Executive Assistant

Groom & Associés / Associates; Dorval; Hybrid; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Groom & Associés / Associates à Dorval (Québec) – Hybride cherche un Assistant(e) Exécutif(ve) pour agir comme premier point de contact et soutenir les trois conseillers.

Le poste nécessite une formation en administration et 4 à 10 ans d’expérience; vous gérerez les agendas, les transferts et les rapports, tout en assurant la conformité et l’intégrité des dossiers.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou diplôme/certificat en administration.

Responsibilities

• Premier point de contact pour les demandes entrantes des clients et acheminer les dossiers
• Suivis proactifs des éléments en suspens et organisation des rencontres
• Planifier, coordonner et gérer les calendriers des trois conseillers
• Ouverture de nouveaux comptes et transfert avec suivi externe
• Mises à jour des dossiers KYC et révisions de conformité
• Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires sur les transactions
• Résoudre proactivement les enjeux opérationnels quotidiens et les blocages de communication

Skills

Communication

Organisation

Gestion du temps

Autonomie

Esprit d'équipe

Education

Diplôme d’études collégiales / administration

Tools

Microsoft Office

Job description

Titre : Assistant(e) Exécutiv(ve)

Lieu : Dorval (Québec) – Hybride

Salaire : Compétitif

Service à la clientèle et communications

• Premier point de contact : Agir à titre de principal point de contact pour les demandes entrantes des clients, gérer les communications, répondre aux demandes générales et acheminer efficacement les dossiers plus complexes dans des délais appropriés.
• Suivis auprès des clients : Effectuer un suivi proactif des éléments en suspens, notamment l’obtention de signatures, de copies de relevés, la planification de rencontres et la collecte des renseignements manquants relatifs aux comptes.
• Coordination des rencontres : Planifier, coordonner et gérer les calendriers complexes des trois conseillers.

Opérations et administration des comptes

• Traitement des comptes : Gérer l’ouverture de nouveaux comptes et l’initiation des transferts, tout en assurant les suivis externes nécessaires jusqu’à leur réalisation.
• Gestion des exigences KYC (Connaissance du client) : Coordonner et planifier les mises à jour des dossiers « Connaissance du client » (KYC) ainsi que les révisions de conformité.
• Rapports de transactions : Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires détaillés sur les transactions.
• Résolution de problèmes : Résoudre de façon proactive les enjeux opérationnels quotidiens, notamment les erreurs dans les formulaires, les traitements incorrects et les blocages de communication.

Coordination de l’équipe et intégration

• Coordination interne : Effectuer des suivis réguliers auprès des membres de l’équipe afin d’assurer l’avancement des tâches, des livrables et le respect des échéances.
• Intégration des nouveaux employés : Gérer le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et des employés juniors, y compris la préparation des contrats, des formulaires et la configuration des systèmes internes.
• Gestion documentaire : Maintenir un système efficace de classement et d’archivage afin d’assurer la conformité, l’accessibilité et l’intégrité des dossiers.
• Continuité des opérations : Agir comme pilier des opérations administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau, l’efficacité des processus de travail et une excellente organisation de l’équipe.
• Diplôme d’études collégiales ou diplôme/certificat en administration.
• De 4 à 10 ans d’expérience à titre d’adjoint(e).
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint).
• Capacité à faire preuve d’initiative, à travailler de façon autonome ainsi qu’en collaboration avec une équipe, et à interagir efficacement avec tous les niveaux de gestion et du personnel.
• Excellentes aptitudes en organisation et capacité à travailler avec un fort sentiment d’urgence. Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à respecter les échéances.
• Excellentes habiletés en communication.

Nous vous remercions pour votre candidature; cependant, seuls les candidats retenus seront contactés