Coordonnateur(trice) administratif(ve)

COGIR Real Estate; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Congés maladie & obligations familials

Aide aux employés

Télémédecine

Stationnement intérieur gratuit

Café, thé et tisane gratuits

Opportunités de carrière

Défis stimulants

Job summary

Cogir Immobilier recherche un adjoint de direction bilingue pour soutenir l’équipe de direction et assurer la coordination des activités administratives et opérationnelles. Vous préparerez des rapports, des comptes rendus et des présentations, tout en veillant au respect des échéances et à la fluidité des communications.

Ce rôle exige une rigueur organisationnelle, une capacité d’analyse et un sens du détail, avec une interaction efficace à tous les niveaux hiérarchiques.

Qualifications

• Expérience ≥3 ans dans un poste équivalent (adjoint(e) de direction)
• Bilinguisme français-anglais exigé à l’oral et à l’écrit
• DEP/DEC en administration ou domaine pertinent
• Expérience dans le secteur immobilier et gestion d’actifs est un atout

Responsibilities

• Suivre les dossiers actifs, surveiller les échéances et obtenir les informations requises dans les délais
• Coordonner et préparer les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec les parties prenantes
• Produire les rapports, prendre les minutes (avec IA) et organiser les réunions
• Préparer présentations et mémos pour appuyer les décisions opérationnelles
• Effectuer recherches et compiler des données pour rapports destinés aux directeurs régionaux
• Rédiger des communications destinées aux locataires
• Coordonner des projets spéciaux (événements, ouvertures d’immeubles)
• Établir et maintenir des relations professionnelles avec les intervenants internes/externes
• Assurer occasionnellement la relève à la réception
• Effectuer toute autre tâche connexe

Skills

Organisation

Analyse

Discrétion

Relationnel

Proactivité

Gestion du stress

Bureautique

PowerPoint/Canva

Education

DEP/DEC en administration

Tools

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Canva

Job description

Fondée en 1995, Cogir Immobilier compte plus de 22 000 employés passionnés de l'immobilier. Motivés par notre désir constant de donner un sens à l’immobilier, nous cherchons à humaniser, créer et nous dépasser afin de concevoir des milieux de vie agréables, fonctionnels et à l’image des gens qui les occupent. Notre équipe assure la gestion de plus de 520 propriétés situées au Canada et aux États-Unis. Nous administrons plus de 4 millions de pieds carrés de propriétés immobilières de nature commerciale et 74 000 logements, incluant plus de 270 résidences privées pour aînés. La Fondation Cogir soutient des projets et causes regroupés sous quatre grands axes, soit les jeunes, les aînés, la diversité culturelle et l’environnement.

Raison d’être du poste

La personne titulaire du poste assure un soutien rigoureux à l’équipe de direction, coordonne les activités de reddition de compte, contribue à la préparation des dossiers décisionnels et veille à la fluidité des communications internes et externes. Elle joue un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de la division.

Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à :

• Assurer le suivi des dossiers actifs, surveiller les échéanciers et obtenir les informations requises dans les délais prescrits
• Coordonner et préparer les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec l’ensemble des parties prenantes, notamment les opérations, le marketing, le légal, la comptabilité et les ressources humaines
• Produire les rapports requis, prendre les minutes à l’aide de l’IA, organiser les rencontres préparatoires et assurer le suivi des actions
• Préparer certaines présentations et certains mémos et effectuer des analyses destinées à appuyer les décisions opérationnelles de l’équipe
• Effectuer des recherches, compiler des données et produire des rapports selon les besoins des différents directeurs régionaux
• Rédiger des communications à l’intention des locataires selon les directives reçues
• Assurer un rôle de coordination dans le cadre de projets spéciaux, notamment l’organisation d’événements d’équipe, les ouvertures de nouveaux immeubles et diverses initiatives transversales
• Établir et maintenir des relations professionnelles solides avec l’ensemble des intervenants internes et externes
• Assurer ponctuellement la relève à la réception du siège social
• Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins de l’équipe

La personne idéale possède :

• Un sens de l’organisation rigoureux et une capacité éprouvée à gérer plusieurs priorités simultanément
• Une solide capacité d’analyse, un jugement aiguisé et un souci constant du détail
• De la discrétion et du professionnalisme dans la gestion d’informations sensibles
• Une grande aisance relationnelle et une aptitude à interagir efficacement avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques
• Du dynamisme, de la proactivité et une approche orientée vers la résolution de problèmes et l’anticipation des besoins
• Une excellente capacité à performer dans un environnement en mouvement, sous pression et avec des délais serrés
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook
• Une bonne connaissance de PowerPoint et/ou Canva
• Un intérêt pour les outils numériques et l’intelligence artificielle, un atout

Qualifications requises :

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire, notamment en tant qu’adjoint(e) de direction, en coordination administrative ou dans un rôle équivalent
• DEP ou DEC en administration, comptabilité, bureautique ou toute combinaison d’études et d’expérience jugée pertinente
• Bilinguisme français-anglais, à l’oral comme à l’écrit, requis
• Expérience dans le secteur immobilier, la gestion d’actifs ou la technologie, un atout

Ce qui vous sera offert :

• Salaire compétitif
• Congés de maladie et pour obligations familiales
• Programme d’aide aux employés
• Télémédecine
• Stationnement intérieur gratuit sur place
• Café, thé et tisane gratuits
• Opportunités de carrière
• Des défis stimulants, à la hauteur de vos ambitions !