Adjointe juridique - droit immobilier

Personnel ALTER EGO inc.; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

3 ou 4 semaines de vacances

Assurances collectives jour 1

Régime de retraite après 1 an de服务

Hybride, 4 jours au bureau

Job summary

Personnel Alter Ego recherche un adjoint ou adjointe juridique en droit immobilier pour soutenir les professionnels du droit dans les activités quotidiennes et les tâches de secrétariat.

Le poste implique la préparation de documents, la gestion d’agendas, le suivi des appels et la coordination des déplacements, le tout en environnement bilingue et dynamique.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat juridique ou équivalent.
• Expérience d’au moins 7 années en pratique privée avec des professionnels du droit.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la rédaction professionnelle.

Responsibilities

• Corriger et mettre en page des documents juridiques (lettres, notes, procédures).
• Transcrire des documents à partir de notes manuscrites ou messages téléphoniques.
• Mettre à jour les listes de clients et préparer le matériel pour les conférences.
• Gérer l’agenda, les courriels et les déplacements des professionnels du droit.
• Réviser les entrées de temps et préparer la facturation mensuelle.
• Aider les avocats et adjointes, y compris lors de réunions et de veilles juridiques.

Skills

Organisation

Autonomie

Initiative

Communication bilingue

Connaissance bureautique

Education

Diplôme en secrétariat juridique

7 années d'expérience en pratique privée

Tools

Litera Compare

OnePlace

PowerPoint

Job description

Vous cherchez un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage? Celui-ci est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique en droit immobilier.

SOMMAIRE DU POSTE :

Contribue à la gestion des pratiques de professionnels du droit immobilier par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients. Travail de secrétariat varié notamment révision et correction de correspondance et de documents. Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers. Soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment quant à leur participation aux comités internes et externes. La personne travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES :

• Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.)
• Transcrire des documents à partir de notes manuscrites et/ou de messages téléphoniques
• Comparer des documents avec Litera Compare
• Mettre à jour des listes de clients
• Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents
• Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons
• Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point)
• Ouvrir des nouveaux dossiers
• Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis
• Initier des appels conférence
• Gérer l’agenda du professionnel du droit
• Gérer des courriels
• Rechercher, saisir et mettre à jour des données dans OnePlace
• Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants
• Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients
• Commander des repas, breuvages et autres
• Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées
• Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système
• Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle
• Préparer la facturation mensuelle
• Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi
• Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis
• Aider d’autres professionnels du droit ainsi que d’autres adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis
• Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis
• Assermenter des avocats et clients

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :

• Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent
• Posséder 7 années d’expérience en pratique privée pour un ou des professionnels du droit incluant, idéalement, un.e associé.e

CONNAISSANCES ET APTITUDES :

• Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples
• Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision
• Connaissance des procédures et pratiques légales
• Habiletés de communication orales et écrites en français et en anglais
• Connaissances des logiciels bureautiques
• Capacité de travailler en équipe
• Souci du détail

AVANTAGES :

• 3 ou 4 semaines de vacances, selon l’expérience
• Assurances collectives jour 1
• Régime de retraite après 1 an de service
• Hybride, 4 jours au bureau

Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées!