Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Immobilier et construction

Aleanza; Quebec; On-site; CAD 41,000 - 62,000; Full time

Job summary

La Société immobilière Nouvelle-France recherche un adjoint administratif polyvalent pour soutenir la direction et gérer les immeubles et chantiers. Vous prendrez possession des dossiers, suivrez les échéances et contribuerez à la relation avec les locataires et les sous-traitants.

Profil recherché: 5–10 ans d'expérience, DEP en secrétariat/comptabilité ou équivalent, excellente maîtrise du pack Office et connaissance Acomba; exigence de discrétion et d'autonomie.

Qualifications

• 5 à 10 ans d'expérience dans un rôle administratif polyvalent.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Français écrit solide et capacité à rédiger lettres et rapports.

Responsibilities

• Préparer les dossiers, faire les recherches et prendre en charge les suivis.
• Assurer l'administration quotidienne des immeubles (baux, dossiers locatifs, registres).
• Piloter l'entretien préventif et la planification avec les entreprises et employés.
• Garder les dossiers de construction en ordre (ouvertures de chantiers, SST, assurances).
• Tenir le suivi administratif et comptable courant (factures, temps, rédaction).

Skills

Expérience administrative polyvalente

Maîtrise MS Office

Bon rédactionnel en français

Rigueur et organisation

Education

DEP en secrétariat, comptabilité ou administration

DEC en administration ou bureautique (atout)

Tools

Acomba

Job description

« Le plus important en communication, c'est d'entendre ce qui n'est pas dit. » Peter Drucker

D'un côté, des immeubles à faire tourner. De l'autre, des chantiers qui avancent. Toi, tu te tiens au milieu, dans une PME familiale de la région de Québec.

Tu es la personne que tout le monde finit par appeler : tu sais où est le dossier, tu connais le bon fournisseur et tu trouves les mots pour que ça débloque. Ici, ce réflexe n'est pas un bonus, c'est le cœur du poste.

Derrière, il y a la Société immobilière Nouvelle-France : une petite équipe, des clients suivis depuis des années et des sous-traitants qui reviennent d'un projet à l'autre. Tout le monde sait ce que l'autre fait, tout se dit directement, et la confiance se bâtit sur la fiabilité au quotidien.

La direction assume elle-même ta formation, et ce qu'elle cherche n'est pas quelqu'un qui exécute des procédures en silence : c'est un collègue de travail, qui pose ses questions, dit ce qu'il pense et fait circuler l'information.

Un rôle large, proche de la direction, avec une vraie marge de manœuvre sur la façon de faire les choses.

Ce que l'entreprise met sur la table

On ne cherche pas à combler un siège pour quelques mois. On veut que tu t'installes et que tu finisses par connaître les immeubles et les dossiers presque aussi bien que la direction. En cas de difficulté, le dialogue est privilégié : on en parle, on ajuste et on avance ensemble.

• Une rémunération horaire comprise entre 30 $ et 45 $ de l'heure, parce que l'étendue du mandat le justifie

• 4 semaines de vacances dès ton entrée en poste, alignées sur le calendrier de la construction, en plus des congés fériés du calendrier de la CCQ

• Une direction accessible qui te forme elle-même : elle transmet ses façons de faire, elle t'écoute, et les décisions se prennent avec les personnes concernées

• Une charge de travail que l'on veut réaliste : l'objectif n'est pas d'empiler les heures supplémentaires, mais de bien prioriser

• La liberté de mettre ta marque sur l'organisation des dossiers : si tu proposes une meilleure façon de faire, on en discute et on l'essaie

Ton quotidien

Tu connais déjà ce type d'environnement : plusieurs immeubles à suivre, des chantiers qui avancent en parallèle, des fournisseurs à relancer et des échéances qui ne se négocient pas. Ta valeur ici, ce n'est pas de traiter du papier, c'est de garder la vue d'ensemble. La direction souhaite pouvoir s'appuyer sur quelqu'un qui prend réellement possession de ses dossiers, anticipe les prochaines étapes et assure les suivis avec suffisamment d'autonomie pour qu'une vraie relation de confiance puisse s'installer.

Ce que tu vas faire

Le poste couvre 5 territoires, et tu les tiens d'un bout à l'autre.

• Être le bras droit de la direction et de la relève : préparer les dossiers, faire les recherches et prendre en charge les suivis qui n'ont pas à remonter jusqu'à elle

• Assurer l'administration quotidienne des immeubles : baux, dossiers locatifs, registres d'occupation, appels de service, bons de travail et suivis avec les locataires et les fournisseurs

• Piloter l'entretien préventif : calendriers mensuels, planification avec les compagnies d'entretien et les employés affectés aux immeubles

• Garder les dossiers de construction en ordre : appels d'offres, ouverture de chantier, documents SST, permis, assurances et documents contractuels

• Tenir le suivi administratif et comptable courant : factures, demandes de paiement, saisie des feuilles de temps, gestion documentaire et rédaction (lettres, procès-verbaux, rapports)

Ce qu'on recherche

Le rôle demande de la rigueur dans les documents et une vraie aisance avec le monde. Tu parleras autant à un locataire qu'à un sous-traitant, à un organisme gouvernemental ou aux équipes de chantier. Avec les équipes de chantier, une réponse claire et rapide vaut mille courriels. Et comme tout passe par toi, la discrétion va de soi.

• 5 à 10 ans d'expérience dans un rôle administratif polyvalent

• DEP en secrétariat, comptabilité ou administration (un DEC en administration ou bureautique est un atout). Et si ton expérience parle plus fort que ton diplôme, on en discute : l'entreprise est ouverte.

• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams), avec un Excel confortable en saisie, tableaux et formules

• Un français écrit solide, parce que tu rédigeras lettres, procès-verbaux et rapports, et que tu écriras aux locataires comme aux organismes

• Ce qui fera vraiment la différence : une expérience en construction et en gestion immobilière, Acomba, et une connaissance de la CCQ, de la CNESST, de l'APCHQ ou de l'ACQ.

Tu vas aimer travailler ici si tu changes de dossier 5 fois dans une journée sans perdre le fil et si tu sais décider quoi régler en premier. Dans cette équipe, tout se dit simplement et sans détour.

On se parle

Lucy prendra le temps d'échanger avec toi de ton parcours, de ce que tu veux pour la suite et de ce que ce poste peut t'apporter.

Mots-clés complémentaires : adjoint(e) au président, adjoint(e) de direction, adjoint(e) administratif(ve) en construction, coordination de projets, gestion locative, comptes fournisseurs, technicien(ne) administratif(ve).

Notez que le genre masculin est utilisé dans la présente description dans le seul objectif d'alléger le contenu.

#ALE