Administrative Assistant #26-36

North Eastern Ontario Family and Children's Services; Kapuskasing; On-site; CAD 45,073 - 53,691; Full time

Job summary

North Eastern Ontario Family and Children's Services is seeking an Administrative Assistant for a 19-month full-time contract in Kapuskasing. The role involves providing clerical support, managing data entry, organizing departmental meetings, and performing receptionist duties. Candidates should have post-secondary education in Office Administration or equivalent, advanced skills in Microsoft applications, and must be bilingual in English and French. The salary range is $45,073 – $53,691 annually.

Qualifications

• Previous work experience in office administration is an asset.
• Must possess a minimum G2 driver’s license at the time of application.
• Willingness to obtain a valid G Class driver’s license.

Responsibilities

• Provide clerical support through data entry and formatting documents.
• Schedule, attend, and take notes for departmental meetings.
• Perform receptionist duties and other duties as assigned.

Skills

Advanced computer skills with Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint

Ability to provide courteous and confidential customer service

Exceptional communications and analytical skills

Excellent interpersonal, self-motivation and problem-solving skills

Bilingualism (English/French)

Education

Post-secondary education in an Office Administration Program or equivalent

Job description

Administrative Assistant – 19 Month Full-Time Contract Position – Kapuskasing

As a member of the Clerical team, the Administrative Assistant will provide administrative and clerical support services to the Agency and its programs. Your primary responsibilities will be to provide clerical support through data entry, formatting documents, forms and reports, schedule, attend and take notes for departmental meetings, perform receptionist duties and other duties as assigned. With demonstrated flexibility, the Administrative Assistants perform tasks and functions in an organized, timely and professional manner, ensuring the efficient and effective operation of the Agency.

Job Requirements (Qualifications and Skills)

• Post‑secondary education in an Office Administration Program or equivalent education, training and work experience. Previous work experience in office administration is an asset.
• Advanced computer skills with Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
• Ability to provide courteous and confidential customer service.
• Exceptional communications and analytical skills.
• Excellent interpersonal, self‑motivation and problem‑solving skills with the ability of setting priorities.
• Bilingualism (English/French) is required.
• Candidates must possess a minimum G2 driver’s license at the time of application and be willing to obtain a valid G Class driver’s license as a condition of employment or already possess a valid G Class driver’s license and have access to their own vehicle.

Benefits

Salary: $45,073 – $53,691 annually

Equal Opportunity Statement

NEOFACS is committed to an inclusive, barrier‑free selection process.

Poste contractuel à temps plein de dix‑neuf (19) mois à Kapuskasing

En tant que membre de l’équipe administrative, vous serez responsable d’offrir des services de soutien administratifs et de bureau à l’Agence et à ses programmes. Votre responsabilité principale consistera à offrir un support administratif aux fonctions de saisie des données, de mise en forme de documents, de formulaires et de rapports, à planifier des réunions départementales, à y assister et à prendre des notes, à effectuer des tâches de réceptionniste et d’autres tâches assignées. En faisant preuve de flexibilité, vous exercerez des tâches et des fonctions de manière organisée, professionnelle et en temps opportun tout en assurant l’efficience et l’efficacité des opérations de l’Agence.

Exigences de l’emploi (Qualités et compétences requises)

• Éducation postsecondaire dans un programme d’administration de bureau ou éducation, formation et expérience professionnelle équivalentes. Une expérience professionnelle antérieure dans le domaine de l’administration de bureau est un atout.
• Compétences informatiques avancées avec Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à fournir un service à la clientèle courtois et confidentiel.
• Compétences exceptionnelles en matière de communication et d’analyse.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles, de motivation personnelle et de résolution de problèmes, avec la capacité de fixer des priorités.
• Le bilinguisme (anglais et français) est requis.
• Les candidats doivent être titulaires d’un permis de conduire G2 au moment de la candidature et être disposés à obtenir un permis de conduire de classe G valide comme condition d’emploi ou être déjà titulaires d’un permis de conduire de classe G valide et avoir accès à leur propre véhicule.

Avantages

Rémunération : 45 073 $ – 53 691 $ par année

Déclaration d’égalité des chances

NEOFACS s’engage à suivre un processus de sélection inclusif et sans obstacle.