Adjoint administratif - opérations

Inspire Group; Montreal (administrative region); On-site; CAD 50,000 - 55,000; Full time

Job summary

Groupe Inspire à Montréal recherche un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) structuré(e) et fiable, véritable pivot de l’équipe, qui soutiendra quatre gestionnaires immobiliers. Vous serez responsable des demandes de service, de la facturation fournisseurs, des communications aux locataires et des données de suivi hebdomadaires, afin de libérer du temps pour les immeubles et les locataires.

Exigeant le souci du détail, vous maîtrisez le français, MS 365 et un logiciel immobilier; salaire

Qualifications

• Expérience admin 2–3 ans, préférence en gestion immobilière ou comptes fournisseurs.
• Maîtrise MS 365 et Excel ; expérience CRM/logiciel immobilier est un atout.
• Parfaite maîtrise du français; anglais fonctionnel pour locataires et fournisseurs.

Responsibilities

• Demandes de service: qualifier, ouvrir les bons de travail et suivre jusqu'à la fermeture.
• Facturation fournisseurs: vérifier, classer, préparer pour validation par les gestionnaires.
• Communications aux locataires: préparer et envoyer les communications de masse.
• Données de suivi hebdomadaires: préparer le scoreboard des opérations chaque semaine.

Skills

MS 365 / Excel

CRM / logiciel immobilier

Anglais fonctionnel

Education

DEP en secrétariat ou comptabilité

DEC en techniques administratives

Formation équivalente

Tools

CRM / logiciel immobilier

Excel avancé

Job description

Salaire : 50 000 $ à 55 000 $ par an, selon expérience

L'entreprise

Chez Groupe Inspire, nous ne revalorisons pas seulement des bâtiments, nous construisons l'avenir. Notre passion pour l'amélioration d'immeubles vise à créer des communautés durables et inspirantes. Nos actions sont guidées par des valeurs fondamentales : la passion au travail, l'encouragement à l'innovation, le maintien de relations enrichissantes et la quête incessante de l'excellence axée sur des solutions.

Notre vision : transformer des espaces existants en lieux durables et inspirants, offrant une expérience toujours plus enrichissante et empreinte de sens à leurs occupants.

Pour soutenir cette évolution, nous cherchons un·e coordonnateur·trice administratif·ve structuré·e et fiable, qui aime que les choses soient faites, bien faites, et retraçables. Quelqu'un qui devient le pivot administratif d'une équipe de quatre gestionnaires immobiliers — et qui leur redonne du temps pour ce qui compte : leurs immeubles et leurs locataires.

Tu seras la propriétaire de quatre processus clés des opérations, au service des gestionnaires :

• Demandes de service : tu vérifies les demandes des locataires, tu les qualifies (nature, urgence, immeuble), tu ouvres les bons de travail, tu les achemines au bon gestionnaire et tu en assures le suivi jusqu'à la fermeture — incluant l'escalade des urgences ;
• Facturation fournisseurs : tu reçois, tries et vérifies les factures (montants, bons de commande, immeuble, poste budgétaire), tu les prépares pour approbation par les gestionnaires — l'approbation leur appartient — et tu suis les factures en attente ;
• Communications aux locataires : tu prépares et envoies les communications de masse à partir de nos gabarits (avis, entretiens, rappels) ;
• Données de suivi hebdomadaires : tu prépares les données du scoreboard des opérations chaque semaine.

Ce que tu vas accomplir (et qui a un impact direct sur notre plan 2027)

• Libérer les gestionnaires — chaque heure de transactionnel que tu prends en charge, c'est une heure qu'ils redonnent aux immeubles et aux locataires. C'est LA mesure de ton succès.
• Standardiser l'excellence — des processus constants, documentés, retraçables, qui tiennent la route pendant que le portefeuille grandit.
• Fiabiliser les données — des factures bien codées, des bons de travail complets, un scoreboard juste : les décisions se prennent sur tes chiffres.
• Tu es rigoureux·se et tu as le souci du détail — surtout dans la saisie et la validation de données.
• Tu organises ton travail comme un pro : priorités claires, suivis rigoureux, zéro oubli.
• Tu es courtois·e et posé·e au téléphone — même avec un locataire mécontent.
• Tu as le jugement pour reconnaître une urgence et appliquer l'escalade sans hésiter.
• Tu es discret·ète avec l'information confidentielle, autonome et à l'aise dans une équipe qui bouge vite.

Résultats attendus

• Factures fournisseurs saisies et acheminées pour approbation dans les 48 h ;
• Demandes de service qualifiées et acheminées au bon gestionnaire le jour même ;
• Scoreboard hebdomadaire complet et exact, livré à temps ;
• Temps transactionnel libéré mesurable chez les gestionnaires dès les 90 premiers jours.

Compétences et expérience recherchées

• DEP en secrétariat ou comptabilité, DEC en techniques administratives, ou formation jugée équivalente ;
• 2 à 3 ans d'expérience dans un poste administratif — gestion immobilière, comptes fournisseurs ou facturation, un atout important ;
• Maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel ; aisance avec un logiciel de gestion immobilière ou un CRM, un atout ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ; anglais fonctionnel pour les locataires et fournisseurs.

Pourquoi tu vas aimer travailler avec nous

• Une équipe passionnée, engagée et unie par des valeurs fortes ;
• Une vision ambitieuse pour 2027 : les ligues majeures — croissance, innovation TI, excellence opérationnelle ;
• Un poste clé, créé par notre planification stratégique : tu ne remplaces personne, tu bâtis quelque chose de neuf ;
• Salaire de base + bonification selon les objectifs ;
• Plan d'assurance 100 % assumé par l'employeur : parce que ton bien-être compte.