Administrative Assistant

Beneva; Quebec; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Beneva au Canada cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir l'équipe dans l'exécution des tâches administratives quotidiennes, assurer les échanges et la priorisation des demandes.

Vous transcrivez et rédigez lettres et rapports, gérez l'agenda, traitez le courrier et soutenez les comités, avec une attention particulière à la précision du français et à l'efficacité des processus.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.
• Douze (12) mois d’expérience pertinente.
• Maîtrise de la langue française tant parlée qu’écrite.

Responsibilities

• Transcrit et rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits.
• Aide à la préparation des budgets et effectue la saisie informatique des données.
• Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue.
• Reçoit et achemine les appels téléphoniques, fournit les renseignements d’usage, s’il y a lieu, prend en note les messages et accueille les visiteurs.
• Assiste à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités.
• Prépare les comptes de dépenses et les autorisations de débours.
• Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres.
• Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction.
• Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier.
• Saisit les permis d’absences de tous les employés de la direction.
• Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Effectue le classement des dossiers et documents de la direction.

Skills

Français écrit et parlé

Organisation

Rigueur administrative

Education

DEC en technique bureautique

Job description

Official Internal Job Title:Administrative AssistantStatus:RegularJob Description:En tant que secrétaire, votre rôle consiste à assurer un support à l'équipe dans l'exécution des tâches administratives variées pour maintenir l'efficacité des opérations.Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :Transcrit et rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits.Aide à la préparation des budgets et effectue la saisie informatique des données.Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue.Reçoit et achemine les appels téléphoniques, fournit les renseignements d’usage, s’il y a lieu, prend en note les messages et accueille les visiteurs.Assiste à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités.Prépare les comptes de dépenses et les autorisations de débours.Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres.Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction.Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier.Saisit les permis d’absences de tous les employés de la direction.Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service.Effectue le classement des dossiers et documents de la direction.Vos talents et vos qualifications :Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.Douze (12) mois d’expérience pertinente.Maîtrise de la langue française tant parlée qu’écrite. Les candidats devront se soumettre à un test de français.Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.Follow us on Instagram !@beneva.ca