Bilingual Administrative Support Assistant

Job Zone d'emploi; Eastern Ontario; On-site; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Job Zone d’emploi is seeking a bilingual Administrative Support Assistant in Ontario to support our employment services team with client follow-up, scheduling, data entry and reception. The role is permanent, full-time, 35 hours per week, Monday to Friday, with opportunities to help clients access services and assist Case Managers and other staff.

The ideal candidate communicates fluently in French and English, is highly organized, delivers excellent customer service, and maintains accurate

Qualifications

• Fluency in French and English, oral and written.
• Strong organizational and time-management skills.
• Excellent customer service and interpersonal skills.
• Accuracy and attention to detail.
• Strong computer skills including Microsoft Office and ability to learn specialized systems.
• Ability to manage competing priorities and meet deadlines.
• Reliability, punctuality and regular attendance.
• Professionalism and discretion with confidential information.
• Minimum high school diploma plus post-secondary in Office Administration or 2+ years in an office setting.

Responsibilities

• Follow up with clients and help coordinate appointments.
• Enter and maintain accurate information in client databases.
• Provide administrative support to Case Managers and the team.
• Assist clients with basic job search activities and resources.
• Maintain organized records and tracking information.
• Provide backup reception coverage and welcome clients.
• Support other administrative and team projects as needed.

Skills

Bilingual English/French

Organizational & time management

Customer service

Attention to detail

Reliability & punctuality

Discretion & professionalism

Learn new systems

Prioritization

Education

High school diploma + Office Admin or 2+ years office experience

Tools

Microsoft Office

Job description

Français à suivre / French version follows

Are you organized, people-focused and looking for an administrative role where your work makes a difference in our community?

Join our team!

Job Zone d’emploi has been providing comprehensive employment services in our community since 1985. As a non-profit organization, we help people prepare for, find and maintain employment, while supporting local employers with their workforce needs.

Position Summary

As our Bilingual Administrative Support Assistant, you'll help keep things moving behind the scenes and on the front line. You'll support our employment services team with client follow-up, scheduling, data entry and administrative tasks, while also helping clients access services and providing backup support at reception.

This is a permanent, full-time position, 35 hours per week, Monday to Friday.

If you're someone who enjoys staying organized, helping others and being part of a collaborative team, this could be a great fit for you.

What you'll do

• Follow up with clients and help coordinate appointments
• Enter and maintain accurate information in client databases
• Provide administrative support to Case Managers, Retention Specialists, and the Data and Administration team
• Assist clients with basic job search activities and employment resources
• Maintain organized records, documentation and tracking information
• Provide backup reception coverage and help create a welcoming experience for clients
• Support with other administrative and team projects as needed

What you'll bring

• Fluency in both French and English, oral and written
• Strong organizational and time-management skills
• Excellent customer service and interpersonal skills
• Accuracy and attention to detail
• Strong computer skills, including Microsoft Office, and the ability to learn specialized systems and applications
• The ability to manage competing priorities and meet deadlines
• Reliability, punctuality and regular, consistent attendance
• Professionalism and discretion when handling confidential information
• A minimum high school diploma, plus either post-secondary studies in Office Administration or at least two years of experience in an office setting

Sound like a good fit?

We'd love to hear from you!

This is an active recruitment for a current vacancy.

We thank all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted. Due to the volume of applications received, we are unable to provide individual status updates.

Job Zone d’emploi is an equal opportunity employer and welcomes applications from all qualified individuals.

Accommodations are available during all stages of the recruitment process upon request.

Adjoint·e bilingue au soutien administratif

Êtes‑vous une personne organisée, attentive aux besoins des autres et à la recherche un poste administratif où votre travail fait une différence dans notre communauté ?

Joignez‑vous à notre équipe !

Depuis 1985, Job Zone d’emploi offre des services d’emploi complets dans notre communauté. En tant qu’organisme sans but lucratif, nous aidons les personnes à se préparer à l’emploi, à trouver un emploi et à le conserver, tout en soutenant les employeurs locaux pour répondre à leurs besoins en matière de main-d’œuvre.

Sommaire du poste

En tant qu’adjoint·e bilingue au soutien administratif, vous contribuerez au bon fonctionnement de nos services, tant par votre soutien administratif que par vos interactions avec les clients.

Vous appuierez notre équipe des services d’emploi en effectuant des suivis auprès des clients, en planifiant des rendez‑vous, en faisant de la saisie de données et en accomplissant diverses tâches administratives. Vous aiderez également les clients à accéder à nos services et offrirez un soutien à la réception au besoin.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, à raison de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Ce que vous ferez

• Effectuer des suivis auprès des clients et aider à coordonner les rendez‑vous
• Saisir et tenir à jour avec exactitude les renseignements dans les bases de données des clients
• Fournir un soutien administratif aux gestionnaires de cas, aux spécialistes en maintien en emploi ainsi qu’à l’équipe des données et de l’administration
• Aider les clients dans leurs activités de recherche d’emploi de base et dans l’utilisation des ressources d’emploi
• Tenir à jour de façon organisée les dossiers, la documentation et les renseignements de suivi
• Assurer un soutien à la réception au besoin et contribuer à offrir un accueil chaleureux aux clients
• Appuyer d’autres projets administratifs et projets d’équipe, au besoin

Ce que vous apporterez

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en relations interpersonnelles
• Souci de l’exactitude et attention aux détails
• Solides compétences informatiques, notamment avec Microsoft Office, et capacité d’apprendre à utiliser des systèmes et des applications spécialisés
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances
• Fiabilité, ponctualité et assiduité et présence régulière
• Professionnalisme et discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels
• Diplôme d’études secondaires au minimum, ainsi que des études postsecondaires en administration de bureau ou au moins deux années d’expérience dans un milieu de bureau

Vous vous reconnaissez dans ce profil ?

Nous aimerions avoir de vos nouvelles !

Il s’agit d’un recrutement actif visant à pourvoir un poste actuellement vacant.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. En raison du nombre de candidatures reçues, nous ne sommes pas en mesure de fournir des mises à jour individuelles concernant l’état des candidatures.

Job Zone d’emploi souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et invite toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature.

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.