordinator for their Montreal headquarters. This full-time position will play a critical role in ensuring seamless office operations, supporting health and safety teams, and managing the logistics of various office-related duties. Candidates should have at least two years of relevant experience, proficiency in MS Office Suite, and strong communication skills in both English and French, reflecting WADA's commitment to diversity and excellence.

Benefits

Competitive Benefits Package

Qualifications

• Minimum of two years' experience in a similar position.
• First aid certification required (training will be provided).
• Excellent oral and written skills in English and French.

Responsibilities

• Coordinate and assign all CSS support requests.
• Response to calls/queries and manage visitor access.
• Manage mobile phone pool and coordinate logistics for meetings.

Skills

Communication

Interpersonal skills

Time-management

Proactive

Resourceful

Tools

SharePoint

MS Office Suite

Excel

Financial systems

Job description

Voir la version française à la suite de la version en anglais

Office Operations Coordinator

Group: Corporate Services and Sustainability (CSS) - Office Operations Unit

Reports to: Office Manager, Corporate Services and Sustainability

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 11 July 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Reporting to the Office Manager the Office Operations Coordinator will work closely with other CSS team members to ensure seamless office operations across all WADA offices globally. The Office Operations Coordinator is a key member of Health and Safety/First Aiders Team and is a requirement of their full-time presence at Montreal HQ;

This role is required to be present in the office on a full-time basis, there is no possibility for remote work.

KEY RESPONSIBILITIES

• Responsible for the coordination and assignment of all CSS support requests received (CSS ticket system JIRA/ServiceNow);
• Responsible for responding to calls/queries, provide general information/instructions as necessary and/or redirect to relevant colleague/department; immediately action service tickets, queries or issues regarding office access, lockers etc;
• Ensure registration to access the premises is completed by employees and guests according to WADA policy and procedure. Alert relevant colleagues of visitor arrivals, greet guests, as provide visitor’s badge as applicable;
• Ensure employees onsite have checked in to the desk reservation system; follow up and/or action as necessary;
• Promptly notify Office Manager of any security or emergency issues; escalate to DCSS as required;
• Key and security card activation / de-activation (distribution/collection, maintaining accurate records and regularly perform scheduled security card audits); Inform IT of required updates to email distribution lists;
• Responsible for mail distribution, as well as local and international shipping and deliveries, and customs matters (international); Assist with shipment preparation and packaging including reception and validation of deliveries;
• Manage mobile phone pool. Prepare and coordinate mobile phone requests (temporary and permanent assignments), ensure roaming packages are applied and must reconcile with travel form requests and monthly invoice.
• Coordinate and support logistics of meetings, events or office visits organized by other WADA departments;
  • Liaises with departments on guest announcements to display on monitors across the office, coordinates posting with IT;
• Coordinate resolution of and/or escalate any maintenance or operational issues, such as garbage disposal, HVAC, lighting, plumbing, electrical, HVAC, carpet cleaning, security, locksmith, shredding etc.;
• Responsible for the inventory and procurement of stationary, coffee station, cleaning/maintenance and office supplies;
• Responsible to prepare corporate gift requests received from other departments. Keeps Coordinator CSS updated of depletion for inventory tracking.

Other responsibilities (includes but is not limited to):

• Daily start-up (turn on lights, start coffee machines, stock fridges etc.), and inspect space for any issues that may have occurred overnight/over the weekend (i.e. flooding, breakages etc.);
• Conduct frequent/multiple daily verifications of the beverage areas on 16th and 17th floors and clean/maintain as required throughout the day; report any issues to the Office Manager immediately;
• Key member of the First Aiders/Evacuation Team. May be required to provide first aid, administer oxygen, and operate an AED;
• Update IT assets in BambooHR and obtain employee digital acknowledgement;
• Supports planning and coordination of WADA community celebrations/events; significant days and which could include social responsibility activities such as “days of service” and other charity/community events;
• Assist with meeting room bookings and/or desk reservations (if needed), resolving minor conflicts;
• Ensures statutory holiday and office closure messages on the phone system, are applied timely;
• Coordinate gifts for employee life events, as necessary;
• Maintain a clean, organized front desk and guest area, creating a professional and welcoming environment;
• Act as a back-up for certain activities in the absence of the Coordinator, CSS;
• Support onboarding and offboarding activities, as required;
• Other tasks or projects as requested by Office Manager or Director, Corporate Services and Sustainability.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Minimum of two years' experience in a similar position;
  
