Adjoint administratif/Adjointe administratif, équipe RPA

COGIR Real Estate; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Cogir Immobilier est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les activités de comptabilité, d’administration et le service à la clientèle du département.

Préparez et organisez les rapports mensuels et trimestriels et assurez un appui polyvalent aux Directeurs régionaux et à l’équipe sur divers projets. Poste basé à Montréal, avec responsabilités cléricales et administratives variées.

Qualifications

• Détilier les compétences interpersonnelles et l’esprit d’équipe.
• Bonne organisation et capacité d’analyse et de priorisation des tâches.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers.
• Maîtrise générale des logiciels Word, Excel et Outlook.

Responsibilities

• Rédiger des communications aux directeurs régionaux selon les besoins.
• Mettre à jour les documents suite aux changements dans l’équipe.
• Participer au comité de gestion mensuel à l’extérieur du bureau.
• Assister l’équipe dans les tâches cléricales et administratives quotidiennes.
• Préparer et organiser les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec les clients et intervenants.
• Préparer des présentations pour soutenir les opérations de l’équipe.
• Suivre les dossiers et respecter les échéances, collecter les informations requises.
• Conduire des recherches et compiler des données pour rapports.
• Intervenir comme coordonnateur sur des projets spéciaux.
• Remplacer à la réception du siège social et effectuer d’autres tâches connexes.

Skills

Travail d'équipe

Organisation

Analyse

Gestion des priorités

Gestion du stress

Education

DEP ou DEC en administration/comptabilité/bureautique

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Fondée en 1995, Cogir Immobilier compte plus de 22 000 employés passionnés de l'immobilier. Motivés par notre désir constant de donner un sens à l’immobilier, nous cherchons à humaniser, créer et nous dépasser afin de concevoir des milieux de vie agréables, fonctionnels et à l’image des gens qui les occupent. Notre équipe assure la gestion de plus de 520 propriétés situées au Canada et aux États-Unis. Nous administrons plus de 4 millions de pieds carrés de propriétés immobilières de nature commerciale et 74 000 logements, incluant plus de 270 résidences privées pour aînés. La Fondation Cogir soutient des projets et causes regroupés sous quatre grands axes, soit les jeunes, les aînés, la diversité culturelle et l’environnement.

Relevant du Vice-président principal, division RPA, la personne recherchée a pour rôle d’assister l’ensemble de l’équipe et d’apporter quotidiennement un support administratif efficace pour l’ensemble des activités de comptabilité, d’administration et de service à la clientèle du département.

Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à :

• Rédiger des communications spécifiques et générales aux directeurs généraux en fonction des besoins des différents directeurs régionaux de l’équipe;
• Faire la mise à jour des différentes documentations selon les changements dans l équipe de gestion;
• Participer au comité de gestion mensuel à l'extérieur du bureau;
• Assister l’ensemble des membres de l’équipe dans les tâches quotidiennes, cléricales et administratives;
• Préparer et organiser les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec les différents clients (rapport, prise des minutes, organisation des agendas, rencontres préparatoires, suivis, etc.) avec l’ensemble des intervenants liés aux activités des immeubles (opérations, marketing, légal, ingénierie, comptabilité, RH, etc.);
• Préparer des présentations pour supporter les opérations de l’équipe;
• Effectuer le suivi des dossiers, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits;
• Effectuer des recherches, recueillir et compiler des données, compléter certains rapports et transmettre aux personnes concernées, la documentation pertinente;
• Exercer les fonctions de coordonnateur dans le cadre de projets spéciaux (organisation d’évènements pour l’équipe par exemple, ouvertures de nouveaux immeubles, etc.);
• Participer aux projets spéciaux qui lui sont assignés;
• Remplacer à la réception du siège social à l’occasion et toutes autres tâches connexes.

La personne idéale possède :

• Aptitude pour le travail d'équipe et excellente compétences interpersonnelles
• Bon sens de l'organisation
• Bonne capacité d'analyse, bon jugement
• Bonne gestion des priorités et capacité d'adaptation
• Capacité à travailler sous pression

Qualifications requises :

• DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique ou toute autre combinaison d’étude et d’expérience jugée pertinente
• Bilinguisme autant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook
• Permis de conduire valide et accès à une voiture