Directrice adjointe – Administration

Engagés; Sainte-Anne-de-Bellevue; Hybrid; CAD 48,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite RRFS-GCF

3 semaines de vacances après 1 an; 4.s

Job summary

La CIAFT recherche une directrice adjointe – administration pour assurer la gestion financière et administrative de l’organisme. Sous la supervision de la directrice générale, vous coordonnez le budget, les contrats et les systèmes internes, tout en veillant à la reddition de comptes et à la conformité des ententes avec les bailleurs.

Vous assurez aussi la gestionRH et la paie, et collaborez avec l’équipe pour optimiser les procédures administratives et la sécurité informatique.

Qualifications

• Baccalauréat en administration, comptabilité ou domaine pertinent; expérience équivalente considérée.
• Minimum de 4 ans d’expérience en gestion administrative et financière, idéalement en milieu associatif.
• Connaissance des obligations OBNL au Québec et maîtrise d’Excel.

Responsibilities

• Superviser et coordonner les activités comptables et financières.
• Gérer les ententes financières et les relations avec les bailleurs de fonds.
• Assurer la gestion des dossiers du personnel et des politiques RH.
• Gérer les contrats, les fournisseurs et les assurances.
• Veiller à la sécurité informatique et à l’inventaire des systèmes.

Skills

Microsoft 365

Excel

Comptabilité Simple Comptable

Sécurité informatique basique

Organisation

Rigueur

Français courant

Education

Baccalauréat en administration / comptabilité / gestion d’organisme à but non lucratif

Tools

Zeffy CRM

Simple Comptable

Job description

SOMMAIRE DU POSTE – Directrice adjointe – Administration

Relevant de la directrice générale, la directrice adjointe – administration assure la gestion administrative et financière du CIAFT. Elle veille à la conformité des ententes financières et de la reddition de comptes, à la bonne gestion des contrats et des systèmes internes, et supervise en collaboration avec la directrice générale le travail de l’adjointe à la comptabilité.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Comptabilité et finances

• Coordonner les travaux de vérification comptable avec les auditeurs externes et soutenir la préparation du budget annuel et son suivi;
• Maintenir des contrôles financiers internes rigoureux;
• Participer à une rencontre budgétaire mensuelle avec la directrice générale et l’adjointe à la comptabilité.

Ententes financières et relations avec les bailleurs de fonds et les gouvernements (en collaboration avec la directrice générale)

• Gérer l’ensemble des ententes financières de l’organisme, le respect des obligations associées et en assurer le suivi (échéances, versements, obligations contractuelles);
• Assurer les communications administratives et financières avec les bailleurs de fonds;
• Superviser la reddition de comptes des responsables de projet sur le plan de la conformité administrative et financière;
• Soutenir les membres de l’équipe dans la préparation des demandes de financement, notamment sur les aspects budgétaires et administratifs.
• Assurer la conformité de l’organisme aux exigences légales et réglementaires applicables.

Ressources humaines

• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel (contrats, avantages sociaux, absences, dossiers d’employées);
• Soutenir la direction générale dans l’application des politiques et pratiques en ressources humaines;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques administratives et opérationnelles de l’organisme;
• Superviser le processus de paie et assurer la gestion du dossier d’assurance collective.

Gestion administrative générale

• Superviser la gestion administrative courante de l’organisme (fournisseurs, assurances, contrats de services);
• Négocier, rédiger et suivre les contrats avec les fournisseurs et les personnes-ressources;
• Maintenir un registre des contrats en vigueur et assurer le suivi des échéances et des renouvellements;
• Assumer toute autre responsabilité connexe requise par la direction générale.

Technologies de l’information et les outils numériques

• Superviser la sécurité et l’inventaire des systèmes informatiques, évaluer le fonctionnement actuel et recommander un plan d’action, et assurer la liaison avec les fournisseurs externes.
• Assurer la liaison avec la ressource externe responsable du site web, et assumer la responsabilité de la plateforme CRM (Zeffy).

Qualifications

• Baccalauréat en administration, en comptabilité, en gestion d’organisme à but non lucratif ou dans un domaine pertinent; toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée;
• Minimum de 4 ans d’expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans le milieu communautaire ou associatif québécois, incluant la gestion d’ententes de financement et de relations avec des bailleurs de fonds;
• Connaissance des obligations gouvernementales applicables aux OBNL au Québec;
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365, Excel), aisance avec le logiciel comptable Simple Comptable et connaissance de base des enjeux de sécurité informatique;
• Excellentes capacités organisationnelles, rigueur et souci du détail; bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Adhésion aux valeurs féministes et à la mission du CIAFT, et aptitude marquée pour le travail d’équipe et la contribution à un climat de travail sain.

CONDITIONS

• Montréal;
• 28 heures par semaine; poste non syndiqué dans un organisme syndiqué;
• Télétravail un jour par semaine (lundi);
• Salaire entre 34,94 $ à 43,27 $ de l’heure, selon l’expérience;
• Assurances collectives; Régime de retraite RRFS-GCF; Trois semaines de vacances après un an. Quatre semaines après 2 ans.