Adjoint(e) exécutive – Division commerciale

COGIR Real Estate; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Stationnement intérieur gratuit sur-場所

Job summary

Cogir Immobilier, groupe immobilier bien établi au Canada et aux États‑Unis, cherche à pourvoir un poste central dans sa Division commerciale. Vous coordonnerez les activités administratives et transactionnelles liées au portefeuille d’immeubles (bureaux, commerces, industriels) et assurerez le suivi rigoureux des dossiers, le respect des échéances et la fluidité des communications.

Vous assisterez le gestionnaire, gérerez la correspondance, préparerez les rapports et organiserez les réunions

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires.
• DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique, ou combinaison étude/expérience jugée pertinente.
• Compétence bilingue en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Responsibilities

• Gérer les tâches quotidiennes et administratives (courriel, agenda, documents, déplacements).
• Suivre les dossiers, les échéances et relancer les informations demandées.
• Préparer rapports et transmettre la documentation pertinente à la direction et intervenants.
• Organiser les réunions mensuelles et trimestrielles avec clients et locataires, et prendre les minutes.
• Coordonner les demandes d'approbations internes et externes et assurer le registre des dossiers.
• Coordonner la facturation des honoraires et transmettre les ententes contractuelles.
• Participer à des projets spéciaux et agir comme ressource pour DocuSign et communications marketing.

Skills

Esprit d'équipe

Organisation

Analyse

Discrétion

Education

DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique

Tools

Excel

Word

Outlook

PowerPoint

Job description

Fondée en 1995, Cogir Immobilier compte plus de 22 000 employés passionnés de l'immobilier. Motivés par notre désir constant de donner un sens à l’immobilier, nous cherchons à humaniser, créer et nous dépasser afin de concevoir des milieux de vie agréables, fonctionnels et à l’image des gens qui les occupent. Notre équipe assure la gestion de plus de 520 propriétés situées au Canada et aux États-Unis. Nous administrons plus de 7 millions de pieds carrés de propriétés immobilières de nature commerciale et 74 000 logements, incluant plus de 270 résidences privées pour aînés. La Fondation Cogir soutient des projets et causes regroupés sous quatre grands axes, soit les jeunes, les aînés, la diversité culturelle et l’environnement.

Raison d'être du poste

Sous la responsabilité du Vice-président principal de la Division commerciale, vous coordonnez les activités administratives et transactionnelles liées à notre portefeuille d'immeubles commerciaux (bureaux, commerces de détail et industriels). Vous assurez le suivi rigoureux des dossiers, le respect des échéanciers et la fluidité des communications entre l'équipe, les clients et les locataires.

Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à :

• Assister son gestionnaire dans les tâches quotidiennes, cléricales et administratives telles que : gestion de la boîte courriel, agenda, préparation de documents, organisation de déplacements, etc.
• Effectuer le suivi des dossiers, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits.
• Effectuer des recherches, recueillir et compiler des données, compléter certains rapports pour la direction et transmettre aux personnes concernées, la documentation pertinente.
• Préparer et organiser les rencontres mensuelles et trimestrielles avec les différents clients (rapport, prise des minutes, organisation des agendas, suivis, etc.) avec l’ensemble des intervenants liés aux activités des immeubles (opérations, marketing, légal, comptabilité, RH, etc.).
• Coordination des demandes d’approbation internes (direction Cogir et clients) et externe (locataires) et la signature des documents provenant du département de location commerciale. Tenir un registre à jour des dossiers afin de suivre chaque étape du processus transactionnel.
• Coordonner la facturation des honoraires de location et transmettre les diverses ententes contractuelles complétées aux intervenants concernés.
• Exercer les fonctions de coordonnateur dans le cadre de projets spéciaux (organisation d’évènements pour l’équipe par exemple, ouvertures de nouveaux immeubles, etc.).
• Agir comme personne ressource pour la gestion du compte DocuSign de la division commerciale.
• Appuyer l’équipe marketing dans la coordination et mise en ligne de diverses publications sur les réseaux sociaux de la division commerciale
• Assurer un rôle de personne ressource pour faciliter l’efficacité du VP principal et de son équipe
• Anticiper les besoins du VP principal et proposer des solutions pour optimiser son organisation.

Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à :

• Établir et maintenir de bonnes relations d'affaires avec les différents intervenants.
• Participer aux projets spéciaux qui lui sont assignés.
• Remplacer à la réception du siège social à l’occasion et toutes autres tâches connexes.

La personne idéale possède :

• Aptitude pour le travail d'équipe et excellente compétences interpersonnelles.
• Excellent sens de l'organisation et d’initiative
• Bonne capacité d'analyse, bon jugement, rigueur et discrétion avec information confidentielle.
• Bonne gestion des priorités et capacité d'adaptation.
• Capacité à travailler sous pression et d’offrir un service client exceptionnel.
• Dynamisme et proactivité.

Qualifications requises :

• Au moins 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires
• DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique ou toute autre combinaison d’étude et d’expérience jugée pertinente
• Compétence bilingue en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Salaire compétitif
• Congés maladie et obligations familiales
• Aide au transport quotidien
• Mode de travail hybride
• Programme d'aide aux employés
• Télémédecine
• Stationnement intérieur gratuit sur place
• Opportunité de carrière
• Événements d'entreprise
• Des défis stimulants, à la hauteur de vos ambitions !