Commis / soutien administrative / Clerk / Administrative Support

Quantum Management Services Ltd.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 48,000 - 58,000; Full time

Job summary

Quantum Management Services Ltd. recherche un(e) commis(e) / soutien administratif pour rejoindre l'équipe à Montréal, QC. Vous fournirez un soutien administratif et bureautique essentiel afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien du service.

Vous serez responsable de la gestion des documents, du classement et du traitement des formulaires, tout en respectant les procédures établies et en maintenant la confidentialité des données. Un bon niveau de français et un anglais avancé sont requis.

Qualifications

• Diplôme d'études postsecondaires requis.
• Expérience en soutien administratif souhaitée.
• Maîtrise des applications Word, Excel et Outlook.

Responsibilities

• Gestion des documents: numérisation, classement et tenue des dossiers.
• Gestion des dossiers physiques et électroniques de façon sécurisée.
• Traitement des formulaires et de la correspondance selon procédures.
• Préparer et distribuer les communications internes et les envois postaux.
• Apporter un soutien administratif général et gestion des tâches associées.
• Veiller à la confidentialité des données selon les politiques.

Skills

Maîtrise MS Office

Anglais avancé

Rigueur & organisation

Education

Diplôme postsecondaire

Job description

Poste : commis / soutien administrative

Lieu de travail : Montréal, QC

Salaire : jusqu'à 53 000 $ (selon l'expérience) + avantages sociaux

Type de poste : temps plein

Résumé du poste

Notre client est à la recherche d'un(e) commis(e) / préposé(e) au soutien administratif organisé(e) et soucieux(se) du détail pour se joindre à son équipe. Dans ce poste, vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif et de bureau essentiel afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien du service.

Principales responsabilités

• Gestion des documents : Effectuer des tâches administratives générales, notamment la numérisation, le classement, la tenue des dossiers, le traitement des documents et la saisie de données avec une grande précision.
• Tenue des dossiers : Créer, tenir à jour et mettre à jour de manière sécurisée les dossiers et fichiers, tant physiques qu'électroniques.
• Administration des processus : Traiter les formulaires, la correspondance entrante et sortante, ainsi que la documentation, conformément aux lignes directrices procédurales établies.
• Soutien aux communications : Aider à la préparation, à l'assemblage et à la distribution des communications essentielles relatives aux pensions et des envois postaux de l'organisation.
• Soutien à l'équipe : Fournir un soutien administratif général au service et aider à d'autres tâches opérationnelles connexes, selon les instructions reçues.
• Confidentialité des données : Assurer la confidentialité absolue de toutes les informations privées, conformément aux politiques et procédures de l'organisation.

Qualifications et exigences

• Compétences techniques : Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Compétences linguistiques : Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en français.
• Compétences fondamentales : Souci du détail exceptionnel, solides compétences organisationnelles et capacité avérée à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des échéances serrées dans un environnement au rythme soutenu.
• Professionnalisme : Solides aptitudes interpersonnelles et capacité à interagir avec intégrité et professionnalisme auprès des clients, du personnel et de la direction à tous les niveaux.
• Travail d'équipe : Capacité à travailler efficacement tant de façon autonome, avec un minimum de supervision, qu'en collaboration au sein d'une équipe.

Autre exigence linguistique : anglais

• Niveau requis : avancé
• Raison de l'exigence : pour collaborer avec les équipes
• Fréquence d'utilisation : quotidienne

Formation et expérience

• Diplôme d'études postsecondaires
• Expérience professionnelle antérieure dans un poste de soutien administratif ou de bureau

Position: Clerk / Administrative Support

Location: Montreal, QC

Salary: Up to $53,000 (Based on experience) + Benefits

Job Type: Full-time

Job Summary

Our client is seeking an organized and detail-oriented Clerk / Administrative Support professional to join their team. In this role, you will be responsible for providing vital administrative and clerical support to ensure the efficient day-to-day operations of the department.

Key Responsibilities

• Document Management: Perform general clerical duties including scanning, filing, record keeping, document handling, and high-accuracy data entry.
• Record Keeping: Create, maintain, and securely update both physical and electronic records and files.
• Process Administration: Process forms, incoming/outgoing correspondence, and documentation in accordance with established procedural guidelines.
• Communications Support: Assist with the preparation, assembly, and distribution of critical pension communications and organizational mailings.
• Team Support: Provide general administrative support to the department and assist with other related operational tasks as assigned.
• Data Privacy: Maintain strict confidentiality of all private information in accordance with organizational policies and procedures.

Qualifications & Requirements

• Technical Skills: Proficiency in Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook).
• Language Skills: Highly effective written and verbal communication skills in French.
• Core Competencies: Exceptional attention to detail, strong organizational skills, and a proven ability to manage multiple tasks and meet tight deadlines in a fast-paced environment.
• Professionalism: Strong interpersonal skills with the ability to interact with integrity and professionalism with clients, staff, and management at all levels.
• Teamwork: Ability to work effectively both independently with minimal supervision and collaboratively as part of a team.

Other Language Requirement

• Level of Requirement: Advanced
• Reason for Requirement: To collaborate with teams
• Frequency of Use: Daily

Education & Experience

• Successful completion of post-secondary education.
• Previous professional experience in an office or administrative support role.

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157