Agent·e administratif·ve

Centre Métropolitain de Chirurgie; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Centre Métropolitain de Chirurgie recherche un agent administratif·ve pour soutenir le bureau GrS et la patientèle. Vous ouvrirez et suivrez les dossiers dans Medesync et Monarch, créerez des dossiers électroniques et papier, et traiterez les documents reçus par télécopie, courrier et courriel.

Profil: expérience d’au moins un an dans le domaine médical et bilinguisme parfait (français/anglais). Maîtrise MS Office et rigueur assurent le respect des normes de confidentialité et de qualité des

Qualifications

• Expérience minimale d’une année dans un poste similaire dans le domaine médical.
• Expérience dans un domaine médical, un atout
• Parfait bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais) afin de communiquer avec notre patientèle francophone et anglophone
• Maîtrise de la suite Microsoft Office

Responsibilities

• Ouvrir et suivre les dossiers des patient·es dans Medesync et Monarch.
• Créer des dossiers électroniques et dossiers papiers.
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie, courrier et courriel.
• Effectuer un soutien téléphonique aux patients·es et répondre rapidement à leurs demandes.
• Mettre à jour les listes d’attente et assurer la confidentialité des informations.

Skills

Bilinguisme FR/EN

Autonomie

Bonne gestion des priorités

Dynamisme

Capacité à travailler sous pression

Capacité à travailler en équipe

Maîtrise de MS Office

Maîtrise de Medesync

Maîtrise de Monarch

Gestion documentaire

Tools

Medesync

Monarch

Microsoft Office

Job description

MISSION

Le Centre Métropolitain de Chirurgie s’adresse à une patientèle privée. Sa priorité consiste à assurer un haut niveau de qualité de soins et de services tout en répondant aux standards les plus élevés en matière de continuité des services de santé et de sécurité. Ses activités sont principalement les chirurgies d’affirmation de genre, mais aussi des chirurgies esthétiques électives et reconstructives, des chirurgies bariatriques par laparoscopie, des chirurgies urologiques et des chirurgies oto-rhino- laryngologiques. De plus, le CMC offre les soins requis par les chirurgies grâce à sa clinique pré et postopératoire, ses unités de soins et son personnel compétent à l’écoute des besoins de la patientèle.

Description Ngénérale Du Poste

L’agent·e administratif·ve apporte un soutien constant au bureau GrS et à la patientèle. Cette personne est responsable de l’ouverture et du suivi des dossiers des patient·es. Ses tâches nécessitent des connaissances techniques, un niveau élevé de confidentialité et une collaboration étroite avec les équipes dans la réalisation des divers mandats. Une approche patient·e par courriel et téléphonique très développée est de mise, et ce, en toute circonstance. Le travail d’équipe et le partage de l’information dans le respect des normes et niveaux de confidentialité sont requis en tout temps.

Description Détaillée

• Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans Medesync ;


• Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patient·es dans la plateforme Monarch ;


• Créer des dossiers électroniques et dossiers papiers ;


• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie ;


• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courrier ;


• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courriel ;


• Traiter les notifications de la plateforme Monarch ;


• Répondre aux courriels info GrS ;


• Répondre aux courriels de correspondances ;


• Effectuer un soutien téléphonique aux patients·es ;


• Retourner les appels des patient·es dans un délai de 24-48 heures ;


• Remplacer les collègues de la réception GrS lors d'absence, de maladie ou de diner lorsque nécessaire ;


• Tenir la liste d’attente à jour ;


• Faire le suivi des documents manquants des dossiers ;


• Faire le suivi des ouvertures de dossiers de plus de trois mois ;


• Envoyer les pochettes trans aux nouveaux·lles patient·es ;


• Numériser les formulaires de justification des chirurgies de correction ;


• S’assurer que les dossiers sont complets et conformes avant de les soumettre à l’équipe préopératoire ;


• Vérifier les retours des pochettes par la poste ;


• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande du·de la supérieur·e immédiat·e.

EXIGENCES

• Expérience minimum d’une année dans un poste similaire


• Expérience dans un domaine médical, un atout


• Parfait bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais) afin de pouvoir communiquer avec notre patientèle francophone et anglophone


• Maîtrise de la suite Microsoft Office

QUALITÉS REQUISES

• Respect des lois de confidentialité


• Autonomie


• Bonne gestion des priorités


• Dynamisme


• Capacité à travailler sous pression


• Capacité à travailler en équipe