Administrative Assistant

IVADO; Quebec; On-site; CAD 40,000 - 56,000; Full time

Job summary

Beneva recrute un(e) Assistant administratif(ve) pour fournir un soutien administratif à l’équipe et assurer l’efficacité des opérations.

Le rôle comprend la transcription, la préparation de budgets, la conception de rapports et la gestion de l’agenda du directeur, avec participation à l’accueil des visiteurs et à la logistique des réunions.

Qualifications

• Diplôme demand é et 12 mois d’expérience pertinente.
• Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit. Un test de français sera demandé.

Responsibilities

• Transcrire et rédiger des lettres, textes, tableaux ou présentations à partir de notes, enregistrements ou manuscrits.
• Aider à la préparation des budgets et saisir les données.
• Concevoir des rapports, les mettre à jour, les imprimer et les distribuer.
• Réceptionner les appels, renseigner et accueillir les visiteurs.
• Assister à des comités, rédiger les comptes rendus et suivre la planification des comités.
• Préparer les comptes de dépenses et les autorisations de débours.
• Garder l’agenda du directeur et les dossiers à jour.
• Assurer la logistique d’événements spéciaux de la direction.
• Gérer le courrier et la distribution.

Skills

Maîtrise du français (écrit et parlé)

Education

Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent

Job description

Official Internal Job Title: Administrative Assistant

Status: Regular

Job Description: En tant que secrétaire, votre rôle consiste à assurer un support à l'équipe dans l'exécution des tâches administratives variées pour maintenir l'efficacité des opérations.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Transcrit et rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits.
• Aide à la préparation des budgets et effectue la saisie informatique des données.
• Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue.
• Reçoit et achemine les appels téléphoniques, fournit les renseignements d’usage, s’il y a lieu, prend en note les messages et accueille les visiteurs.
• Assiste à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités.
• Prépare les comptes de dépenses et les autorisations de débours.
• Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres.
• Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction.
• Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier.
• Saisit les permis d’absences de tous les employés de la direction.
• Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Effectue le classement des dossiers et documents de la direction.

Vos talents et vos qualifications :

• Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.
• Douze (12) mois d’expérience pertinente.
• Maîtrise de la langue française tant parlée qu’écrite. Les candidats devront se soumettre à un test de français.

Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.