Adjoint de bureau –Administrative Assistant

MDA Space; Saint-Bruno-de-Montarville; On-site; CAD 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

MDA Space à Saint-Bruno-de-Montarville recrute un Office Assistant à temps plein pour centraliser l'accueil, les services des bureaux et les fonctions de facilities. Vous serez le premier contact pour les visiteurs, l'émission des badges et les commandes de matériel.

Vous assurez le suivi des commandes, le support quotidien des équipements, l'organisation des salles de réunion et la sécurité du site, tout en respectant les SOP et les procédures CNESST.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires avec formation technique ou équivalent.
• Connaissance des règles CNESST et sécurité au travail.
• Excellentes compétences communicationnelles en FR et EN.

Responsibilities

• Réceptionner les visiteurs et émettre des badges temporaires.
• Gérer les commandes et les dépenses liées au bureau.
• Maintenir les registres et logs et coordonner les services du site.

Skills

Service client

Gestion du temps

Communication FR/EN

Santé et sécurité (CNESST)

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme d’études secondaires + formation technique

Tools

Microsoft Office

Microsoft Shifts

Système de badge & sécurité

Job description

Principales responsabilités

Approvisionnement en matériel

Joignez-vous à nous et soyez au cœur de nos opérations, en veillant au bon fonctionnement de notre centre essentiel à notre mission, alors que nous nous préparons à accueillir des milliers de collaborateurs!

week)

• Qualification en santé et sécurité :
• Maîtrise des réglementations provinciales, telles que celles de la CNESST pour les lieux de travail au Québec.
• Certification de base en santé et sécurité : Attestation récente d’un cours standard de premiers secours et de réanimation cardio-pulmonaire (RCP).
• Identification des risques : Examiner, repérer et corriger les risques courants au bureau.
• Plans d’urgence : Participer à l’organisation des exercices d’incendie et à la mise en œuvre des procédures d’évacuation.
• Sens aigu du service client et attitude professionnelle.
• Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Connaissance des systèmes de sécurité et d’accès par badge
• Capacité à respecter des procédures opérationnelles standard (SOP) détaillées et à tenir des registres précis.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en français qu’en anglais.
• Capacité à obtenir une habilitation de sécurité de niveau « SECRET ».

Expérience souhaitée

• Expérience préalable dans un environnement sécurisé ou critique pour la mission.
• Expérience dans la gestion de plans de bureau en temps réel ou de systèmes de partage de postes de travail.
• Connaissance des pratiques en matière de santé et de sécurité en milieu de bureau.
• Une expérience avec Microsoft Shifts ou des outils de planification similaires est un atout.

Indicateurs de rendement clés (IRC)

• Délivrance des badges visiteurs ≤ 5 min après l’arrivée.
• Traitement des commandes LN ≤ 24 h.
• Précision du plan de bureau ≥ 98 % (contrôle ponctuel trimestriel).
• Délai de réponse pour les badges en dehors des heures d’ouverture ≤ 15 min.
• Disponibilité des fournitures pour les locaux : 100 % des jours ouvrés.
• Rapport de présence du personnel (équipes) : ≥ 90 % des entrées quotidiennes.

Joignez-vous à nous et soyez au cœur de nos opérations, en veillant au bon fonctionnement de notre centre essentiel à notre mission, alors que nous nous préparons à accueillir des milliers de collaborateurs!
Office Assistant – Full‑Time (40hr/week)
Location: St-Bruno-de-Montarville, MDA Space office
Reports to: Operations Manager – works closely with Building Manager
About The Role
We are expanding rapidly and need a dedicated Office Assistant to centralise all front‑desk, facilities, and office‑service functions. You will be the first point of contact for visitors, badge issuance, equipment ordering, and daily amenities.
Key Responsibilities
Area
Duties (weekly hrs)
Reception & Security
Greet visitors, issue temporary badges, maintain visitor log, receive packages, pick up the mail.
Monitor badge readers, review security incident
Back Up Facility Security Officer To

• Co-ordinates physical security of the facility;
• Manages the alarm/monitoring system;
• Manages security and cleaning personnel;
• If applicable, liaises with any building tenants to ensure their adherence to MDA Space security requirements; and
• Liaison, as necessary, with Local Police Departments.

Facilities & Amenities
Refill coffee machines, sparkling‑water taps, restroom supplies, generator fuel level checks; schedule/run dishwashers; oversee refrigerator cleaning/stocking; schedule supply replenishment orders with vendors (coffee supplies, office supplies, etc.); coordinate shipping.
Equipment Procurement (LN)
Prepare and support

• ~12 weekly orders: Purchase requests, Material Service Requisition (MSR) forms.
• expense claims,
• track status,
• maintain dashboard

Printer / Shredder Management
Refill toner/paper, log service tickets
Meeting‑Room & Lunch‑Area Coordination
AV setup, reservation management, event support
Health & Safety
Primary First aid contact, Daily walkthroughs, incident logging, escalation
Microsoft Shifts Roster
Maintain roster, generate weekly “who is onsite” reports, train supervisors
IT Front‑Desk Triage
Answer basic “where is the printer?” queries, forward technical tickets
Administrative Support
Assist onboarding/off‑boarding, maintain contact directory, provide on‑call rotation, maintain vacation schedule
Backup / Escalation
Act as on‑call backup for badge/visitor emergencies; coordinate with Building Manager for high‑risk cases
Delegation when absent: Supervisors act as rotating on‑call backups; the Building Manager steps in only for high‑risk security incidents.
Required Qualifications & Skills

• High‑school diploma+college/technical training (preferred).
• ≥2years experience in office administration, reception, or facilities coordination.

• Health & Safety qualification:
• Understand provincial rules like those from CNESST for Quebec workplaces.
• Basic H&S certification: Recent standard first aid and Cardiopulmonary Resuscitation Response (CPR) course accreditation.
• Hazard Spotting: Review, find and fix common office risks.
• Emergency Plans: Help run fire drills and evacuation steps.
• Strong customer‑service orientation and professional demeanor.
• Excellent organizational skills; ability to manage multiple concurrent tasks.
• Proficiency with MicrosoftOffice suite
• Familiarity with security and badge‑access systems
• Ability to follow detailed Standard Operating Procedures (SOP) and maintain accurate logs.
• Strong written and verbal communication in both French and English.
• The ability to get SECRET level status.