Commis administratif / administrative, immobilier

BMR; Boucherville; On-site; CAD 52,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

4 semaines de vacances annuelles

Assurance collective

Télémédecine 24h/24

Aide aux employés

Vêtements corporatifs

REER collectif

Formations et perfectionnement

Milieu de travail convivial

Job summary

Le coordonnateur administratif, relevant de la direction de l’estimation, assure la coordination documentaire et administrative des appels d’offres. Vous coordonnez les nouveaux dossiers, soutenez les projets d’estimation et veillez au dépôt administratif et au suivi des soumissions.

Ce poste exige une excellente maîtrise de Microsoft 365, un esprit d’organisation et une forte rigueur. Un environnement collaboratif, un salaire compétitif et des avantages complètent l’offre.

Qualifications

• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Excel, Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint).
• Français écrit et parlé excellent; bilinguisme souhaité pour communiquer avec la direction et les acteurs au Canada.
• Bonne organisation et gestion des priorités; rigueur dans la saisie et le classement des données.
• Autonomie et sens des responsabilités; initiative et proactivité au quotidien.

Responsibilities

• Coordination administrative liées aux appels d’offres et documents d’estimation.
• Gestion des envois, courriels et matériel de bureau; suivi des livraisons et dépôts.
• Support aux paiements fournisseurs et organisation des dépôts bancaires.
• Participation à l’optimisation des méthodes de travail et tâches connexes du département.

Skills

Organisation

Rigueur

Fiabilité

Autonomie

Initiative

Proactivité

Adaptabilité

Service interne

Tools

Microsoft 365

Excel

Outlook

Teams

SharePoint

PowerPoint

Job description

Depuis plus de 50 ans, l’équipe bâtiment donne vie à d’innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l’industrie et visant l’obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux‑être des communautés.

Édifices à bureaux, centres hospitaliers et de recherche, établissements d’enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels, notre équipe excelle à ériger ces lieux en utilisant les outils à la fine pointe de la technologie et place l’humain au cœur de ses préoccupations en prônant une approche collaborative innovante.

Venez bâtir l’avenir avec nous!

Responsabilités

Sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs, les responsabilités du coordonnateur/trice administratif(ve), se diviseront en 2 axes :

Service à la clientèle

• Gestion des envois de colis et courriers;
• Gestion des courriels de la boite du bureau de Montréal;
• Commandes de papeterie et divers articles de bureau;
• Gestion des appels entrants;
• Participation à l’organisation d’événements sociaux.

Gestion comptable payables de fournisseurs

• Obtenir et vérifier tous les documents nécessaires pour chacun des fournisseurs;
• Consolidation et réception des bons de livraison dans le système informatique.

Autres tâches administratives

• Effectuer les dépôts bancaires et transmettre l’information aux comptes payables;
• Participer à l’optimisation des méthodes de travail;
• Effectuer toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement du département.

Relevant de la direction de l’estimation, le/la coordonnateur/trice assure la coordination administrative et documentaire des appels d’offres.

Principales responsabilités

• Coordination des nouveaux appels d’offres
• Soutien au démarrage des projets d’estimation
• Préparation administrative et dépôt
• Coordination de l’ouverture et des résultats des soumissions

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.

Compétences organisationnelles

• Excellente capacité de planification et de gestion des priorités.
• Grande rigueur dans la saisie, la validation et la mise à jour de l’information.
• Capacité à structurer les dossiers de manière uniforme et facilement compréhensible.
• Bon jugement pour reconnaître les renseignements incomplets, incohérents ou urgents.
• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Bilinguisme: français, anglais fonctionnel afin de pouvoir communiquer avec la haute direction et avec certains acteurs clés répartis partout au Canada;

Profil recherché

• Sens élevé de l’organisation.
• Minutie et souci du détail.
• Fiabilité et sens des responsabilités.
• Autonomie et initiative.
• Proactivité.
• Capacité d’adaptation.
• Souci du service interne.

Informations contractuelles

• Salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste;
• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l’entrée en poste;
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
• Programme d’aide aux employés;
• Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche;
• REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
• Programmes de formation et de perfectionnement;
• Milieu de travail convivial;
• Club social et comité santé mieux‑être actifs;
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.