• Excellent communication, interpersonal skills;
• Strong time-management skills required;
• Able to manage a varied workload and work under pressure efficiently;
• Proactive and resourceful;
• Professional, discreet and courteous;
• Experience with SharePoint and MS Office Suite, Excel in particular, required;
• Knowledge of financial systems (i.e. Concur and Microsoft Business Central) an asset;
• Ability to work in a fast-paced environment, multi-task, prioritize, and meet deadlines;
• Work effectively as a team member, sharing responsibility, providing support, and maintaining fluid communications. Ability to work independently.
• Ability to work with and establish strong working relationships and rapport with staff at all levels of the organization;
• May be required to lift, and transport loads of up to 10 kg; or push and pull heavier loads;
• First aid certification required (training will be provided); may be required to provide first aid, administer oxygen, and operate an AED;
• Availability and flexibility to work extended hours during peak periods;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language. Additional languages are an asset;
  
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision:WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us:WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders.WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner.WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Coordonnateur des opérations de bureau

Groupe: Services corporatifs et développement durable (SCDD) - Unité des opérations de bureau

Supérieur: Responsable de bureau, Services corporatifs et développements durables

Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 11 juillet 2025

QUI SOMMES-NOUS

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendantepour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation ; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Sous la responsabilité du responsable de bureau, le coordonnateur des opérations de bureau travaillera en étroite collaboration avec d’autres membres de l’équipe SCDD afin d’assurer le bon déroulement des opérations dans tous les bureaux de l’AMA à travers le monde. Le coordonnateur des opérations de bureau est un membre clé de l’équipe de santé et sécurité/premiers secours et sa présence à temps plein au siège de Montréal est requise.

Le titulaire de ce poste doit être présent au bureau à temps plein, il n'y a pas de possibilité de télétravail.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

• Responsable de la coordination et de l'attribution de toutes les demandes d'assistance reçues par le SCDD (système de tickets SCDD JIRA/ServiceNow);
• Répondre aux appels/requêtes, fournir des informations/instructions générales si nécessaire et/ou rediriger vers le collègue/service concerné ; traiter immédiatement les tickets de service, les questions ou les problèmes concernant l'accès aux bureaux, les casiers, etc.;
• S'assurer que les employés et les invités s'inscrivent pour accéder aux locaux conformément à la politique et aux procédures de l'AMA. Prévenir les collègues concernés de l'arrivée des visiteurs, accueillir les invités et leur remettre un badge le cas échéant;
• S'assurer que les employés sur place se sont enregistrés dans le système de réservation des bureaux ; assurer le suivi et/ou prendre les mesures nécessaires;
• Avertir rapidement le responsable de bureau de tout problème de sécurité ou d'urgence ; transmettre le cas échéant à la directrice, SCDD si nécessaire;
• Activation/désactivation des clés et des cartes de sécurité (distribution/collecte, tenue de registres précis et audits réguliers des cartes de sécurité); informer l'équipe TI des mises à jour nécessaires des listes de distribution de courrier électronique;
• Responsable de la distribution du courrier, ainsi que des expéditions et livraisons locales et internationales, et des questions douanières (internationales);
• Gérer le parc de téléphones portables. Préparer et coordonner les demandes de téléphones portables (affectations temporaires et permanentes), s'assurer que les forfaits d'itinérance sont appliqués et doivent être rapprochés des demandes de formulaires de voyage et de la facture mensuelle.
• Coordonner et soutenir la logistique des réunions, des événements ou des visites de bureaux organisés par d'autres départements de l'AMA;
  • Assurer la liaison avec les départements en ce qui concerne les annonces d'invités à afficher sur les écrans du bureau, et coordonner l'affichage avec les TI;
• Coordonner la résolution et/ou signaler les problèmes de maintenance ou d'exploitation, tels que l'évacuation des ordures, le chauffage, la ventilation et la climatisation, l'éclairage, la plomberie, l'électricité, le nettoyage des moquettes, la sécurité, la serrurerie, le déchiquetage, etc.;
• Responsable de l'inventaire et de l'approvisionnement en fournitures de bureau, de la station de café, du nettoyage/de l'entretien et des fournitures de bureau;
• Responsable de la préparation des demandes de cadeaux d'entreprise reçues des autres départements.Tenir le coordonnateur, SCDD informé de l'épuisement des stocks pour le suivi de l'inventaire.

