Coordinateur( trice) exécutive

Emballages Mitchel-Lincoln

Montreal

In loco

CAD 55.000 - 75.000

Tempo pieno

6 giorni fa

Candidati tra i primi

Una candidatura completa in un minuto

Curriculum e lettera di presentazione personalizzati, pronti da inviare.

Supera i filtri ATS

Vantaggi offerti da questo lavoro

Activités sociales

Assurance dentaire

Assurance frais médicaux et paramédicœ

Assurance invalidité courte durée

Événements d'entreprise

Formation continue

REER participatif de l’employeur

Équipe dynamique

Descrizione del lavoro

Emballages Mitchel-Lincoln à Montréal recherche une Coordonnatrice exécutive pour soutenir le président et les VP, gérer les tâches administratives et organiser des événements corporatifs.

Le poste exige une organisation aiguisée, de la débrouillardise et une excellente maîtrise de Microsoft 365. Travail en présentiel 5 jours/semaine, avec des interactions fréquentes avec le bureau du président et des partenaires externes.

Competenze

3 à 7 ans d'expérience dans un rôle de coordination, administration, soutien exécutif ou événementiel.
Maîtrise avancée de Microsoft 365: Outlook, Teams, Word, PowerPoint et Excel.
Grande aisance avec les technologies et apprentissage rapide de nouveaux outils.
Très bon sens de l'organisation et capacité à mener plusieurs dossiers simultanément.
Débrouillardise et capacité à travailler de façon autonome.
Professionnalisme et discrétion compte tenu de la proximité avec la haute direction.
Excellentes habiletés interpersonnelles et sens du service.
Excellente maîtrise du français et bonne capacité à communiquer en anglais.
C'est un poste en présentiel 5 jours par semaine (du lundi au vendredi).

Mansioni

Fournir un soutien administratif quotidien au président et aux VP selon leurs besoins.
Coordonner réunions, réservations, déplacements et activités de représentation.
Préparer et mettre en forme documents, présentations et communications administratives.
Effectuer des suivis auprès d'intervenants internes et externes pour les membres de la direction.
Gérer autonomement diverses demandes ponctuelles et assurer leur aboutissement.

Conoscenze

Organisation exceptionnelle

Gestion multi-projets

Communication bilingue FR/EN

Discrétion et professionnalisme

Proactivité et débrouillardise

Strumenti

Outlook

Teams

Word

PowerPoint

Excel

Descrizione del lavoro

Coordinateur( trice) exécutive

Emploi - Permanent Temps plein - Coordonnateur - administratif

Dès que possible

Horaire: Aucune information

Description:

Relevant du président la Coordinatrice exécutive soutient le président et les vice-présidents dans leurs activités quotidiennes et contribue au bon fonctionnement du bureau de direction. Elle agit comme personne-ressource pour une variété de besoins administratifs, logistiques et événementiels et assure un suivi rigoureux des demandes qui lui sont confiées.

Le rôle exige une personne organisée, proactive, débrouillarde, énergique et très à l'aise avec les outils technologiques, capable de gérer plusieurs priorités simultanément avec discrétion et professionnalisme.

Soutien au président et aux vice-présidents

Fournir un soutien administratif quotidien au président et aux VP selon leurs besoins.
Coordonner certaines réunions, réservations, déplacements et activités de représentation.
Préparer et mettre en forme des documents, présentations, communications et autres documents administratifs.
Effectuer différents suivis auprès d'intervenants internes et externes au nom des membres de la direction.
Gérer avec autonomie différentes demandes ponctuelles et s'assurer qu'elles sont menées à terme.
Traiter avec discrétion l'information confidentielle reliée aux activités de la direction.

Coordination d'événements corporatifs

Coordonner la logistique et la communication des Town Halls, incluant notamment les fournisseurs, équipements et besoins audiovisuels.
Coordonner les rassemblements estivaux et repas des Fêtes, incluant la participation, les traiteurs et autres services requis.
Soutenir l'organisation du séminaire annuel des ventes, incluant invitations, inscriptions, logistique et suivi des dépenses.
Mener l'organisation du tournoi de golf clients, notamment les invitations, listes de participants, coordination avec le club et traiteur et suivi des dépenses.
Coordonner ponctuellement d'autres événements, réunions externes, hôtels, salles, traiteurs et services audiovisuels.

Vie corporative et représentation

Coordonner les activités reliées à la loge du Centre Bell et aux billets corporatifs, incluant les réservations et suivis administratifs/comptables
Assurer le suivi administratif des associations, commandites, dons et participations à différents événements.
Soutenir et coordonner certaines activités du club social Saint-Laurent et des événements employés.
Assurer les suivis nécessaires relativement aux dépenses et transmettre l'information requise à la comptabilité.

Administration et fonctionnement du bureau

Supporter le maintien à jour le répertoire des employés lors des arrivées, départs et changements de fonctions.
Coordonner les demandes de cartes professionnelles.
Effectuer diverses réservations et demandes auprès de fournisseurs externes.
Maintenir une organisation efficace des informations, dossiers et suivis relevant de la fonction.
Identifier des façons simples de moderniser et simplifier les processus administratifs en utilisant notamment Microsoft 365, Teams, Outlook et SharePoint.
Assurer le remplacement occasionnel de la réception, notamment pour accueillir les visiteurs et assurer la continuité du service.
Effectuer toute autre tâche administrative ou de coordination permettant de soutenir efficacement le président, les VP et le fonctionnement du bureau.

Exigences:

3 à 7 ans d'expérience dans un rôle de coordination, administration, soutien exécutif ou événementiel.
Excellente maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Outlook, Teams, Word, PowerPoint et Excel.
Grande aisance avec les technologies et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils.
Très bon sens de l'organisation et capacité à mener plusieurs dossiers simultanément.
Débrouillardise et réflexe de trouver des solutions plutôt que d'attendre des directives.
Capacité à travailler de façon autonome avec un bon sens des priorités.
Professionnalisme et discrétion compte tenu de la proximité avec la haute direction.
Excellentes habiletés interpersonnelles et sens du service.
Excellente maîtrise du français et bonne capacité à communiquer en anglais.
C'est un poste en présentiel 5 jours par semaine (du lundi au vendredi).