Administrative Assistant

North Eastern Ontario Family and Children's Services; Kapuskasing; On-site; CAD 45,000 - 54,000; Full time

Job summary

North Eastern Ontario Family and Children's Services in Kapuskasing seeks an Administrative Assistant for an eighteen-month, full-time contract. The role provides administrative support to the Agency and its programs, including data entry, document formatting, forms and reports, and meeting coordination.

You will handle reception duties, notes for departmental meetings, and ensure organized, timely operations with a client-focused approach.

Qualifications

• Post-secondary education in an Office Administration program or equivalent experience.
• Advanced computer skills with Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
• Ability to provide courteous and confidential customer service.
• Excellent communication and analytical skills.
• Strong interpersonal, self-motivation and problem-solving abilities with priority setting.
• Bilingual English/French required.
• G2 driver’s license with willingness to obtain G class license or have access to a vehicle.

Responsibilities

• Provide clerical support through data entry, formatting documents, forms and reports.
• Schedule and attend departmental meetings, take notes.
• Perform receptionist duties and other assigned tasks.
• Maintain organized, timely and professional operations for the agency.

Skills

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

PowerPoint

Customer service

Communication skills

Interpersonal skills

Problem solving

Prioritization

Bilingual English/French

Education

Post-secondary education in Office Administration or equivalent

Experience in office administration

Job description

ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Eighteen (18) Month Full-time Contract Position in Kapuskasing

As a member of the Clerical team, the Administrative Assistant will provide administrative and clerical support services to the Agency and its programs. Your primary responsibilities will be to provide clerical support through data entry functions, formatting documents, forms and reports, schedule, attend and take notes for departmental meetings, perform receptionist duties and other duties as assigned. With demonstrated flexibility, the Administrative Assistants perform tasks and functions in an organized, timely and professional manner, ensuring the efficient and effective operation of the Agency.

JOB REQUIREMENTS (QUALIFICATIONS AND SKILLS):

• Post-secondary education in an Office Administration Program or equivalent education, training and work experience. Previous work experience in office administration is an asset.
• Advanced computer skills with Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
• Ability to provide courteous and confidential customer service.
• Exceptional communications and analytical skills.
• Excellent interpersonal, self-motivation and problem-solving skills with the ability of setting priorities.
• Bilingualism (English/French) is required.
• Candidates must possess a minimum G2 driver’s license at the time of application and be willing to obtain a valid G Class driver’s license as a condition of employment or already possess a valid G Class driver’s license and have access to their own vehicle.

Working together for the well-being and safety of children, youth and families.

PERSONNEL DE BUREAU

Poste contractuel à temps plein de dix-huit (18) mois à Kapuskasing

En tant que membre de l'équipe administrative, vous serez responsable d'offrir des services de soutien administratifs et de bureau à l’Agence et à ses programmes. Votre responsabilité principale consistera à offrir un support administratif aux fonctions de saisie des données, de mise en forme de documents, de formulaires et de rapports, à planifier des réunions départementales, à y assister et à prendre des notes, à effectuer des tâches de réceptionniste et d’autres tâches assignées. En faisant preuve de flexibilité, vous exercerez des tâches et des fonctions de manière organisée, professionnelle et en temps opportun tout en assurant l'efficience et l'efficacité des opérations de l'Agence.

EXIGENCES DE L’EMPLOI (QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES) :

• Éducation postsecondaire dans un programme d’administration de bureau ou éducation, formation et expérience professionnelle équivalentes. Une expérience professionnelle antérieure dans le domaine de l’administration de bureau est un atout.
• Compétences informatiques avancées avec Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint;
• Capacité à fournir un service à la clientèle courtois et confidentiel.
• Compétences exceptionnelles en matière de communication et d’analyse.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles, de motivation personnelle et de résolution de problèmes, avec la capacité de fixer des priorités.
• Le bilinguisme (anglais et français) est requis.
• Les candidats doivent être titulaires d’un permis de conduire G2 au moment de la candidature et être disposés à obtenir un permis de conduire de classe G valide comme condition d’emploi ou être déjà titulaires d’un permis de conduire de classe G valide et avoir accès à leur propre véhicule.

La description de ce poste est disponible sur demande.

45 073 $ à 53 691 $ par année

Travailler ensemble pour le bien-être et la sécurité des enfants, des adolescents et des familles.

le 21 août 2026

Salary: $45,073 - $53,691 annually

Vacancy Status: Vacant Position