Adjointe administrative

Howmet Aerospace; Laval (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Howmet Aerospace recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour Laval, QC, en poste sur site. Le candidat assure le courrier, le classement, l’accueil et le soutien aux RH avec une forte compétence bilingue FR/EN.

Maîtrise de MS Office et Outlook, et capacité à organiser des réunions via TEAMS ou en présentiel. Le rôle implique la gestion d’inventaire, des requêtes à la production et le suivi des achats de fournitures, tout en veillant à la confidentialité et au respect des procédures

Qualifications

• Bilinguisme essentiel (français/anglais).
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à prioriser.
• Communication claire et professionnelle en interne et externement.
• Soutien administratif polyvalent, notamment RH.
• Discrétion et souci du détail dans le traitement d information sensible.

Responsibilities

• Effectuer des réquisitions à la demande de l’équipe de production et traiter courrier et courriels.
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau et des articles promotionnels.
• Offrir un soutien administratif aux ressources humaines et à d’autres services (rédaction de descriptions de postes, accueil des employés, cartes d’accès).
• Publier et suivre les descriptions de postes, réaliser des entretiens téléphoniques et planifier les entretiens.
• Accueil physique et téléphonique, filtrage des appels et organisation de réunions.

Skills

Bilinguisme FR/EN

Organisation

Communication efficace

Soutien administratif

Discrétion & confidentialité

Tools

MS Office

Outlook

TEAMS

Imprimantes & scanners

Job description

• Locations 4001 Auto Route des Laurentides, Laval, QC, H7L 6C4, CA (On-site)
• Effectuer des réquisitions à la demande de l’équipe de production (Oracle)
• Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants et p réparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, envois par messagers)
• Effectuer de la traduction pour des présentations et des formations à l’interne
• Établir et maintenir un système de classement efficace
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des articles promotionnels (faire des recherches et demander des soumissions)
• Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines:
  • Effectuer la rédaction et la publication de descriptions de tâches pour les postes à pourvoir (Indeed)
    • Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue
    • Participer à l’accueil des nouveaux employés
    • Création, émission et suivi des cartes d’accès (Kantech)
    • Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés
    • Offrir un support lors de l’organisation d’activités corporatives

S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées

Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise

Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise

Bilinguisme essentiel (français, anglais)

Très bonne connaissance de la suite MS Office, notamment avec Outlook afin d’organiser des réunions en présentiel ou par TEAMS, gestion des disponibilités, effectuer des réservations de salles

Aisance avec les outils informatiques et les périphériques (facilité à apprendre de nouveaux logiciels, utilisation d’imprimantes, de numériseurs et de systèmes téléphoniques)

Soutien au recrutement (affichage de postes, appels de présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)

Capacité de rédaction professionnelle (demandes internes et externes, courriels)

Accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, gestion des visites, représentation professionnelle de l’entreprise)

Discrétion, débrouillardise, autonomie, initiative et soucis du détail