Administrative Assistant

Cochraneontario; Northeastern Ontario; On-site; CAD 45,000 - 54,000; Full time

Job summary

NEOFACS is seeking an Administrative Assistant to provide clerical and administrative support in Cochrane. The role involves data entry, formatting documents, scheduling meetings, and receptionist duties while maintaining organized, timely, and professional operations for the Agency and its programs.

Required are post-secondary Office Administration studies, advanced MS Office skills, strong communications, and bilingual English/French, plus a G2 license or access to a vehicle.

Qualifications

• Post-secondary education in an Office Administration Program or equivalent education, training and work experience.
• Advanced computer skills with Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
• Ability to provide courteous and confidential customer service.
• Exceptional communications and analytical skills.
• Excellent interpersonal, self-motivation and problem-solving skills with the ability of setting priorities.
• Bilingualism (English/French) is required.
• Candidates must possess a minimum G2 driver’s license or be willing to obtain a G license with access to a vehicle.

Responsibilities

• Provide administrative and clerical support, data entry and formatting of documents, forms and reports.
• Schedule, attend and take notes for departmental meetings and provide receptionist duties.
• Perform other duties as assigned with organized, timely and professional execution.

Skills

MS Outlook

MS Word

MS Excel

MS PowerPoint

Customer service

Communication

Bilingual English/French

Data entry

Driver's license (G2/G)

Interpersonal skills

Education

Office Administration program

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Job description

ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Full-time Position in Cochrane

As a member of the Clerical team, the Administrative Assistant will provide administrative and clerical support services to the Agency and its programs. Your primary responsibilities will be to provide clerical support through data entry functions, formatting documents, forms and reports, schedule, attend and take notes for departmental meetings, perform receptionist duties and other duties as assigned. With demonstrated flexibility, the Administrative Assistants perform tasks and functions in an organized, timely and professional manner, ensuring the efficient and effective operation of the Agency.

JOB REQUIREMENTS (QUALIFICATIONS AND SKILLS)

• Post-secondary education in an Office Administration Program or equivalent education, training and work experience. Previous work experience in office administration is an asset.
• Advanced computer skills with Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
• Ability to provide courteous and confidential customer service.
• Exceptional communications and analytical skills.
• Excellent interpersonal, self-motivation and problem-solving skills with the ability of setting priorities.
• Bilingualism (English/French) is required.
• Candidates must possess a minimum G2 driver’s license at the time of application and be willing to obtain a valid G Class driver’s license as a condition of employment or already possess a valid G Class driver’s license and have access to their own vehicle.

Quote Competition # 26-02

Salary: $45,073 - $53,691 annually

Vacancy Status: Vacant Position

PERSONNEL DE BUREAU

En tant que membre de l'équipe administrative, vous serez responsable d'offrir des services de soutien administratifs et de bureau à l’Agence et à ses programmes. Votre responsabilité principale consistera à offrir un support administratif aux fonctions de saisie des données, de mise en forme de documents, de formulaires et de rapports, à planifier des réunions départementales, à y assister et à prendre des notes, à effectuer des tâches de réceptionniste et d’autres tâches assignées. En faisant preuve de flexibilité, vous exercerez des tâches et des fonctions de manière organisée, professionnelle et en temps opportun tout en assurant l'efficience et l'efficacité des opérations de l'Agence.

EXIGENCES DE L’EMPLOI (QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES)

• Éducation postsecondaire dans un programme d’administration de bureau ou éducation, formation et expérience professionnelle équivalentes. Une expérience professionnelle antérieure dans le domaine de l’administration de bureau est un atout.
• Compétences informatiques avancées avec Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint;
• Capacité à fournir un service à la clientèle courtois et confidentiel.
• Compétences exceptionnelles en matière de communication et d’analyse.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles, de motivation personnelle et de résolution de problèmes, avec la capacité de fixer des priorités.
• Le bilinguisme (anglais et français) est requis.
• Les candidats doivent être titulaires d’un permis de conduire G2 au moment de la candidature et être disposés à obtenir un permis de conduire de classe G valide comme condition d’emploi ou être déjà titulaires d’un permis de conduire de classe G valide et avoir accès à leur propre véhicule.

La description de ce poste est disponible sur demande. Veuillez présenter votre curriculum vitae d’ici : le 31 août 2026 en indiquant le no de concours 26-02

Taux de rémunération : 45 073 $ à 53 691 $ par année

Statut du poste : Poste vacant

NEOFACS is committed to an inclusive, barrier‑free selection process. If contacted regarding this competition, please advise the interview coordinator of accommodation measures you may require during our selection process. Information received relating to accommodation needs of applicants will be addressed confidentially.

Les SFENEO se sont engagés à suivre un processus de sélection inclusif et sans obstacle. Si nous communiquons avec vous concernant le présent concours, veuillez aviser la coordonnatrice ou le coordonnateur de l’entrevue des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin pendant notre processus de sélection. Les renseignements recueillis relativement aux besoins d’adaptation des candidates ou des candidats seront traités de façon confidentielle.

Travailler ensemble pour le bien‑être et la sécurité des enfants, des adolescents et des familles.