Administrateur(trice) de contrats - acquisition biens et services

Société de transport de Montréal (STM); Montreal; Hybrid; CAD 85,000 - 115,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime de retraite à prestations Déter

Vacances et congés concurrentiels

Télétravail offert

Transport collectif gratuit

Assurances collectives

Job summary

La STM à Montréal recrute un administrateur(trice) – Acquisition biens et services pour piloter les appels d’offres, les négociations et le suivi contractuel au sein du département achats.

Vous développez des stratégies d’approvisionnement et collaborez avec les directions et partenaires internes afin d’assurer la performance et la conformité des contrats. Profil: BACC + 3 ans d’expérience; maîtrise SAP/Edilex et MS Office; compétences en négociation et travail d’équipe.

Qualifications

• 3 ans d’expérience pertinente en acquisition de biens et services
• Toute combinaison formation/expérience sera considérée
• Maîtrise des outils MS Office et connaissance SAP est un atout

Responsibilities

• Conduire les appels d’offres et propositions; analyses et négociations liées aux achats et dispositions.
• Suivre les contrats et contrôler les ententes avec les partenaires fournisseurs.
• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie d’approvisionnement et de disposition des biens et services.

Skills

Négociation de contrat

Gestion de projets

Connaissance du secteur public

Collaboration

Education

Baccalauréat en administration des affaires spécialisé en gestion des opérations ou gestion de la chaîne d’approvisionnement

Tools

MS Office

SAP

Edilex

Job description

Principales fonctions

En tant qu’administrateur(rice) – Acquisition biens et services, vous fournissez un ensemble de services professionnels et spécialisés en acquisitions stratégiques de biens et services, de dispositions des surplus et de construction le cas échéant. Vous participez activement à l’élaboration de nouveaux contrats, à la planification des contrats de renouvellement et de services techniques ou professionnels. Vous développez des stratégies afin d’assurer la réalisation des mandats qui vous sont confiés en termes de développement d’appel d’offres et de propositions, de regroupement, d’analyse, de limitation des impacts environnementaux et d’administration. Vous êtes responsable du suivi des contrats et du contrôle des ententes conclues entre la STM et ses partenaires fournisseurs.

Vous développez et proposez des stratégies d’acquisitions ou de disposition des surplus. Vous êtes responsable de l’implantation des programmes et des procédés administratifs nécessaires à la mise en œuvre des stratégies retenues au plan d’entreprise. Vous entretenez des relations d’affaires avec les Directions exécutives de l’entreprise et ses composantes. L’administratrice ou l’administrateur de contrats, par son rôle d’influence et de leadership, s’assure de la transparence du processus.

Vos principaux mandats

• Environnement de travail dans une dynamique de projets nécessitant une forte implication et une grande collaboration avec les partenaires internes (requérant, mise-en-œuvre, affaires juridiques, planification, etc) et avec les fournisseurs clés.
• Projets d’acquisition de licences, logiciels et de biens reliés à la technologie de l’information.
• Coordination des activités d’approvisionnement, des avis d'expert et conseil auprès des requérants internes TI.
• Développement et mise en œuvre du plan d’approvisionnement stratégique pour optimiser les dépenses sur les biens et services TI.
• Aptitude à conduire des négociations complexes et à forte valeur ajoutée

Plus spécifiquement, vous :

• Recueillez, analysez et consolidez les besoins et les objectifs en lien avec les partenaires internes, analysez les tendances du marché et déterminez les fournisseurs potentiels.
• Selon les activités de votre secteur, participez aux réunions d’organisation de contrats, de projets ou de chantier et autres réunions avec les adjudicataires, promoteur, sous-traitants et professionnels, représentants des services et autres organismes externes.
• Développez des relations d’affaires entre les fournisseurs, les utilisateurs et les demandeurs ainsi qu’une collaboration avec les directions exécutives et entretenez des relations d’affaires avec les partenaires internes.
• Exercez un rôle conseil auprès des partenaires internes en lien avec ses attributions de groupe de marchandise et les marchés ciblés.
• Participez à la rédaction et à la préparation des textes d’entente.
• Participez à l’analyse des problèmes d’exécution du contrat, recherchez les solutions adéquates et collaborez aux directives de modifications et/ou recommandations. Consultez le professionnel requis.
• Après leur octroi, vous veillez à la bonne exécution des contrats, analysez les problèmes et initiez les correctifs, négociez avec les fournisseurs, rédigez les avenants et contrôlez les ententes entre les partenaires.
• Exercez une autorité fonctionnelle pour les mandats qui vous sont confiés vous permettant de modifier les méthodes de travail et les façons de faire.
• Autorisez la libération des cautionnements.
• Représentez la Société auprès d’organismes externes (Associations, regroupement d’achats, autres municipalités, etc..
• Élaborez, planifiez, organisez et proposez la stratégie d’acquisition ou de disposition des biens et des services pour la Société. Vous coordonnez des équipes multidisciplinaires et les processus d’acquisitions ou de disposition en fonction des enveloppes budgétaires et des échéanciers. Vous réalisez des analyses comparatives («benchmarking»).
• Développez et élaborez les appels d’offres et de propositions, établissez le montant monétaire des cautionnements, déterminez les garanties, analysez les soumissions, produisez au Conseil d’administration un rapport de recommandation ainsi que la documentation nécessaire afin que le Conseil prenne une décision éclairée.
• Pilotez les comités d’évaluation d’appel d’offres et vous êtes responsable de la transparence du système d’évaluation des soumissions en exerçant un contrôle sur le respect du processus d’approvisionnement et de disposition.
• Émettez des commandes jusqu’à concurrence du montant défini dans le cadre législatif.
• Effectuez toutes autres tâches connexes.

Exigences

Votre profil est activement recherché si vous:

• Détenez un Baccalauréat en administration des affaires (B.A.A) spécialisé en Gestion des opérations ou en Gestion de la chaîne d’approvisionnements.
• Possédez 3 ans d’expérience pertinente en acquisition de biens et services
• Toute combinaison formation/expérience sera considérée

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES CLÉS

Vous êtes reconnu pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes:

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Power Point).
• Connaissance du processus d'acquisition dans le secteur public.
• Connaissance SAP (un atout).
• Connaissance du logiciel Edilex sera considérée comme un atout.
• Connaissance de la réglementation en approvisionnement dans le secteur public sera considérée un atout.
• Connaissance en gestion contractuelle sera considérée comme un atout.
• Collaboration, tact, priorisation et organisation, sens de l’innovation et créativité, persuasion, sens client, expression verbale.
• Négociation de contrat d’envergure dans le cadre de la gestion contractuelle des contrats en cours.
• Connaissance de l’environnement relié à la technologie de l’information (infonuagique, licences perpétuelles etc.)

Nous aimerions en apprendre davantage sur vous !

Conditions de travail

• Une rémunération globale avantageuse.
• Un régime de retraite à prestations déterminées vous assurant une tranquillité d’esprit.
• Un milieu de travail où votre développement professionnel est valorisé.
• Une politique de vacances et congés concurrentielle.
• Le transport collectif gratuit sur tout le réseau de la STM et de ses partenaires.
• Un programme d’aide aux employés donnant accès à différents services de soutien.
• Un régime d’assurances collectives compétitif, pour vous et pour votre famille.
• Télétravail offert selon la nature du poste et les besoins opérationnels.
• Des horaires de travail flexibles pour favoriser la conciliation vie personnelle et professionnelle.