BILINGUAL ASSISTANT / ASSISTANT·E BILINGUE

Community Legal Services of Ottawa | Services juridiques communataires d'Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Health benefits plan

Pension contributions

Job summary

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d’Ottawa (CLSO) seeks a Bilingual Reception and Casework Support Assistant for a permanent, full-time position. The role is shared with the Black Legal Action Centre and based 2 days at CLSO West and 3 days at BLAC/CLSO offices, in Ottawa, in-person only.

Responsibilities include front desk duties, intake creation, referrals, and general administrative support to caseworkers.

Qualifications

• Capacity to work in French is required.
• Excellent client service skills and professionalism.
• Experience in an office environment.
• Strong oral and written communication skills.
• Experience responding sensitively to vulnerable clients’ needs.
• Ability to multi-task and meet deadlines in a fast-paced environment.
• Proven ability to work in a team environment.
• Strong computer skills and familiarity with Microsoft Office and Adobe.
• Ability to work independently and show initiative with minimal supervision.
• Ability to innovate, learn, and adapt to new tasks, policies, and procedures.
• Experience working for a community legal clinic or other nonprofit is an asset.

Responsibilities

• Front desk duties including answering and routing calls, creating intakes, providing referrals, and opening the office daily.
• Provide general administrative support to caseworkers including faxing, photocopying, filing, correspondence, document drafting, scheduling meetings, interpretation requests, and managing documents.
• Accurately record client intake details and referrals in clinic client management system.
• Other duties as assigned

Skills

French language

Customer service

Office experience

Clear communication

Multitasking

Team player

Initiative

MS Office & Adobe

Tools

Microsoft Office

Adobe

Job description

BILINGUALRECEPTIONANDCASEWORKSUPPORT ASSISTANT

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d’Ottawa (CLSO) is a community legal clinic, funded by Legal Aid Ontario. We provide legal services for the low-incomeresidentsofOttawa,aswellascommunitydevelopment,lawreform,legaleducationand outreach initiatives.

The Black Legal Action Centre (BLAC) is an independent not-for-profit community legal clinic mandated to combat individual and systemic anti-Black racism through the provision of legal services to members of Ontario’s Black communities, including engagements in advocacy, community development, law reform, test case litigation, and public legal education.

CLSO and BLAC are seeking a Bilingual Reception and Casework Support Assistant for a permanent position. This is a shared position between CLSO and BLAC. The successful candidate will work 2 days a week at the CLSO west office located at 1299 Richmond Rd and 3 days a week at the BLAC and/or CLSO office located at 1 Nicholas St. This is a full-time 100% in-person position.

Responsibilities

• Frontdesk duties including answering and routing calls, making initial client contact, creating intakes, providing appropriate referrals, providing basic information regarding clinic services, and punctually opening the office for business each day
• Provide general administrative support to caseworkers including faxing, photocopying, filing, correspondence, document drafting, scheduling meetings, interpretation requests, and managing incoming documents
• Accurately record client intake details and referrals in clinic client management system
• Other duties as assigned

Qualifications

• Capacity to work in French is required
• Excellent client service skills and professionalism
• Experience working in an office environment
• Strong oral and written communication skills
• Experience in responding sensitively to vulnerable clients’ needs
• Ability to efficiently multi-task and meet deadlines in a fast-paced environment
• Proven ability to work in a team environment
• Strong computer skills and familiarity with Microsoft Office and Adobe
• Ability to work independently and show initiative with minimal supervision
• Ability to innovate, learn, and adapt to new tasks, policies, and procedures
• Experience working for a community legal clinic or other non-profit organization is an asset

ApplicationDeadline:Friday,October16at5:00p.m.

The annual salary for this position is $50,000. Our compensation package includes a generous health benefits plan and pension contributions.

We welcome applications from Indigenous peoples, racialized people, people living with disabilities and other historically disadvantaged groups. We are committed to equity, diversity and inclusion. We will provide accommodation during the hiring process upon request. We thank all applicants but we will only contact candidates selected for an interview.

ASSISTANT·EBILINGUEÀL’ACCUEILETÀLAGESTIONDESDOSSIERSJURIDIQUES

Services juridiques communautaires d’Ottawa est une clinique juridique communautaire financée par Aide juridique Ontario. Nous offrons des services juridiques aux résidents à faible revenu d'Ottawa, ainsi que des initiatives de développement communautaire, de réforme du droit, d'éducation juridique et de sensibilisation.

Le Black Legal Action Centre (BLAC) est une clinique juridique communautaire indépendante à but non lucratif dont la mission est de lutter contre le racisme anti-Noir, tant individuel que systémique, en fournissant des services juridiques aux membres des communautés noires de l’Ontario. Ses activités comprennent notamment la défense des droits, le développement communautaire, la réforme du droit, les litiges stratégiques et l’éducation juridique du public.

CLSO et BLAC recherchent un.e assistant.e bilingue à l’accueil et la gestion des dossiers pour un poste permanent. Il s’agit d’un poste partagé entre CLSO et BLAC. La personne retenue travaillera deux jours par semaine au bureau ouest de CLSO, situé au 1299 chemin Richmond, et trois jours par semaine au bureau de BLAC et/ou CLSO, situé au 1 rue Nicholas. Il s’agit d’un poste à temps plein et 100% en personne.

Responsabilités

• Tâches de réception, incluant répondre et acheminer les appels, établir le premier contact avec les clients, créer des rendez‑vous, fournir des références appropriées, fournir des informations de base concernant les services de la clinique et ouverture ponctuelle du bureau chaque jour.
• Fournir un soutien administratif général pour les membres du personnel de la clinique juridique, y compris envoyer des télécopies, faire des photocopies et du classement, gérer les correspondances, rédiger des documents, planifier des réunions, effectuer des demandes d’interprétation et gérer des documents.
• Enregistrer avec précision les détails des rendez‑vous et des références effectuées dans le système de gestion des clients de la clinique.
• Toutes autres tâches connexes

Qualifications

• L’capacité de travailler en français est requise
• Compétences et professionnalisme remarquables en matière de service à la clientèle
• Expérience de travail dans un environnement de bureau
• Solides compétences en communication orale et écrite
• Expérience à répondre avec sensibilité aux besoins des clients vulnérables
• Capacité à effectuer plusieurs tâches efficacement et à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide
• Capacité avérée à travailler en équipe
• Solides compétences informatiques et familiarité avec Microsoft Office et Adobe
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et à faire preuve d’initiative
• Capacité à innover, à apprendre et à s’adapter à de nouvelles tâches, politiques et procédures
• Expérience dans une clinique juridique ou un organisme à but non lucratif est un atout

Datelimitepourpostuler:vendredile16 octobre17h

Le salaire annuel pour ce poste est 50000 $. La rémunération inclut un régime d'assurance‑santé avantageux et des cotisations au régime de retraite.

Nous accueillons les candidatures des peuples autochtones, des personnes racialisées, des personnes ayant un handicap et d'autres groupes historiquement défavorisés. Nous nous engageons en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion. Nous fournirons des mesures d’adaptations pendant le processus d'embauche sur demande. Nous remercions tous les candidats mais nous ne contacterons que les candidats sélectionnés pour une entrevue.