Agent-e de soutien administratif, classe I - TER-S26-27-0216

Cegep Lanaudiere; Terrebonne; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Le Cegep Lanaudière recherche une agente de soutien administratif de classe I pour assurer un ensemble de tâches administratives complexes et le secrétariat du secteur. Vos missions incluent l'accueil des étudiantes et étudiants, la prise de messages et l'orientation vers les ressources, la coordination des rendez‑vous et la gestion des communications.

Vous travaillerez selon les procédures établies, veillerez à la tenue des dossiers et à la passation d'évaluations, et assurerez le soutien

Qualifications

• Diplôme lié au secrétariat ou expérience équivalente exigée.
• Connaissance des procédures administratives et de secretariat.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des bases de données.
• Compréhension des besoins des étudiants et du milieu collégial.

Responsibilities

• Accompagner les étudiants et les enseignants et orienter vers les ressources appropriées.
• Assurer l'accueil, la prise de rendez‑vous et le suivi des communications téléphoniques et courriels.
• Gérer les dossiers des services adaptés et les procédures associées dans Clara/SAIDE.
• Organiser et suivre les évaluations et les divers processus administratifs.
• Maintenir à jour les dossiers, les horaires et les pièces justificatives.
• Veiller à la sécurité et au soutien des étudiants en détresse selon les protocoles.

Skills

Accueil

Secrétariat

Gestion administrative

Education

DEC secrétariat

Tools

Clara

SAIDE

Job description

# de référence : TER-S26-27-0216

Date de début de l'affichage : Le 19 octobre 2026

Date de fin de l'affichage : Le 2 novembre 2026 à 9 h

NATURE DU TRAVAIL

L’emploi d’agente ou d’agent de soutien administratif, classe I consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Pour connaître les tâches et les attributionscaractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter leplan de classification du personnel de soutien.

De manière plus spécifique, la personne est notamment appelée à exécuter les tâches suivantes :

Tâches liées à l’accueil:

• Accueillir les personnes étudiantes, recevoir leurs demandes d'information, les orienter vers les ressources appropriées s’il y a lieu;
• Assurer un soutien à la prise de rendez‑vous des personnes étudiantes avec les intervenants, particulièrement en ce qui concerne les 1er rendez‑vous;
• Informer les personnes étudiantes et les personnes enseignantes concernant les procédures liées à l’utilisation des services adaptés;
• Gérer les communications du service en effectuant un suivi réguliers des boites de message téléphonique, des MIO ou du courriel interne;
• Accueillir les personnes étudiantes en détresse, les installer dans la salle d’apaisement et voir, selon le protocole établi, à ce qu’il soit soutenu par un intervenant du SAIDE, de l’équipe psychosocial ou des agents de sécurité;
• Attribuer les casiers, les codes de stationnement et les clés d’ascenseur aux personnes étudiantes SAIDE qui doivent en bénéficier.

Tâches liées à la gestion de la passation d’évaluations :

• Voir à la planification et à l’organisation des journées d’examen dès la fin de la période d’inscription :
• Confirmer les examens dans Clara en s’assurant de valider les données au dossier;
• Attribuer les postes de travail pour chaque personne étudiante;
• Programmer les accès aux mesures informatiques des personnes étudiantes;
• Recupérer les examens auprès des personnes enseignantes en vue des passations à venir (version papier ou électronique);
• Imprimer les documents (liste des examens par jour et demande d’examen de la personne étudiante);
• Effectuer la gestion et la surveillance quotidienne des examens, incluant les simulations et les épreuves uniformes en langue d’enseignement, ainsi que les cours d’été;
• Accueillir les personnes étudiantes lorsqu’ils se présentent pour leur évaluation et s’assurer qu’il soit en mesure de fonctionner adéquatement avec l’équipement informatique;
• Gérer les prêts de portable pour les personnes étudiantes qui effectuent leurs évaluations en classe;
• Vérifier le matériel autorisé, et informer la personne étudiante des consignes relatives à leur évaluation;
• S’assurer de la gestion des accès aux mesures informatiques (Antidote, Internet, dictionnaire, etc)
• Assurer la surveillance des examens / plagiat et tricherie, à l’aide des outils appropriés;
• Récupérer et classer les examens à remettre aux personnes enseignantes.

Réaliser des tâches administratives reliées aux services adaptés:

• Mettre à jour et diffuser les guides de procédures pour les personnes étudiantes et les personnes enseignantes;
• Tenir à jour le dossier informatisé de chaque personne étudiante dans le module SAIDE du logiciel Clara;
• S’assurer que chaque dossier étudiant soit complet et à jour sur le plan administratif : codes au dossier, déclaration HAN, présence des pièces justificatives (certificat médical, évaluation, plan d’intervention), horaire de cours, contrat d’embauche d’autres ressources requises, etc.;
• Effectuer les opérations entre les plates-formes PIO et CLARA services adaptés;
• Compléter les demandes de supports spécialisés selon la situation des étudiants, le cas échéant;
• Effectuer le classement des documents produits par le personnel professionnel du service et en assurer le suivi, la gestion documentaire et l’archivage;
• Assurer le secrétariat des services adaptés : par exemple les fiches des plans d’intervention et signature de ceux‑ci, copie des évaluations, des horaires et des notes de preneurs de notes, édition des rapports annuels et des autres documents;
• Mettre à jour et améliorer les formulaires et documents du SAIDE en collaboration avec l’équipe;
• Tenir à jour et remettre au responsable la liste des personnes étudiantes ayant des besoins particuliers en cas d’urgence (protocole en cas d’évacuation, de crise, etc.);
• Compiler les données statistiques demandées;
• Remplir les autorisations de paiement pour les preneurs de notes;
• Rechercher des surveillants-étudiants et tenir à jour la liste à chaque session pour les épreuves de français;
• Informer la communauté éducative et la clientèle externe sur les services adaptés offerts au Collège, en collaboration avec l’équipe.

Apporter un soutien ponctuel aux centres d’aide :

• Voir à assurer les tâches essentielles pour un fonctionnement quotidien en cas d’absence de l’ASA responsable.