COORDONNATEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(VE) ET AUX OPÉRATIONS/ ADMIN & OPER COORDINATOR
Services SecuroGuard Inc
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Job summary
Securo Group / Services SecuroGuard Inc. recherche un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) et aux opérations.
Poste à temps plein du lundi au vendredi, 37,5 heures par semaine, au bureau. Vous aiderez à répondre aux appels, assurer le service à la clientèle, coordonner les plannings des techniciens et agents, et soutenir les équipes de direction dans les tâches administratives et opérationnelles quotidiennes.
Qualifications
- Organisation et multitâches en contexte dynamique.
- Excellentes aptitudes téléphoniques et communicationnelles.
- Orientation service client et souci du détail.
- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et outils.
- Bilingue français/anglais apprécié pour les échanges clients et employés.
Responsibilities
- Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et diriger vers le bon service.
- Fournir un service client de qualité et assurer le suivi des demandes.
- Coordonner les plannings des techniciens et agents de sécurité.
- Communiquer avec les clients, les techniciens et la direction pour assurer les opérations quotidiennes.
- Préparer et tenir à jour les documents et dossiers administratifs des employés.
Skills
Tools
Job description
Temps plein | Du lundi au vendredi | 37,5 heures par semaine
est à la recherche d’une personne fiable, organisée, professionnelle et axée sur le service à la clientèle pour occuper le poste de Coordonnateur(trice) administratif(ve) et aux opérations.
Il s’agit d’un poste important au sein de notre bureau qui soutient quotidiennement nos clients, nos techniciens, nos agents de sécurité ainsi que notre équipe de direction.
La personne recherchée doit être à l’aise dans un environnement dynamique, aimer communiquer avec les clients et les employés, être capable d’apprendre rapidement différents logiciels simples d’utilisation et contribuer à maintenir les opérations quotidiennes bien organisées.
- Répondre aux appels téléphoniques de façon professionnelle et diriger les appels vers la personne ou le département approprié
- Offrir un excellent service à la clientèle et effectuer les suivis nécessaires
- Répondre aux demandes des clients et aider à résoudre les demandes de service courantes
- Répartir les appels de service et coordonner les techniciens
- Communiquer avec les agents de sécurité et le personnel sur le terrain
- Maintenir et mettre à jour les horaires des techniciens et des agents de sécurité
- Gérer les changements d’horaire, les absences, les remplacements et les quarts de travail disponibles
- Communiquer avec les employés disponibles afin de combler les quarts de travail vacants ou de dernière minute
- Participer au recrutement d’agents de sécurité et d’autres employés lorsque nécessaire
- Coordonner les entrevues et assister la direction durant le processus d’embauche
- Préparer et organiser la documentation requise pour les nouveaux employés
- Participer à l’intégration et à l’accueil des nouveaux employés
- S’assurer que les documents et renseignements nécessaires sont complétés lors de l’embauche
- Créer et maintenir les dossiers administratifs des employés
- Communiquer les procédures, horaires, affectations et directives de base aux employés
- Mettre à jour les informations dans les logiciels de répartition, de planification, de gestion de la clientèle et d’administration
- Surveiller les courriels et répondre ou transmettre les demandes aux départements appropriés
- Effectuer des suivis auprès des clients et contribuer à maintenir une excellente expérience client
- Maintenir des dossiers, notes, horaires et informations opérationnelles précis et à jour
- Préparer des rapports simples et différents documents administratifs
- Effectuer le classement, la numérisation, l’entrée de données et la préparation de documents
- Collaborer avec les départements des opérations, du service, des ventes, de la comptabilité et de la direction
- Effectuer le suivi des tâches administratives en cours afin de s’assurer qu’elles soient complétées
- Assister le Directeur ainsi que l’équipe de direction dans diverses tâches administratives et opérationnelles au besoin
- Effectuer toute autre tâche administrative raisonnable demandée par la direction
- Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellentes aptitudes téléphoniques et communicationnelles
- Approche professionnelle et axée sur le service à la clientèle
- Capacité à demeurer calme et organisé(e) lorsque les priorités changent
- À l’aise de communiquer avec les clients, techniciens, agents de sécurité et membres de la direction
- Facilité à apprendre de nouveaux logiciels et outils technologiques
- Bonnes connaissances informatiques, incluant les courriels, Microsoft Office et les applications Web
- Souci du détail et excellente capacité de suivi
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec une équipe
- Personne fiable, ponctuelle, responsable et professionnelle
- Une expérience en administration, répartition, gestion d’horaires, service à la clientèle, sécurité, gestion immobilière ou dans une entreprise de services constitue un atout
Le français et l’anglais sont fortement privilégiés puisque le poste nécessite des communications avec nos clients et nos employés.
Temps plein
Du lundi au vendredi
37,5 heures par semaine
Si vous êtes une personne organisée, que vous aimez aider les clients et les employés et que vous souhaitez participer activement aux opérations quotidiennes d’une entreprise en croissance, nous aimerions vous rencontrer.
Protéger ce qui compte!
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Full-Time
Monday to Friday
37.5 Hours per Week
is looking for a reliable, organized, professional, and customer-focused Administrative & Operations Coordinator to join our team.
This is a key office position supporting our day-to-day operations, customers, technicians, security agents, and management team.
The ideal candidate is comfortable working in a fast-paced environment, communicating with clients and employees, learning easy-to-use software platforms, managing schedules, and helping keep daily operations organized and running smoothly.
- Answer incoming telephone calls professionally and direct calls to the appropriate department or team member
- Provide excellent customer service and follow up with clients when required
- Respond to customer inquiries and assist in resolving routine service-related matters
- Dispatch service technicians and coordinate service calls
- Dispatch and communicate with security guards and field personnel
- Maintain and update technician and security guard schedules
- Monitor scheduling changes, absences, replacements, and open shifts
- Contact available employees to fill vacant or last-minute security shifts
- Assist with recruiting security guards and other personnel when required
- Coordinate interviews and assist management during the hiring process
- Prepare and organize new employee documentation
- Assist with employee onboarding and ensure required documents and information are completed
- Create and maintain employee files and administrative records
- Communicate company procedures, schedules, assignments, and basic instructions to employees
- Update information within company scheduling, dispatch, CRM, and administrative software
- Monitor emails and respond or forward requests to the appropriate department
- Assist with customer follow-ups and customer experience initiatives
- Maintain accurate records, notes, schedules, and operational information
- Prepare basic reports and administrative documentation
- Assist with filing, scanning, document preparation, data entry, and general office organization
- Coordinate with Operations, Service, Sales, Accounting, and Management as required
- Follow up on outstanding administrative tasks to ensure they are completed
- Assist the Director and Management Team with additional administrative and operational duties as required
- Perform other reasonable office-related duties assigned by management
- Strong organizational and multitasking skills
- Professional telephone and communication skills
- Customer-service oriented attitude
- Ability to remain calm and organized when priorities change
- Comfortable speaking with customers, technicians, security agents, and management
- Ability to learn new software and technology quickly
- Good computer skills, including email, Microsoft Office, and web-based applications
- Attention to detail and good follow-up habits
- Ability to work independently while also being part of a team
- Reliable, punctual, responsible, and professional
- Previous administrative, dispatch, scheduling, customer service, security, property management, or service-industry experience is an asset
English and French are strongly preferred due to communication with customers and employees.
Full-Time
Monday to Friday
37.5 hours per week
If you are organized, enjoy helping customers and employees, and like being involved in the daily operations of a growing company, we would like to hear from you.
Protecting What Matters!
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