Coordinateur( trice) exécutive

Emballages Mitchel-Lincoln Packaging; Montreal; In loco; CAD 50.000 - 75.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Activités sociales

Assurance dentaire

Assurance frais médicaux et paramédicœ

Assurance invalidité courte durée

Événements d'entreprise

Formation continue

REER participatif de l’employeur

Référencement de talents

Équipe dynamique

Gestionnaire à l'écoute

Descrizione del lavoro

Emballages Mitchel-Lincoln Packaging recherche une personne pour soutenir le président et les vice-présidents avec les tâches administratives quotidiennes, la coordination d’événements et la gestion de projets bureautiques. Le poste exige rigueur, discrétion et aisance avec les outils Microsoft 365, notamment Outlook et Teams.

Vous coordonnez des réunions, voyages, édition de documents, communications et suivez les demandes internes et externes, tout en assurant un service fluide et la

Competenze

• 3 à 7 ans d'expérience en coordi­nation, administration, soutien exécutif ou événementiel.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel).
• Très bonne organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers.
• Autonomie et sens du service, discrétion avec la haute direction.
• Maîtrise du français et bonne communication en anglais.

Mansioni

• Fournir un soutien administratif quotidien au président et aux VP selon leurs besoins.
• Coordonner certaines réunions, réservations, déplacements et activités de représentation.
• Préparer et mettre en forme des documents, présentations, communications et autres documents administratifs.
• Effectuer différents suivis auprès d'intervenants internes et externes au nom des membres de la direction.
• Gérer avec autonomie différentes demandes ponctuelles et s'assurer qu'elles sont menées à terme.
• Traiter avec discrétion l'information confidentielle reliée aux activités de la direction.
• Coordonner la logistique et la communication des Town Halls, incluant les fournisseurs, équipements et besoins audiovisuels.
• Coordonner les rassemblements estivaux et repas des Fêtes, incluant la participation, les traiteurs et autres services requis.
• Soutenir l'organisation du séminaire annuel des ventes, incluant invitations, inscriptions, logistique et suivi des dépenses.
• Mener l'organisation du tournoi de golf clients, notamment les invitations, listes de participants, coordination avec le club et traiteur et suivi des dépenses.
• Coordonner ponctuellement d'autres événements, réunions externes, hôtels, salles, traiteurs et services audiovisuels.
• Coordonner les activités reliées à la loge du Centre Bell et aux billets corporatifs, incluant les réservations et suivis administratifs/comptables
• Assurer le suivi administratif des associations, commandites, dons et participations à différents événements.
• Soutenir et coordonner certaines activités du club social Saint-Laurent et des événements employés.
• Assurer les suivis nécessaires relativement aux dépenses et transmettre l'information requise à la comptabilité.
• Supporter le maintien à jour le répertoire des employés lors des arrivées, départs et changements de fonctions.
• Coordonner les demandes de cartes professionnelles.
• Effectuer diverses réservations et demandes auprès de fournisseurs externes.
• Maintenir une organisation efficace des informations, dossiers et suivis relevant de la fonction.
• Identifier des façons simples de moderniser et simplifier les processus administratifs en utilisant notamment Microsoft 365, Teams, Outlook et SharePoint.
• Assurer le remplacement occasionnel de la réception, notamment pour accueillir les visiteurs et assurer la continuité du service.
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de coordination permettant de soutenir efficacement le président, les VP et le fonctionnement du bureau.

Conoscenze

Coordination

Administration

Soutien exécutif

Événementiel

Microsoft 365

Anglais

Français

Strumenti

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

PowerPoint

Excel

Descrizione del lavoro

Description

Relevant du président la Coordinatrice exécutive soutient le président et les vice-présidents dans leurs activités quotidiennes et contribue au bon fonctionnement du bureau de direction. Elle agit comme personne-ressource pour une variété de besoins administratifs, logistiques et événementiels et assure un suivi rigoureux des demandes qui lui sont confiées. Le rôle exige une personne organisée, proactive, débrouillarde, énergique et très à l'aise avec les outils technologiques, capable de gérer plusieurs priorités simultanément avec discrétion et professionnalisme.

