Administrateur(trice) immobilier(ère)

Realterm; Dorval; On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Realterm recherche un administrateur immobilier pour soutenir l’équipe de gestion du portefeuille canadien.

Vous gérerez les documents, les factures, les dossiers locataires et les communications fournisseurs, et vous assurerez le soutien à la réception selon les besoins.

Qualifications

• Expérience en administration et coordination de bureau.
• Capacité à gérer dossiers, factures et documents fournisseurs.
• Maîtrise du pack Microsoft Office; Yardi est un atout.
• Bonnes compétences en communication en français; l’anglais est souhaité.
• Capacité à prioriser et respecter les délais.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif général aux gestionnaires immobiliers et à l’équipe.
• Organiser et mettre à jour les dossiers, contrats, assurances et documents des locataires/fournisseurs.
• Préparer et suivre les bons de commande, les contrats et les renouvellements.
• Coordonner la documentation et les suivis liés aux services et à l’assurance.
• Préparer les avis aux locataires et la correspondance liée aux immeubles.
• Maintenir les dossiers d’inspection, les rapports et les documents de référence.
• Assurer la couverture réceptive et le support administratif au besoin.
• Gérer les déplacements et les arrangements de voyage de l’équipe.

Skills

Administrative skills

Organization

Follow-up

Communication skills

Bilingual French/English

Education

Diplôme d’études secondaires

Formation collégale ou diplôme en administration/gestion de bureau/immobilier/comptabilité

Tools

Microsoft Office

Yardi

Excel

Job description

Sommaire

La personne titulaire du posteL’administrateur immobilier offre un soutien administratif et de coordination à l’équipe de gestion immobilière de Realterm pour le portefeuille canadien. Ce rôle soutient la gestion de la documentation immobilière, les suivis auprès des fournisseurs, les communications avec les locataires, le traitement des factures et des dépenses, la coordination des déplacements ainsi que les tâches administratives générales. La personne titulaire du poste assure également un soutien à la réception au besoin.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif général aux gestionnaires immobiliers et à l’ensemble de l’équipe de gestion immobilière
• Aider à organiser, tenir à jour et mettre à jour les dossiers immobiliers, les contrats, les certificats d’assurance, les dossiers des locataires, la correspondance avec les locataires et la documentation des fournisseurs
• Préparer, suivre et faire le suivi des bons de commande fournisseurs, des contrats, des documents de renouvellement, des avis d’annulation, des demandes de signature et des rapports
• Coordonner la documentation des fournisseurs et les suivis connexes, y compris les demandes de renouvellement de certificats d’assurance, les demandes liées aux services et les mises à jour administratives
• Préparer et distribuer les avis aux locataires, les lettres liées au stationnement et toute autre correspondance liée aux locataires ou aux immeubles
• Tenir à jour les dossiers d’inspection des immeubles, les rapports, les dossiers de services publics et toute autre documentation liée aux immeubles
• Aider au suivi des déficiences, confirmer l’achèvement des travaux et effectuer les suivis administratifs connexes
• Attribuer les vignettes de stationnement et les codes d’accès, traiter les frais mensuels connexes et répondre aux demandes courantes des locataires liées au stationnement ou à l’accès
• Tenir à jour les renseignements de codification, les listes de contacts des immeubles, les listes de contacts d’urgence et les autres documents de référence
• Appuyer les corrections de factures, le codage des factures et la saisie des factures dans Payscan
• Préparer les registres de chèques hebdomadaires
• Traiter les dépenses des membres de la direction et les rapports de dépenses, au besoin
• Assurer une couverture de remplacement à la réception, notamment accueillir les visiteurs, acheminer les appels et coordonner et recevoir les livraisons
• Coordonner les arrangements de voyage pour les membres de l’équipe, y compris les vols, les hôtels et les réservations de conférence, sur demande
• Fournir un soutien pour le classement, la récupération de documents, la numérisation, le classement numérique et les tâches administratives générales
• Effectuer d’autres tâches administratives et projets ponctuels en soutien à l’équipe de gestion immobilière

Compétences

Responsabilisation

Jugement, confiance et intégrité

Planification, prise de décision et initiative

Développement et apprentissage

Collaboration, communication et travail d’équipe

Qualifications

• Solides compétences administratives, organisationnelles et de suivi.
• Aisance à travailler avec des documents, des feuilles de calcul, des factures, des dossiers fournisseurs et des systèmes de bureau courants.
• Maîtrise de Microsoft Office. Une expérience avec Yardi est un atout, mais n’est pas requise.
• Solides compétences en communication orale et écrite ainsi qu’une approche professionnelle axée sur le service.
• Aisance à communiquer avec les locataires, les fournisseurs et les membres de l’équipe interne dans un environnement axé sur le service à la clientèle.
• D’excellentes compétences en communication en français sont requises. La capacité de communiquer en anglais est également requise pour ce poste, puisqu’il implique des communications régulières avec des locataires, des fournisseurs et des parties prenantes internes situés à l’extérieur du Québec.
• Capacité à gérer plusieurs priorités administratives, à suivre les instructions avec rigueur et à poser des questions lorsque des précisions sont nécessaires.
• Souci du détail, fiabilité et aisance à soutenir une équipe dans un environnement de bureau dynamique.

Formation et expérience

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent requis; des cours collégiaux ou un diplôme en administration, en gestion de bureau, en immobilier, en comptabilité ou dans un domaine connexe constituent un atout.
• Une à deux années d’expérience en administration, en coordination de bureau, en administration immobilière, en soutien comptable ou dans un domaine connexe sont souhaitées.
• Les candidatures démontrant un fort potentiel administratif, même avec une expérience directe limitée en gestion immobilière, seront considérées.

Environnement de travail

Le poste s’exerce dans un environnement de bureau général et peut nécessiter des déplacements, jusqu’à 10 % du temps annuellement, vers des bureaux ou des immeubles éloignés selon les besoins organisationnels et d’affaires.

Exigences physiques

La personne titulaire du poste doit être en mesure de demeurer en position assise pendant la majeure partie de la journée de travail, de travailler à un bureau et d’utiliser régulièrement un ordinateur. Elle doit également être en mesure d’accéder aux classeurs et d’utiliser l’équipement de bureau courant. À l’occasion, elle pourrait devoir soulever des boîtes pesant jusqu’à 10 lb.