Adjoint ou adjointe en contrôle documentaire

Mallette; Trois-Rivières; Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Assurance collective

Quatre semaines de vacances dès l’embû

Job summary

Groupe Pro-B inc. est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative en contrôle documentaire pour soutenir la directrice TI et assurer la traçabilité des documents de projets variés.

Vous gérerez les transmissions, le classement et le suivi des documents, tout en veillant à la conformité et à la qualité selon les procédures internes. Le poste offre 37,5 heures par semaine, possibilité de télétravail et une assurance collective.

Qualifications

• Formation bureautique/administration ou domaine connexe.
• Au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise du français et anglais selon les besoins des tâches.

Responsibilities

• Transmettre les documents aux clients, partenaires et équipes de projet.
• Réceptionner, traiter, classer et suivre les documents et révisions.
• Veiller à la conformité, à la qualité et à la traçabilité des documents.
• Collaborer avec les directeurs de projet, ingénieurs et partenaires externes.
• Participer à l’amélioration continue des pratiques documentaires.
• Servir de ressource pour les plateformes documentaires et procédures internes.

Skills

Français avancé

Anglais (oral et écrit)

Maîtrise avancée du suite Office

Gestion documentaire

Education

Formation pertinente en bureautique/administration

3 ans d’expérience dans un rôle similaire

Job description

Groupe Pro-B inc., une entreprise reconnue pour son expertise en construction industrielle, est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative en contrôle documentaire pour joindre son équipe.

Relevant de la directrice TI, la personne en poste jouera un rôle clé dans la gestion et le suivi de la documentation liée à plusieurs projets simultanément. Elle assurera la coordination des échanges documentaires entre les différentes parties prenantes tout en veillant à la qualité, à la conformité et à la traçabilité de l’information.

Tu souhaites occuper un rôle où ton sens de l’organisation et ta rigueur auront un impact direct sur le succès de projets d’envergure? Cette opportunité pourrait être ton prochain défi professionnel.

Principales responsabilités

• Effectuer les transmissions documentaires aux clients, partenaires et équipes de projet
• Assurer la réception, le traitement, le classement et le suivi des documents et des révisions liés aux projets
• Veiller à la conformité, à la qualité et à la traçabilité des documents selon les procédures établies
• Collaborer étroitement avec les directeurs de projet, chargés de projet, firmes d’ingénierie, ingénieurs et partenaires externes
• Participer à l’amélioration continue des pratiques et des processus documentaires
• Agir à titre de personne-ressource pour les questions liées aux plateformes documentaires et aux procédures internes

Conditions d’emploi

• Horaire de 37,5 heures
• Possibilité de télétravail
• Quatre (4) semaines de vacances dès l’embauche, incluant les vacances de la construction et la période des Fêtes
• Assurance collective avec cotisation à 50 % de l’employeur

Exigences requises

• Formation pertinente en bureautique, en administration, en gestion documentaire, ou tout autre domaine connexe
• Trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire
• Excellente maîtrise des outils de la suite Office
• Maîtrise avancée du français
• Maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, nécessaire dans environ 50 % des tâches, incluant les communications avec les clients, les partenaires et les firmes d’ingénierie anglophones
• Expérience dans un environnement de projets, d’ingénierie ou de construction (atout)

Profil recherché

• Ton organisation et ta rigueur sont reconnues, tu portes une attention aux détails, et tu assures le suivi rigoureux de plusieurs dossiers simultanément.
• La proactivité et la débrouillardise te permettent d’anticiper les besoins, de prendre les devants et de trouver des solutions concrètes tout en gérant efficacement tes priorités.
• La collaboration et la communication font partie de tes forces. Tu aimes travailler avec différents intervenants et maintenir des relations professionnelles efficaces avec les équipes internes et externes.

Les dossiers seront traités avec confidentialité. Seules les personnes retenues pour entrevues seront contactées.