Adjoint Exécutif – Gouvernance & Secrétariat Corporate

TOTEM; Eastern Ontario; On-site; CAD 100,000 - 140,000; Full time

Benefits offered by this job

Bon programme d’avantages sociaux

Régime de retraite

Prime annuelle au rendement

Congés payés avantageux

Programme d’aide aux employés

Déplacements occasionnels et ponctuels

Job summary

TOTEM, organisation active, recherche un adjoint exécutif.ve – soutien à la gouvernance. Relevant directement de la présidence, vous coordonnez l’agenda, les déplacements et les réunions, assurez le secrétariat et le suivi des décisions tout en protégeant la confidentialité.

Profil recherché: baccalauréat en administration ou droit; 5–10 ans d’expérience auprès de cadres; maîtrise du français et de l’anglais; maîtrise de Microsoft 365 et ERP.

Qualifications

• Baccalauréat en administration, droit, gouvernance, ou équivalent.
• Formation ou certification en gouvernance est un atout.
• 5 à 10 années d’expérience auprès de cadres supérieurs, idéalement en gouvernance, secrétariat ou administration de conseil.
• Bonne connaissance des principes de gouvernance et du fonctionnement des conseils d’administration.
• Capacité à anticiper les besoins et à traiter des dossiers confidentiels.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise de Microsoft 365 et des outils de gestion documentaire.
• Connaissance d’un ERP est un atout.

Responsibilities

• Gérer et coordonner les activités du bureau de la présidence (agenda, communications, déplacements, réunions).
• Soutien stratégique à la présidence dans documents, correspondance et suivi des décisions.
• Agir comme liaison entre la présidence, la haute direction, le conseil et partenaires internes/externes.
• Coordonner projets spéciaux, dossiers confidentiels et événements corporatifs.
• Assurer le secrétariat corporatif et planifier les réunions du conseil et comités.
• Préparer l’ordre du jour, documents, procès-verbaux et résolutions.
• Veiller à la tenue à jour des dossiers et au respect des politiques et pratiques de gouvernance.
• Identifier et proposer des améliorations des processus administratifs.
• Gérer des renseignements sensibles et confidentiels.

Skills

Organisation

Analyse

Communication

Discrétion

Gestion des priorités

Bilingue Français/Anglais

Education

Baccalauréat en administration, droit, gouvernance

Tools

Microsoft 365

ERP

Job description

TOTEM, organisation active, recherche un adjoint exécutif.ve – soutien à la gouvernance. Relevant directement de la présidence, vous coordonnez l’agenda, les déplacements et les réunions, assurez le secrétariat et le suivi des décisions tout en protégeant la confidentialité.

Profil recherché: baccalauréat en administration ou droit; 5–10 ans d’expérience auprès de cadres; maîtrise du français et de l’anglais; maîtrise de Microsoft 365 et ERP.