Directrice adjointe – Administration

Conseil d’intervention pour l’accès des femmes au travail; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 48,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite RRFS-GCF

Congés annuels: 3 semaines après 1 an,

4 semaines après 2 ans

Job summary

Conseil d’intervention pour l’accès des femmes au travail recherche une Directrice adjointe – administration à Montréal. Vous assurerez la gestion administrative et financière, la conformité des ententes et la reddition de comptes, et superviserez les relations avec les bailleurs de fonds.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la directrice générale et l’adjointe à la comptabilité, gérerez les contrats et les systèmes internes, et soutiendrez le site web et le CRM (Zeffy).

Qualifications

• Baccalauréat en administration, en comptabilité, en gestion d’organisme à but non lucratif ou domaine pertinent; toute combinaison jugée équivalente.

Responsibilities

• Coordonner les travaux de vérification comptable avec les auditeurs externes et soutenir la préparation du budget annuel et son suivi.

Skills

Gestion administrative

Gestion financière

Connaissance des obligations OBNL

Maîtrise outils bureautiques

Sécurité informatique

Français écrit et oral

Education

Baccalauréat en administration/comptabilité/gestion d’OBNL

Tools

Microsoft 365

Excel

Simple Comptable

Job description

SOMMAIRE DU POSTE – Directrice adjointe – Administration

Relevant de la directrice générale, la directrice adjointe – administration assure la gestion administrative et financière du CIAFT. Elle veille à la conformité des ententes financières et de la reddition de comptes, à la bonne gestion des contrats et des systèmes internes, et supervise en collaboration avec la directrice générale le travail de l’adjointe à la comptabilité.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Comptabilité et finances

• Coordonner les travaux de vérification comptable avec les auditeurs externes et soutenir la préparation du budget annuel et son suivi;
• Maintenir des contrôles financiers internes rigoureux;
• Participer à une rencontre budgétaire mensuelle avec la directrice générale et l’adjointe à la comptabilité.

Ententes financières et relations avec les bailleurs de fonds et les gouvernements (en collaboration avec la directrice générale)

• Gérer l’ensemble des ententes financières de l’organisme, le respect des obligations associées et en assurer le suivi (échéances, versements, obligations contractuelles);
• Assurer les communications administratives et financières avec les bailleurs de fonds;
• Superviser la reddition de comptes des responsables de projet sur le plan de la conformité administrative et financière;
• Soutenir les membres de l’équipe dans la préparation des demandes de financement, notamment sur les aspects budgétaires et administratifs.
• Assurer la conformité de l’organisme aux exigences légales et réglementaires applicables.

Ressources humaines

• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel (contrats, avantages sociaux, absences, dossiers d’employées);
• Soutenir la direction générale dans l’application des politiques et pratiques en ressources humaines;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques administratives et opérationnelles de l’organisme;
• Superviser le processus de paie et assurer la gestion du dossier d’assurance collective.

Gestion administrative générale

• Superviser la gestion administrative courante de l’organisme (fournisseurs, assurances, contrats de services);
• Négocier, rédiger et suivre les contrats avec les fournisseurs et les personnes-ressources;
• Maintenir un registre des contrats en vigueur et assurer le suivi des échéances et des renouvellements;
• Assumer toute autre responsabilité connexe requise par la direction générale.

Technologies de l’information et les outils numériques

• Superviser la sécurité et l’inventaire des systèmes informatiques, évaluer le fonctionnement actuel et recommander un plan d’action, et assurer la liaison avec les fournisseurs externes.
• Assurer la liaison avec la ressource externe responsable du site web, et assumer la responsabilité de la plateforme CRM (Zeffy).

QUALIFICATIONS

• Baccalauréat en administration, en comptabilité, en gestion d’organisme à but non lucratif ou dans un domaine pertinent; toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée;
• Minimum de 4 ans d’expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans le milieu communautaire ou associatif québécois, incluant la gestion d’ententes de financement et de relations avec des bailleurs de fonds;
• Connaissance des obligations gouvernementales applicables aux OBNL au Québec;
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365, Excel), aisance avec le logiciel comptable Simple Comptable et connaissance de base des enjeux de sécurité informatique;
• Excellentes capacités organisationnelles, rigueur et souci du détail; bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Adhésion aux valeurs féministes et à la mission du CIAFT, et aptitude marquée pour le travail d’équipe et la contribution à un climat de travail sain.

CONDITIONS

• Montréal;
• 28 heures par semaine; poste non syndiqué dans un organisme syndiqué;
• Télétravail un jour par semaine (lundi);
• Salaire entre 34,94 $ à 43,27 $ de l’heure, selon l’expérience;
• Assurances collectives; Régime de retraite RRFS-GCF; Trois semaines de vacances après un an. Quatre semaines après 2 ans.