Agent(e) de soutien administratif, classe I

Cégep de Victoriaville; Victoriaville; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Victoriaville recherche un agent de soutien administratif pour réaliser des travaux administratifs et du secrétariat selon les procédures établies.

Vous accueillez les personnes, planifiez les rendez-vous, assurez le suivi des examens des Services adaptés et soutenez le personnel dans l’élaboration des plans d’intervention.

Vous utilisez les outils informatiques et assurez l’organisation des documents, le classement et la diffusion des informations au sein du collège.

Qualifications

• Expérience en travaux administratifs et secrétariat.
• Connaissance des procédures et normes organisationnelles.
• Capacité à préparer et vérifier des documents et rapports.

Responsibilities

• Accueillir les personnes et diriger vers le bon interlocuteur.
• Recevoir toutes les communications, fixer les rendez-vous et les diriger vers le bon intervenant.
• Planifier, organiser et assurer le suivi quant à la gestion des examens aux Services adaptés.
• Pouvoir être appelée à surveiller des examens.
• Assister le personnel pour l’élaboration des plans d’intervention.

Job description

PROJET SPÉCIFIQUE

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste àaccomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexeselon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés audéroulement des activités de son secteur.

QUELQUESATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne decette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativementcomplexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut égalementeffectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux devérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue lesdépôts et concilie les comptes.

Elle peut réaliserdes tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs àl’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrativeou du collège.

Elle peut avoir àréaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités.

Elle transcrit destextes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour desbanques de données, l’inventaire des documents requis par les personnesutilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leuragenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes etprépare les dossiers nécessaires.

Elle accueille lespersonnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente àl’intérieur du collège.

Elle cherche etrecueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans desrapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodesétablies.

Elle initie autravail les nouvelles personnes.

Elle utilise lesoutils technologiques de l’information et des communications mis à sadisposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elleaccomplit toute autre tâche connexe.

De façonplus spécifique, l’agent ou l’agent de soutien administratif, classe 1 auxServices adaptés effectuera les tâches suivantes :

• Accueillir les personnes et les diriger vers le bonintervenant;
• Recevoir toutes les communications, fixer lesrendez-vous et les diriger vers le bon intervenant;
• Planifier, organiser et assurer le suivi quant à lagestion des examens aux Services adaptés;
• Pouvoir être appelée à surveiller des examens;
• Assister le personnel pour l’élaboration des plansd’intervention.