Autres responsabilités (incluant sans s'y limiter):

• Démarrage quotidien (allumage des lumières, démarrage des machines à cafés, remplissage des réfrigérateurs, etc.) et inspection des locaux pour détecter tout problème surveu pendant la nuit ou la fin de semaine (inondations, bris, etc.);
• Effectuer des vérifications quotidiennes fréquentes/multiples des espaces des boissons des 16e et 17e étages et les nettoyer/entretenir au besoin tout au long de la journée; signaler immédiatement tout problème au responsable de bureau;
• Membre clé de l'équipe de premiers secours/évacuation. Peut être amené à prodiguer les premiers soins, à administrer de l'oxygène et à faire fonctionner un défibrillateur externe automatisé DEA;
• Mettre à jour les actifs informatiques dans BambooHR et obtenir l’accusé de réception numérique des employés;
• Participer à la planification et à la coordination des célébrations/événements communautaires de l'AMA, notamment les journées importantes pouvant inclure des activités de responsabilité sociale telles que des "journées de service" et d'autres événements caritatifs/communautaires;
• Participer à la réservation des salles de réunion et/ou des bureaux (si nécessaire), en résoudre les conflits mineurs;
• Veiller à ce que les messages relatifs aux jours fériés et à la fermeture des bureaux soient affichés dans un délai raisonnable sur le système téléphonique;
• Coordonner les cadeaux pour les événements de la vie des employés, si nécessaire;
• Maintenir la propreté et l'organisation de la réception et de l'espace réservé aux invités, afin de créer un environnement professionnel et accueillant;
• Assurer le remplacement pour certaines activités en l'absence du coordonnateur, CSS;
• Soutenir les activités d'intégration et de départ, le cas échéant;
• Effectuer d’autres tâches ou projets à la demande du responsable de bureau ou de la directrice des services corporatifs et du développement durable.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Minimum de deux ans d’expérience dans un poste similaire;
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles;
• Solides compétences en matière de gestion du temps sont requises;
• Capacité à gérer une charge de travail variée et à travailler efficacement sous pression;
• Proactivité et débrouillardise;
• Professionnel, discret et courtois;
• Expérience avec SharePoint et de la suite MS Office, en particulier avec Excel;
• Connaissance des systèmes financiers (i.e. Concur et Microsoft Business Central) un atout;
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique, à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à respecter les délais;
• Capacité à travailler efficacement en équipe, à partager les responsabilités, à fournir un soutien et à maintenir une communication fluide. Capacité à travailler de manière autonome;
• Capacité à collaborer et à établir de solides relations de travail et à établir des rapports avec le personnel à tous les niveaux de l'organisation;
• Il peut être nécessaire de soulever et de transporter des charges allant jusqu'à 10 kg, ou de pousser et de tirer des charges plus lourdes;
• Certification en premiers secours requise (une formation sera offerte); peut être nécessaire de prodiguer les premiers secours, d'administrer de l'oxygène et de faire fonctionner un défibrillateur externe automatisé DEA;
• Disponibilité et flexibilité pour travailler des heures prolongées pendant les périodes de pointe;
• Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; D'autres langues sont un atout;
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport);
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.
  

Vision:La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission:La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

À propos de nous:Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, l’Agence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.