Responsabilités

Soutien au président et aux vice-présidents

• Fournir un soutien administratif quotidien au président et aux VP selon leurs besoins.
• Coordonner certaines réunions, réservations, déplacements et activités de représentation.
• Préparer et mettre en forme des documents, présentations, communications et autres documents administratifs.
• Effectuer différents suivis auprès d'intervenants internes et externes au nom des membres de la direction.
• Gérer avec autonomie différentes demandes ponctuelles et s'assurer qu'elles sont menées à terme.
• Traiter avec discrétion l'information confidentielle reliée aux activités de la direction.

Coordination d'événements corporatifs

• Coordonner la logistique et la communication des Town Halls, incluant notamment les fournisseurs, équipements et besoins audiovisuels.
• Coordonner les rassemblements estivaux et repas des Fêtes, incluant la participation, les traiteurs et autres services requis.
• Soutenir l'organisation du séminaire annuel des ventes, incluant invitations, inscriptions, logistique et suivi des dépenses.
• Mener l'organisation du tournoi de golf clients, notamment les invitations, listes de participants, coordination avec le club et traiteur et suivi des dépenses.
• Coordonner ponctuellement d'autres événements, réunions externes, hôtels, salles, traiteurs et services audiovisuels.

Vie corporative et représentation

• Coordonner les activités reliées à la loge du Centre Bell et aux billets corporatifs, incluant les réservations et suivis administratifs/comptables
• Assurer le suivi administratif des associations, commandites, dons et participations à différents événements.
• Soutenir et coordonner certaines activités du club social Saint-Laurent et des événements employés.
• Assurer les suivis nécessaires relativement aux dépenses et transmettre l'information requise à la comptabilité.

Administration et fonctionnement du bureau

• Supporter le maintien à jour le répertoire des employés lors des arrivées, départs et changements de fonctions.
• Coordonner les demandes de cartes professionnelles.
• Effectuer diverses réservations et demandes auprès de fournisseurs externes.
• Maintenir une organisation efficace des informations, dossiers et suivis relevant de la fonction.
• Identifier des façons simples de moderniser et simplifier les processus administratifs en utilisant notamment Microsoft 365, Teams, Outlook et SharePoint.
• Assurer le remplacement occasionnel de la réception, notamment pour accueillir les visiteurs et assurer la continuité du service.
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de coordination permettant de soutenir efficacement le président, les VP et le fonctionnement du bureau.

Exigences

• 3 à 7 ans d'expérience dans un rôle de coordination, administration, soutien exécutif ou événementiel.
• Excellente maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Outlook, Teams, Word, PowerPoint et Excel.
• Grande aisance avec les technologies et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils.
• Très bon sens de l'organisation et capacité à mener plusieurs dossiers simultanément.
• Débrouillardise et réflexe de trouver des solutions plutôt que d'attendre des directives.
• Capacité à travailler de façon autonome avec un bon sens des priorités.
• Professionnalisme et discrétion compte tenu de la proximité avec la haute direction.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et sens du service.
• Excellente maîtrise du français et bonne capacité à communiquer en anglais.
• ???? Poste en présentiel ???? 5 jours par semaine (du lundi au vendredi)

Avantages

• Activités sociales
• Assurance dentaire
• Assurance frais médicaux et paramédicaux
• Assurance invalidité courte durée
• Événements d'entreprise
• Formation continue
• REER participatif de l’employeur
• Référencement de talents
• Équipe dynamique
• Gestionnaire à l'écoute

Remarque

• Nous exigeons la connaissance de l’anglais, car le titulaire du poste peut communiquer avec les employés du bureau chef situé en Ontario.

Avis aux lecteurs

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