Office Coordinator

MADE BY GATHER; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

MADE BY GATHER recherche un coordonnateur(trice) de bureau pour assurer le bon fonctionnement du bureau et du laboratoire, soutenir les activités administratives et la gestion du courrier.

La personne idéale est proactive, efficace et capable de gérer plusieurs responsabilités simultanément, y compris la coordination d’événements et le suivi des fournitures.

Qualifications

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs priorités.
• Maîtrise des communications écrites et orales en français, anglais souhaité.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

Responsibilities

• Gérer le bureau et maintenir l’environnement de travail propre et approvisionné.
• Soutenir les fonctions administratives et la gestion du courrier.
• Réception : répondre aux appels via RingCentral et gérer le courrier.
• Coordination d’événements et logistique traiteur.
• Gestion des échantillons et expéditions.
• Lien avec les fournisseurs et entretien des équipements.
• Gestion des installations et relation avec le propriétaire.
• Communication interne et externe; distribution de notes et courrier.
• Conformité aux politiques et protocole de sécurité.
• Projets spéciaux et réapprovisionnement des fournitures et collations.

Skills

Organisation

Gestion des priorités

Communication écrite et orale

Bilingue FR/EN

Autonomie

Esprit d’équipe

Education

Diplôme d’études secondaires

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour se joindre à notre équipe. La personne sera responsable d’assurer le bon fonctionnement de notre bureau et de notre laboratoire, de soutenir les fonctions administratives et de gestion du courrier, ainsi que de contribuer à diverses tâches organisationnelles.

La personne idéale est proactive, efficace, positive et capable de gérer plusieurs responsabilités simultanément.

Principales responsabilités

• :Gestion du bureau : Maintenir un environnement de travail propre, organisé et bien approvisionné. Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, effectuer les commandes au besoin et veiller au bon fonctionnement des équipements
• .Soutien administratif : Fournir un soutien administratif, notamment en assurant la gestion des calendriers et de la correspondance liée aux installations
• .Réception : Répondre aux appels téléphoniques via l’application RingCentral sur ordinateur et gérer le courrier ainsi que les colis entrants et sortants
• .Coordination d’événements : Participer à la planification et à l’organisation des événements de l’entreprise, des réunions et des conférences. Coordonner les services de traiteur et les autres aspects logistiques au besoin. Soutenir également John et l’équipe des ventes dans l’organisation de leurs événements
• .Gestion des échantillons : Maintenir et organiser les différents échantillons de produits de l’entreprise dans les espaces d’entreposage
• .Gestion des expéditions : Répondre aux demandes d’expédition de pièces de rechange, d’échantillons et de produits conformément aux directives des différentes parties prenantes
• .Gestion des fournisseurs : Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services liés aux installations. Gérer ces relations afin d’assurer un service de qualité et une bonne maîtrise des coûts. Veiller à l’entretien des équipements, notamment les filtres à eau, lave-vaisselle, photocopieurs, fours et réfrigérateurs
• .Gestion des installations : Gérer sur place les relations avec le propriétaire de l’immeuble et les questions liées aux installations. Coordonner également l’élimination des équipements électroniques conformément aux politiques de responsabilité sociale de l’entreprise
• .Communication : Agir comme point de contact pour les communications internes et externes, notamment pour la distribution de notes de service, de courriels et de courrier
• .Conformité : Veiller à ce que les activités du bureau respectent les politiques et procédures de l’entreprise. Contribuer à l’application des protocoles de santé et de sécurité ainsi qu’à l’entretien général du bureau
• .Projets spéciaux : Participer à divers projets spéciaux et effectuer toute autre tâche connexe au besoin
• .Fournitures et collations : Assurer la gestion et le réapprovisionnement des fournitures de bureau et des collations pour les employés

s:Formation : Diplôme d’études secondaires ou équivalent requi

s.Expérience : Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste administratif, de coordination de bureau ou dans un rôle similair

e.
Compétenc

• es:Excellentes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs priorités simultanéme
• nt.Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale; le bilinguisme français-anglais est essenti
• el.Maître de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outloo
• k).Capacité à travailler de façon autonome et en équi
• pe.Grand souci du détail et bonnes aptitudes en résolution de problèm
• es.Bonne connaissance des équipements de bureau couran

ts.
Compétences c

lés:Professionnalisme : Fait preuve d’un haut niveau de professionnalisme et d’intégrité dans toutes ses interacti

ons.Service à la clientèle : Offre un excellent service aux parties prenantes internes et exter

nes.Adaptabilité : Fait preuve de flexibilité et sait s’adapter aux changements de priorités et aux besoins de l’entrepr

ise.Initiative : Identifie de façon proactive les possibilités d’amélioration et prend les mesures nécessai

res.Esprit d’équipe : Collabore efficacement avec les autres et contribue à un environnement de travail posi

tif.
Conditions de tra

vail:Exigences physiques : Capacité à soulever occasionnellement des charges allant jusqu’à 10 kg (22

lb).Horaire : De 8 h à 17 h, du lundi au vend

redi.Lieu de travail : Poste 100 % sur site, 5 jours par semaine. Il ne s’agit pas d’un poste à dista