Adjoint.e de direction

Indispensable Recruitment; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Indispensable Recruitment recherche une Adjointe de direction pour travailler en partenariat étroit avec son président et devenir son bras droit. La candidate idéale est organisée, proactive et autonome, avec au moins cinq années d'expérience et une excellente maîtrise du Pack Office.

Poste en mode hybride à Montréal; travail sur la coordination des priorités, des réunions et des déplacements, ainsi que la gestion des dossiers administratifs et du recrutement.

Qualifications

• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise avancée de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Sens de l'initiative et orientation vers les solutions.
• Excellente rédaction et discrétion professionnelle.
• Bilinguisme français et anglais, oral et écrit.

Responsibilities

• Bras droit du président: coordination des priorités, réunions et déplacements.
• Gestion des dépenses et dossiers personnels, intervention rapide en cas d’urgence.
• Supervision des activités administratives: ouverture/fermeture des mandats, saisie de données, production de documents, suivi des dossiers et coordination des réunions hebdomadaires.
• Amélioration des processus administratifs et vérification de l’exactitude des informations dans les systèmes.
• Soutien à l’équipe de recrutement: suivi des candidats, coordination des évaluations, révision des documents et expérience candidat professionnelle.
• Participation à la visibilité de l’entreprise via publications, campagnes d’emails et documents clients.
• Planification et coordination de projets spéciaux et événements corporatifs, y compris conférences et réseautage.
• Gestion des fournisseurs, fournitures et installations; liaison avec partenaires externes.

Skills

Gestion administrative

Organisation avancée

Bilingue FR/EN

Proactivité

Gestion multitâche

Tools

Microsoft Office

Job description

Notre client est à la recherche d'une Adjointe de direction pour travailler en partenariat étroit et direct avec son Président. Nous sommes à la recherche d'une adjointe exécutive organisée, proactive et autonome qui deviendra un véritable bras droit pour le président. Ce poste s'adresse à une personne qui aime être au cœur des opérations, prendre des initiatives et contribuer activement à l'amélioration des processus.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE DE DIRECTION SERA DE:

• Agir comme bras droit du président en assurant la coordination de ses priorités, de ses réunions, de ses déplacements professionnels et personnels ainsi que de divers suivis administratifs;
• Gérer les comptes de dépenses, certains dossiers personnels (voyages, dépenses, réservations) et intervenir rapidement lors de situations urgentes;
• Assurer le bon déroulement des activités administratives de l'entreprise, incluant l'ouverture et la fermeture des mandats, l'entrée de données, la production de documents, le suivi des dossiers et la coordination de la réunion hebdomadaire;
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et veiller à l'exactitude des informations dans les différents systèmes;
• Soutenir l'équipe de recrutement en assurant les suivis auprès des candidats, la coordination des évaluations, la révision des documents et le maintien d'une expérience candidat professionnelle;
• Participer à la visibilité de l'entreprise en coordonnant les publications sur les différentes plateformes, les campagnes de courriels et la préparation de documents destinés aux clients;
• Planifier et coordonner divers projets spéciaux et événements corporatifs, incluant les conférences, les événements de réseautage, les activités internes ainsi que la gestion des billets destinés à la clientèle;
• Assurer la gestion des fournisseurs, des fournitures de bureau, des installations et agir comme personne-ressource auprès de différents partenaires externes afin de soutenir le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.
• Un minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire;
• Haut niveau de compétence à utiliser la suite Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint);
• Excellentes habiletés organisationnelles et grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Sens de l'initiative et forte orientation vers les solutions;
• Excellentes aptitudes en rédaction et en révision de documents;
• Excellent jugement, discrétion et professionnalisme;
• Bilinguisme français et anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer rapidement.
• Travail en mode hybride 2 jours/semaine au bureau;
• Équipe aux valeurs humaines et collaboratives.